シフト作成に月20時間かけていたリーダーが解放された日｜インカム＋勤怠管理システム導入記

「毎月この時期が来るたびに憂鬱でした」

「シフトを組むのが本当に苦痛で。スタッフの希望を集めて、公休を合わせて、夜勤の回数を調整して…。毎月20時間以上かかっていました。しかも完成したと思ったら『やっぱり変えてほしい』という連絡が来て。それが積み重なってリーダーが3年で2人辞めました」

こう話すのは、定員60名の介護付き有料老人ホームの介護部長。シフト管理の煩雑さは、中間管理職の大きな負担となっており、優秀なリーダー人材の離職原因にもなっていました。

導入前の課題：アナログ管理の「見えないコスト」が積み上がっていた

この施設では、シフト表の作成からスタッフへの連絡、当日の業務指示まで、すべてが紙・電話・口頭で行われていました。フロア間の連絡も叫び声か内線電話のみで、業務の効率は低いまま放置されていました。

課題の数値化（導入前調査より）
・シフト作成・調整にかかるリーダー業務時間：月平均22時間（1人分に相当）
・緊急時の代替スタッフ手配にかかる電話連絡：月平均40件・2時間以上
・フロア間の情報伝達ミスに起因するヒヤリハット：月5〜8件
・申し送り・口頭連絡の聞き漏らしによるケアの抜け：月3〜5件
・中間管理職（リーダー・主任クラス）の離職：過去3年で2名、補充・育成コスト合計約200万円

「フロア担当と倉庫担当が同じ空間にいないと連絡が取れなくて、入浴介助中に呼び戻すことも珍しくなかった。そのたびに安全確認が中断されるのが怖かった」とスタッフは語ります。

補助金の活用内容：インカム＋シフト管理ソフトをセットで補助申請

この施設が活用したのは、地域医療介護総合確保基金「介護テクノロジー導入支援事業（ICT導入支援）」です。職員数31名以上の区分に該当し、補助上限額は260万円（補助率3/4）でした。

インカム（施設内無線通話機器）と勤怠管理・シフト管理ソフトはいずれも補助対象に含まれており、セットでの申請が認められました。

費用内訳

補助申請の要件として、LIFE標準仕様対応の介護ソフトでのデータ登録、およびケアプランデータ連携の活用が条件となりました。導入支援コンサルタントによる業務改善支援も合わせて実施しています。

導入後の効果：リーダーに「考える時間」が生まれた

Before → After（導入後6ヶ月時点）

シフト作成時間の削減（月16時間）を時給換算すると、年間で約38万円分の業務時間が節約されました。加えてリーダーの残業代削減、採用コストの抑制を合わせると、自己負担72万円の回収は約1年以内に見込まれます。

「今は空いた時間でスタッフ面談をしっかりできるようになりました。チームの雰囲気が明らかに変わった気がします」とリーダーは話します。インカムの導入でフロア間の情報共有がリアルタイムになり、チームワークそのものが向上したという声も相次ぎました。

まとめ：管理職を守ることが、現場全体を守ることになる

シフト管理の非効率は「仕方のないこと」ではありません。適切なツールを導入すれば、リーダーの時間と精神的余裕を取り戻し、チーム全体のパフォーマンスを底上げできます。

地域医療介護総合確保基金のICT導入支援は、インカムや勤怠管理ソフトなど多様なツールを対象としており、施設の課題に合わせた柔軟な活用が可能です。「今の業務、本当にこれでいいのか？」と感じているリーダーがいるなら、補助金を使った環境整備を今すぐ検討してみてください。

※本事例はモデルケースです。実際の補助額・効果は施設規模や都道府県の実施状況により異なります。補助金の申請にあたっては、各都道府県の担当窓口にご確認ください。