記録業務が1日2時間から30分へ｜介護ソフト導入で「書く仕事」から「ケアの仕事」に戻れた

「記録を書くために介護士になったんじゃない」

「残業して書き終えるのが当たり前になっていて、それが普通だと思い込んでいたんです。ある日、新卒のスタッフが『記録の時間が多すぎて、入居者さんとゆっくり話せない』と泣きながら話してくれて、初めてハッとしました」

こう語るのは、通所介護（デイサービス）の管理者。紙ベースの記録業務が常態化していたこの事業所では、ベテランスタッフほど「これが当たり前」と疑問を持てずにいました。しかし現実は、毎日の記録業務が直接ケアの時間を削り続けていたのです。

導入前の課題：1日2時間の”記録残業”が続く日々

定員40名のデイサービスでスタッフ数は常勤換算12名。サービス提供時間が終わった後、スタッフは連日1〜2時間の記録業務をこなしていました。

課題の実態（導入前の計測データより）
・1人あたりの記録業務時間：1日平均110分（うち残業分が約45分）
・記録の転記作業（紙→PCへの月次集計）に月間約20時間を費やしていた
・申し送りノートへの転記ミス・読み間違いによるヒヤリハットが月3〜4件発生
・介護報酬請求のための集計作業に毎月2名×丸2日が必要で、その間はケアが手薄になっていた
・LIFEへのデータ登録が手作業で、加算取得の機会損失が年間約85万円と試算されていた

「記録に追われて、入居者さんの変化に気づけないことがあった。それが一番つらかった」とスタッフの一人は言います。紙の記録は情報共有の遅れも招き、家族への報告が後手に回ることも少なくありませんでした。

補助金の活用内容：職員12名規模で160万円の補助を獲得

この事業所が活用したのは、地域医療介護総合確保基金「介護テクノロジー導入支援事業（ICT導入支援）」です。職員数11〜20名の区分に該当し、補助上限額は160万円（補助率3/4）でした。

費用内訳

補助要件として、LIFE標準仕様を実装した介護ソフトで実際にデータ登録を行うこと、およびケアプランデータ連携システムの利用が条件となりました。また、導入と同時に第三者による業務改善支援（コンサルタント派遣）を受け、記録フローの全面見直しも実施しました。

導入後の効果：記録時間が78%減、加算取得で収益も改善

Before → After（導入後6ヶ月時点）

時間削減の効果を年換算すると、スタッフ1人あたり年間約290時間の業務時間が創出されました。その時間はレクリエーションの充実や個別ケアの見直しに充てられており、「ようやく入居者さんの顔を見て話せるようになった」という声が現場から上がっています。

LIFE加算の取得による月間約7万円の増収は、年間84万円の収益改善につながり、自己負担60万円の投資を1年以内に回収しました。

まとめ：「記録」を変えると、「ケア」が変わる

ICT化は難しいと感じる事業者も多いですが、今回の事例では導入から1ヶ月でほぼ全スタッフがタブレット操作に慣れ、研修コストも補助対象に含めることができました。

補助率3/4という手厚い支援制度を活用すれば、自己負担を抑えながら大きな変革を起こせます。「うちは小さいから」「ITが苦手だから」と諦めず、まずは都道府県の介護生産性向上総合相談センターへ相談してみることをおすすめします。記録業務を変えた先に、本来の介護の喜びが待っています。

※本事例はモデルケースです。実際の補助額・効果は施設規模や都道府県の実施状況により異なります。補助金の申請にあたっては、各都道府県の担当窓口にご確認ください。