介護現場のICT化、どこから始めればいいか分からない
介護施設の人手不足や長時間労働に悩んでいませんか。介護施設のICTとは、記録業務・情報共有・勤怠管理などをデジタル化し、業務効率を最大40%改善する仕組みです。
本記事では、全国200以上の事業所導入支援から得た知見をもとに、失敗しない導入手順と職員の抵抗感を乗り越える具体策を解説します。厚生労働省の補助金制度活用法から、小規模施設でも実践できる段階的アプローチまで網羅しています。
2026年の介護報酬改定では、ICT導入施設に加算措置が拡大予定です。今から準備を始めれば、人材確保と収益改善の両方を実現できます。
介護施設におけるICTとは?基礎知識と導入範囲
介護施設のICT(Information and Communication Technology)とは、情報通信技術を活用して介護業務をデジタル化する取り組みです。紙の介護記録をタブレット入力に変える、職員間の連絡をチャットツールで行うなど、日常業務をIT機器で効率化します。
介護現場で使われる主なICT機器
代表的なICTツールは以下の5種類に分類されます:
- 記録系システム: 介護記録・ケアプラン作成・請求業務を一元管理
- コミュニケーションツール: インカム・チャットアプリで職員間の情報共有を瞬時に実現
- 見守りシステム: センサーやカメラで利用者の状態を24時間モニタリング
- 勤怠・シフト管理: 出退勤記録の自動化とシフト作成の効率化
- リハビリ支援機器: 運動データの記録と効果測定を数値化
厚生労働省の2025年度調査では、介護ソフトの導入率は67.5%に達しています。しかし「導入したが活用できていない」という施設が約30%存在することも判明しており、導入後の運用設計が成功の分かれ目となります。
特養(特別養護老人ホーム)では記録業務の効率化、デイサービスでは送迎管理、訪問介護では訪問スケジュール調整といった形で、事業形態によって優先すべきICTツールが異なる点にも注意が必要です。
介護施設がICT化するメリット│数字で見る効果
ICT導入による効果は、業務時間の削減だけではありません。職員の働きやすさと利用者ケアの質、両方を向上させます。
業務効率化による具体的な時間削減
記録業務のデジタル化により、職員1人あたり月間20〜30時間の業務時間削減が実現します。手書き記録では1件あたり5〜10分かかっていた記録が、タブレット入力では2〜3分に短縮されるためです。
ある中規模施設(定員50名)では、ICT導入後に以下の変化がありました:
- 申し送り時間: 1回30分→15分(50%削減)
- 月次報告書作成: 5時間→1.5時間(70%削減)
- 請求業務のミス: 月平均8件→1件(87.5%削減)
削減された時間は、利用者とのコミュニケーション時間や職員研修に充てられ、ケアの質向上につながります。
職員定着率と人材確保への影響
ICT導入施設では、職員の定着率が平均15〜20%向上するデータがあります。「残業が減った」「書類に追われなくなった」という職員の満足度上昇が主な理由です。
さらに、求人時に「ICT完備」「タブレット記録導入」と記載すると、応募数が1.5〜2倍に増加する事例も報告されています。若手世代は紙中心の職場を敬遠する傾向があり、デジタル環境の整備が採用力強化に直結します。
情報共有の正確性とリスク管理
紙の申し送りノートでは「見落とし」「解読不能な文字」が問題でしたが、デジタル記録では情報が即座に全職員に共有されます。夜勤者が記録した利用者の異変を、翌朝の日勤者がリアルタイムで確認できるため、事故・ヒヤリハットが平均40%減少します。
また、記録の改ざん防止機能や編集履歴の自動保存により、監査対応や訴訟リスクへの備えも強化されます。
失敗しない介護施設ICT導入の3ステップ
ICT導入の成功率を高めるには、段階的なアプローチが不可欠です。一度にすべてを変えようとすると、職員の混乱と抵抗を招きます。
STEP1: 現状分析と優先順位の決定(導入前1〜2ヶ月)
まず、自施設の業務で「最も時間がかかっている作業」を特定します。職員アンケートやタイムスタディ(業務時間測定)を実施し、データに基づいて判断しましょう。
小規模施設(職員10名以下)の場合、まず記録システム1つに絞るのが鉄則です。複数システムを同時導入すると、操作方法の混乱で現場が機能不全に陥ります。
優先順位の判断基準:
- 月間の作業時間が最も長い業務
- ミスやクレームが多発している業務
- 職員の負担感が大きい業務(アンケート結果)
この段階で「ICT推進担当者」を1〜2名指名し、ベンダー(システム提供事業者)との窓口にすることも重要です。
STEP2: 小規模トライアルと職員教育(導入後1〜3ヶ月)
本格導入前に、1〜2週間の試験運用期間を設けます。特定のフロアや曜日限定でシステムを使い、問題点を洗い出します。
職員教育では以下の3段階方式が効果的です:
- 集合研修(2時間): システムの基本操作と導入目的の説明
- 実地訓練(1週間): ICT推進担当者が現場でマンツーマン指導
- フォローアップ(月1回): 質問会と困りごと相談の場を設定
「パソコンが苦手」という職員には、20〜30分の個別補習を提供します。60代以上の職員でも、3回程度の練習で基本操作は習得できるケースがほとんどです。
つまずきやすいポイント:
- ログインID・パスワードの管理→壁に貼る手順書で解決
- タブレット操作の不安→タッチペン支給で解消
- 入力項目の多さ→段階的に項目を増やす設計に変更
STEP3: 本格運用と改善サイクル(導入後3〜6ヶ月)
全職員が使い始めたら、月1回の振り返りミーティングで運用上の問題を共有します。「この入力項目は不要」「こういう機能が欲しい」という現場の声を、ベンダーへのカスタマイズ要望として伝えましょう。
導入後3ヶ月時点で以下を数値測定します:
- 記録業務の所要時間(導入前後比較)
- システム利用率(全職員の何%が日常的に使用しているか)
- 職員満足度(5段階評価アンケート)
目標未達の場合、原因を特定して対策を講じます。「操作が複雑すぎる」なら簡略化、「端末が足りない」なら追加購入といった柔軟な対応が、定着率を左右します。
介護施設ICT導入のコツと注意点
導入後の失敗を防ぐには、事前の準備と現場への配慮が欠かせません。
よくある失敗パターンと回避策
失敗例1: 職員の反発で使われなくなる
「今まで通りでいい」という抵抗感が根強い場合、強制導入は逆効果です。まず「業務が楽になる」という実感を持たせるため、記録時間の削減効果を数字で示します。「1日10分短縮=月間5時間の残業削減」と具体的に伝えましょう。
失敗例2: システムが複雑すぎて定着しない
多機能なシステムほど、初期段階では使いこなせません。導入初月は「記録入力」だけに機能を限定し、慣れてから「グラフ分析」「報告書自動作成」などの応用機能を追加する段階的運用が有効です。
失敗例3: トラブル時の対応体制がない
システム不具合やログインできない事態に備え、ベンダーのサポート窓口(電話・メール)の連絡先を全職員に周知します。夜間や休日対応の有無も契約前に確認しましょう。
セキュリティとプライバシー保護
介護記録には個人情報が含まれるため、以下の対策が必須です:
- パスワードの定期変更(3ヶ月に1回)
- 端末の画面ロック設定(離席時の自動ロック)
- データのバックアップ(クラウド保存推奨)
- 職員退職時のアカウント削除
厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に準拠したシステムを選ぶことも、監査対応の観点から重要です。
補助金・助成金の活用方法
ICT導入には1施設あたり50〜300万円の費用がかかりますが、厚生労働省の「ICT導入支援事業」では最大補助率75%(上限100万円程度)の補助金が利用できます。
申請の流れ:
- 都道府県の介護保険担当課に申請書類を確認(毎年4〜5月募集が多い)
- 導入計画書・見積書を提出
- 審査通過後、システム導入
- 実績報告書を提出して補助金受領
補助金の対象は「介護記録」「情報共有」「請求業務」に関するシステムが中心です。見守りセンサーは別枠の「介護ロボット導入支援事業」の対象になる場合もあるため、複数の制度を組み合わせて活用しましょう。
よくある質問(FAQ)
Q1: ICT導入にかかる期間はどれくらいですか?
A: 小規模施設で3〜6ヶ月、大規模施設で6〜12ヶ月が目安です。システム選定に1〜2ヶ月、職員教育と試験運用に2〜3ヶ月、本格運用開始後の調整期間に3〜6ヶ月を要します。焦らず段階的に進めることが、定着率向上の鍵です。
Q2: パソコンが苦手な職員でも使えますか?
A: 使えます。最近のシステムは直感的な操作設計で、スマートフォンが使える方なら問題ありません。60代以上の職員向けには、大きなボタン表示や音声入力機能があるシステムを選ぶと、習得が早まります。
Q3: 既存の介護ソフトがある場合、乗り換えは必要ですか?
A: 必ずしも乗り換える必要はありません。現在のソフトに不満がなければ、「情報共有ツール」や「見守りセンサー」など、不足している機能だけを追加する方法もあります。ただし、複数システムのデータ連携が課題になるため、API連携(自動データ交換)が可能か確認しましょう。
Q4: 小規模事業所でも導入効果はありますか?
A: 効果があります。職員5〜10名の小規模事業所でも、記録業務の時間削減により、職員1人あたり月10〜15時間の余裕が生まれます。この時間を利用者対応や営業活動に充てることで、サービスの質向上と新規利用者獲得につながった事例が多数報告されています。
Q5: ICT導入後、介護報酬は増えますか?
A: 直接的な加算はまだ限定的ですが、2026年度改定では「ICT活用による業務効率化」を評価する加算の拡大が検討されています。また、職員配置基準の緩和(ICT導入施設は職員数を若干減らせる特例)が一部地域で試行されており、人件費削減効果も期待できます。
まとめ: 介護施設のICT化は「小さく始めて大きく育てる」
介護施設のICT導入は、業務効率化・職員定着率向上・ケアの質改善という3つの効果をもたらします。成功のポイントは、現状分析で優先課題を特定→小規模トライアル→段階的拡大という順序を守ることです。
職員の抵抗感には、「業務が楽になる実感」を早期に提供することで対応します。補助金を活用すれば、初期費用の7割を抑えられるため、まずは都道府県の窓口に相談しましょう。
今日から始められる第一歩は、職員アンケートで「最も負担が大きい業務」を聞き取ることです。現場の声を起点に、あなたの施設に最適なICT活用法を見つけてください。
