補助金の経理処理と会計区分|先に決める4点

この記事は、補助金や助成金を受けている福祉事業者の経営者・経理担当者に向けて、補助金の経理処理と会計区分の基本的な考え方を整理するものです。特定の補助金の申請を勧めるものではなく、受けた後の会計面の実務に絞って解説します。

補助金の経理でつまずく法人に共通しているのは、処理そのものが難しいというより、決めるべきことを決めるタイミングが遅いという点です。交付決定の直後に3つのことを決めておけば、実績報告の段階は集計作業で済みます。

補助金の経理が難しく感じられる理由

会計の区分と、補助金の単位が一致しない

社会福祉法人の会計は、法人全体の下に事業区分、その下に拠点区分、さらにサービス区分という階層で構成されています。社会福祉法人会計基準では、計算書類の作成にあたり事業区分および拠点区分を設け、拠点区分にはさらにサービス区分を設けることとされており、拠点区分は原則として予算管理の単位とされています(出典: 社会福祉法人会計基準および同適用上の留意事項(運用指針))。

一方、補助金は「この事業のこの取り組みに対して」という単位で交付されます。この2つの単位はしばしばずれます。1つの補助金が複数の拠点にまたがることもあれば、1つのサービス区分の中の一部の費用だけが対象になることもあります。このずれをどう埋めるかが、実務上の最初の論点になります。

支出の側に法令上の条件が付いている

もう一つの理由は、補助金の支出が単なる費用ではなく、条件付きの支出だという点です。補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律は、補助事業者等が、法令の定めならびに交付の決定の内容およびこれに付した条件その他法令に基づく各省各庁の長の処分に従い、善良な管理者の注意をもって補助事業等を行わなければならないと定めています(同法第11条)。また、遂行の状況について報告することも定められています(同法第12条)。

つまり経理処理は、法人内部の整理であると同時に、外部への説明の準備でもあります。この二重性を意識しておくと、どこまで細かく分けるべきかの判断がしやすくなります。

交付決定直後に決める4点

点1:どの区分に載せるかを最初に決める

まず、その補助金による収入と支出を、どの事業区分・拠点区分・サービス区分に計上するかを決めます。複数の拠点にまたがる場合は、あらかじめ按分するのか、主たる拠点にまとめるのかを決めておきます。ここを決めずに執行を始めると、実績報告の直前に伝票を遡って仕分け直すことになります。

点2:補助対象経費を後から抽出できる形にする

次に、その補助金に紐づく支出を後からまとめて取り出せる仕組みを作ります。会計システムに補助金ごとの補助科目やタグを設けるのが最も確実ですが、システムの制約がある場合は、伝票の摘要欄に補助金の略称と番号を必ず入れるという運用でも実務は回ります。重要なのは方法の高度さではなく、例外なく全件に付けることです。

証拠書類の揃え方については補助事業の実績報告|証拠書類を整える5手順で詳しく扱っています。

点3:共通経費の配分基準を文書化する

補助対象の事業と対象外の事業で共通して発生する費用については、配分の基準が必要になります。社会福祉法人会計基準では、事業区分、拠点区分またはサービス区分に共通する収入および支出を、合理的な基準に基づいて配分することとされています。

実務上よく使われるのは、面積比、利用人数比、従事時間比といった基準です。どれを使うかより、なぜその基準を選んだかを文章で残しておくことのほうが重要です。基準そのものより、基準を選んだ理由を説明できないことが問題になります。年度の途中で基準を変えないことも合わせて決めておきます。

点4:取得した財産は台帳で管理する

補助金で機器や設備を取得した場合、その財産には処分の制限がかかります。同法第22条は、補助事業者等は、補助事業等により取得し、または効用の増加した政令で定める財産を、各省各庁の長の承認を受けないで、補助金等の交付の目的に反して使用し、譲渡し、交換し、貸し付け、または担保に供してはならないと定めています。

実務としては、取得財産の一覧に「どの補助金で取得したか」「処分制限の期間はいつまでか」を記載した台帳を持つことです。数年後に機器を更新・廃棄する際、この台帳がないと確認作業から始めることになります。

年度・複数補助金にまたがる場合

期間帰属は交付要綱に従う

年度をまたぐ事業では、支出をどの年度に計上するかが論点になります。ここは会計の一般原則だけで判断せず、交付要綱や交付決定通知に示された補助対象期間の定めを確認してください。要綱によって、発注日・検収日・支払日のいずれを基準とするかの扱いが異なる場合があります。交付要綱の読み方は交付決定前に発注できない理由|実務の注意点5つも参考になります。

複数の補助金を受けている場合は重複計上に注意

同一の経費に対して複数の補助金を充てることは、多くの場合認められていません。複数の補助金を並行して受けている法人では、経費と補助金の対応関係を一覧にして、同じ支出が二重に計上されていないかを定期的に確認する必要があります。確認の観点は補助金の併用で確認する5項目|重複計上を防ぐ手順にまとめています。

税務上の取扱いは個別に確認する

補助金収入の税務上の取扱いは、法人の形態、実施している事業の内容、消費税の課税区分によって異なります。ここは一般論で判断せず、顧問税理士や所轄の税務署に個別に確認してください。会計処理を先に固めてから税務の確認に入ると手戻りが生じやすいため、金額が大きい場合は交付決定の段階で相談しておくと安全です。

まとめ

補助金の経理は、交付決定直後に決めるべきことを決めておけば、その後は淡々とした作業になります。どの区分に載せるか、補助対象経費を抽出できる形にするか、共通経費の配分基準は何か、取得財産をどう管理するか。この4点を1枚の紙にまとめ、経理と現場が同じものを見る状態を作ることが、実績報告の負担を最も大きく減らします。

よくある質問

Q. 共通経費の配分基準は、どの方法を選べばよいですか?
A. 社会福祉法人会計基準は、共通する収入および支出を合理的な基準に基づいて配分することとしており、特定の方法を一律に指定してはいません。面積比、利用人数比、従事時間比などから、その費用の性質に合うものを選び、選んだ理由を文書に残してください。年度の途中で基準を変更しないことも重要です。

Q. 補助金で購入した機器を、別の用途に転用してもよいですか?
A. 補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律第22条により、補助事業により取得した政令で定める財産については、承認を受けずに交付の目的に反して使用・譲渡・交換・貸付け・担保提供をすることが禁じられています。転用や処分を検討する場合は、事前に交付元へ確認してください。

Q. 実績報告の直前に慌てないためには、何から始めればよいですか?
A. 交付決定の直後に、計上する会計区分、共通経費の配分基準、補助金を識別するための番号や摘要の付け方の3点を決め、1枚の紙にまとめてください。この紙を経理担当と現場の双方が共有していれば、報告時の作業は集計に絞られます。