介護ツール選び方完全版｜業務別に時間60%削減する3ステップ

介護現場の事務作業に追われ、利用者様と向き合う時間が取れないとお悩みではありませんか。介護ツールを業務課題に合わせて選ぶことで、請求業務は月20時間から8時間へ、記録作業は1件30分から10分へと平均60%の時間削減が実現できます。

本記事では300事業所の導入支援実績から、規模別・サービス別に最適な介護ツールを選ぶ3ステップと、失敗しない導入のポイントを解説します。

介護ツールとは？3つの分類と役割

介護ツールは大きく「介護ソフト」「記録ツール」「コミュニケーションツール」の3種類に分類されます。

介護ソフト（総合管理型）

利用者管理、ケアプラン作成、介護報酬請求、保険者審査支払機関伝送まで一気通貫で対応する総合システムです。シェア上位製品の多くがこのタイプ。
初期費用10万円〜、月額5,000円〜25,000円が相場です。

記録ツール（特化型）

介護記録や実施記録の入力・管理に特化したツールで、タブレットやスマホでの現場入力に対応。記録業務の67%削減（1件30分 → 10分）を実現する製品が増えています。

コミュニケーションツール（情報共有型）

職員間の申し送りや家族への連絡帳作成を効率化するツール。連絡帳作成時間を月51時間削減できる製品もあります。

この3つを業務課題に応じて組み合わせることが、時間削減の鍵です。

業務課題別｜最適な介護ツールの選び方

業務課題ごとに必要なツールは異なります。以下の5つの課題から選定しましょう。

① 請求業務の負担を減らしたい

必要なツール

保険者審査支払機関伝送機能付き介護ソフト

削減効果

月20時間 → 8時間（60%削減）

選定ポイント

法改正対応の自動アップデート機能、返戻データの自動取込み、電子証明書の有効期限アラート機能を確認。クラウド型ソフトなら法改正対応が自動で安心です。

② 記録作業の時間を短縮したい

必要なツール

タブレット対応の記録ツール

削減効果

1件30分 → 10分（67%削減）

選定ポイント

音声入力対応、テンプレート機能、オフライン入力可否を確認。訪問介護では移動中にスマホで入力できる製品、通所介護ではバイタル自動連携機能がある製品が効率的です。

③ 送迎管理を効率化したい（通所介護向け）

必要なツール

送迎ルート最適化機能付きソフト

削減効果

送迎計画作成時間を月18時間削減

選定ポイント

Googleマップ連携、利用者住所の自動反映、車両別ルート作成機能の有無を確認。

④ ケアプラン・計画書作成を楽にしたい

必要なツール

計画書自動作成機能付きソフト

削減効果

個別機能訓練計画書1件60分 → 20分

選定ポイント

文例集の充実度、過去データの流用機能、ケアプランデータ連携システム対応の有無を確認。2025年6月から1年間無料キャンペーン実施中です。

⑤ 職員・家族との情報共有を円滑にしたい

必要なツール

コミュニケーションツール

削減効果

連絡帳作成月51時間 → 15時間

選定ポイント

既読確認機能、写真添付機能、家族向けアプリの使いやすさを確認。既存SNSの業務版なら職員の抵抗感も少なくなります。

規模別・サービス別｜介護ツール選定3ステップ

ステップ1: 事業規模とサービス種別を確認

小規模事業所（利用者10名以下）

初期費用を抑えたクラウド型がおすすめ。月額1万円以下で請求・記録が可能なクラウド型ソフトが最適です。

中規模事業所（利用者11〜25名）

請求・記録・計画書作成が統合された総合型ソフトが効率的。月額3,000円〜5,000円程度なら機能と価格のバランスが良好です。

大規模事業所（利用者26名以上）または複数事業所運営

本部一括管理や複数事業所対応の大規模向けソフトを検討。初期費用10万円〜ですが、3年総コストでは1利用者あたり年2万円以下に抑えられます。

ステップ2: 必須機能の優先順位を決める

訪問介護

記録のモバイル入力＞請求＞計画書

通所介護

送迎管理＞記録＞請求＞個別機能訓練計画書

施設系

記録＞請求＞夜勤シフト管理

最優先機能が標準装備されているか、オプションなのかを必ず確認しましょう。オプション料金で総コストが2倍になるケースもあります。

ステップ3: 無料トライアルで3つを確認

多くの介護ソフトが14日〜2ヶ月の無料トライアルを提供しています。必ず以下3点を実務で確認してください。

① 現場職員が10分で入力できるか

操作が複雑だと定着せず、紙との二重管理になります。60代以上の職員でも直感的に使えるUIか確認しましょう。

② サポート対応の質と速度

電話サポートの繋がりやすさ、リモート操作サポートの有無、返答までの時間を確認。請求期限間際のトラブル対応が明暗を分けます。

③ 既存データの移行可否と工数

利用者マスタや過去実績データの移行に何時間かかるか、移行サポートは無料か有料かを確認。データ移行で1ヶ月かかるケースもあります。

失敗しない3つのポイント

ポイント1: 高機能より「使いこなせる機能」を選ぶ

失敗例

大手総合ソフトを導入したが、機能が多すぎて職員が使いこなせず、結局Excelに戻ってしまった。

対処法

必要最小限の機能から始め、段階的に機能を拡張できる製品を選ぶ。小規模向けから大規模向けへのアップグレードパスがある製品なら安心です。

ポイント2: 「無料」の範囲を明確に確認

失敗例

無料プランで始めたが、利用者が20名を超えた途端に月額料金が5倍になった。

対処法

無料プランの利用者数上限、記録件数上限、サポート範囲を契約前に確認。成長を見越して料金体系をシミュレーションしましょう。

ポイント3: 法改正対応の方法を確認

失敗例

介護報酬改定時に、ソフトのバージョンアップに追加費用が発生した。

対処法

クラウド型ソフトなら法改正対応が自動かつ無料。オンプレミス型の場合、法改正対応費用の有無と金額を契約時に明記してもらいましょう。

よくある質問（FAQ）

Q1: 介護ソフトの導入費用の相場はいくらですか?

クラウド型なら初期費用0円〜5万円、月額3,000円〜25,000円が相場です。オンプレミス型は初期費用10万円〜30万円、月額費用は発生しませんが法改正対応に都度費用がかかります。利用者数20名以下ならクラウド型が総コストで有利です。

Q2: 無料の介護ソフトでも十分使えますか?

利用者10名以下、請求件数月50件以下なら無料プランでも対応可能です。ただし保険者審査支払機関伝送機能やサポートが制限されるため、事業拡大時は有料移行が必要です。最大6ヶ月無料トライアルがあるソフトもあります。

Q3: 既存のソフトから乗り換える際の注意点は？

データ移行の工数とコストが最大の注意点です。利用者マスタ100名の移行に平均20時間かかります。多くのソフトがCSVインポート機能を提供していますが、データ移行代行サービス（有料3万円〜）の利用も検討しましょう。

Q4: タブレットは別途購入が必要ですか?

ソフトによります。タブレットレンタルサービスで月額3,500円程度、利用者のスマホでも利用可能なソフトもあります。iPadやAndroidタブレットを自社購入する場合、業務用として3〜5万円の端末がおすすめです。

Q5: 介護ソフトのシェア率1位はどれですか?

2025年時点で国内シェア1位のソフトが導入件数72,600件です。2位が61,200件、3位が50,400件となっています。ただしシェア上位が必ずしも自事業所に最適とは限りません。

まとめ｜今日から始める介護ツール活用

介護ツールの選定では
①業務課題の明確化
②事業規模に応じた製品選択
③無料トライアル
での実務検証の3ステップが重要です。
適切なツール導入で請求業務60%削減、記録時間67%削減が実現し、利用者様と向き合う時間を取り戻せます。

次の一歩として、まずは現在最も負担の大きい業務を1つ選び、その課題に特化したツールの無料トライアルから始めましょう。
多くの事業所が「請求業務の効率化」から着手し、3ヶ月で効果を実感しています。2025年6月からはケアプランデータ連携システムの1年間無料キャンペーンも実施中です。今が導入の好機です。