介護現場の職員は記録業務に週15時間以上を費やし、本来のケアに充てるべき時間を失っています。DX（デジタルトランスフォーメーション）を段階的に導入すると、事務業務を50%削減し、離職率を25%低減できます。
本記事では、実際にDX化に成功した事業者がどのような段階的手順で実装し、どのような工夫で職員に定着させたのか、さらに2026年度からの介護情報基盤への対応方法を解説します。競合記事では「DXのメリット説明」が大半ですが、本記事は失敗を避けるための実装フローと職員スキル別対応、そして2026年の制度変更への対応戦略に焦点を当てます。これにより、あなたの事業所が確実にDX化を成功させるための具体的なロードマップをお届けします。
介護DXの定義と現状理解
DXが「単なるICT導入」ではない理由
介護DXは、パソコンやタブレットを導入することではなく、デジタル技術を活用して介護業務全体を根本から変革し、新たな価値を生み出すことです。
例えば、介護記録システムを導入しても、職員が使わなければ意味がありません。DXは「導入したシステムを現場がどう活用するか」まで含めた総合的な変革を指します。AI・IoT・ICTといったデジタル技術を導入し、利用者と職員双方の満足度を向上させることが本質です。
厚生労働省は2024年から「第9期介護保険事業計画」でDX推進を強制し、2026年度には「介護情報基盤」が本格運用開始予定です。すべての事業所がDXに対応することが、もはや経営の生き残り条件になりました。これまで「先進的な事業所だけの取り組み」だったDXは、今や「すべての事業所が取り組むべき社会的課題」へシフトしています。
介護現場におけるDXの実装メリット5つ
1. 事務業務50%削減で利用者ケアに15時間上乗せ
紙ベースの記録、手作業のシフト管理、請求業務の手入力など、介護職員は週15～20時間を事務作業に費やしています。DX導入で介護ソフトの自動化、タブレット入力、請求システム連携により、この時間を50%削減できます。
結果、利用者への直接ケア時間が週15時間増加し、ケアの質向上に直結します。
2. 見守りシステムで夜勤業務を40%削減
センサーやカメラを設置することで、従来の定期巡回を「異常検知時の対応」へシフトできます。令和6年度の介護報酬改定では「見守り機器導入時の夜間人員配置基準緩和」も認可されました。
夜勤職員の身体的・精神的負担が軽減され、休眠予防と職員定着率向上に効果があります。
3. 職員離職率25%低減と人材確保
業務負担が減ると、職員の心身の余裕が生まれ、仕事の満足度が上がります。離職防止効果で、採用難が深刻な介護業界において人材確保が進みます。
経営効率が向上することで、給与引き上げなど職員待遇改善にも充当できます。
4. LIFE（科学的介護情報システム）への対応
厚生労働省が推進する「LIFE」へのデータ送信も、DX導入で自動化できます。2026年度の介護情報基盤本格運用に向け、DX対応が不可欠になります。
対応遅れは、加算申請の遅延や報酬減算リスクにつながります。
5. 2026年度介護情報基盤対応で報酬加算の可能性
2026年度以降、介護保険事務処理システムの標準化が進みます。DX対応事業所は加算対象になる可能性が高く、経営収入の底上げが期待できます。
介護DX導入の段階的3ステップ
ステップ1: デジタイゼーション（アナログ→デジタル化）所要時間1～2ヶ月
目的: 紙ベースの業務をデジタルに変換
これは介護DXの第一段階で、アナログな記録・管理をデジタル化することです。具体的には、紙の介護記録をタブレット入力に、シフト表をExcelから専用システムに移行します。
実装内容は以下の通りです。介護記録の電子化、勤務シフト管理のデジタル化、利用者情報の一元管理データベース構築。各項目の所要時間は1～3週間です。
難易度は中程度で、つまずきポイントは「職員が新しいシステムに抵抗する」こと。事前に職員研修を複数回実施し、導入前にシミュレーション期間を設けることが重要です。
実例では、訪問介護事業所が紙記録廃止後、1職員あたり週8時間の削減を実現しました。並行運用期間は2～3週間が目安ですが、この時期を「1時的に業務が増える我慢の期間」と職員に説明することがポイントです。
ステップ2: デジタリゼーション（業務プロセスの最適化）所要時間2～3ヶ月
目的: デジタル化したデータを活用して業務プロセスを改善
ここで初めて「本当のDX」が始まります。単なるデジタル化ではなく、そのデータを使って業務の流れそのものを変革します。
例えば、タブレット入力を導入しただけでなく、その記録データをリアルタイムで管理者が確認し、ケアプランの最適化や職員配置の改善に活用します。また、LIFE対応データの自動抽出、見守りセンサーとの連携構築もこの段階です。
実装内容は以下です。ケアプランの自動提案機能の構築、見守りシステムとの連携、情報共有の標準化、勤務シフト自動最適化。各項目は2～6週間で、難易度は高めです。
つまずきポイントは「既存の業務フローとの不適合」です。事業所の実務と新システムにズレが生じることが多いため、ベンダーと現場職員の緊密な打ち合わせが必須です。
実例では、施設型介護事業所が見守りシステムと記録システムの連携を構築した結果、夜間巡回回数を週35回から週12回に削減しました。
ステップ3: トランスフォーメーション（新たな価値創造）所要時間3～6ヶ月
目的: デジタル活用による新しいサービス提供方法の確立
これが最終段階で、ここまで進むと事業所の経営戦略そのものが変わります。蓄積されたデータをAIで分析し、予防的介護へシフト、利用者満足度向上による新規利用者増加、人材採用競争力の向上などが実現します。
実装内容は以下です。AIによるケアプラン最適化、利用者満足度データの活用、職員研修の自動化システム構築、経営戦略への数値フィードバック。各項目は3～8週間で、難易度は非常に高いです。
つまずきポイントは「データ活用の知識不足」です。事業所内にデータ分析人材がいないことがほとんどなため、外部コンサルタントの活用が現実的です。
実例では、複数サービスを展開する大型事業法人が、全サービスのデータを統合分析し、経営判断の高速化と職員配置の最適化を実現しました。結果として経営利益が前年比12%向上し、職員給与を5%引き上げることに成功しています。
介護DX導入時のよくある失敗と対処法
失敗例1: 職員スキルの過大評価
事象: システムを導入したが、40代以上の職員が使いこなせず、結局紙に戻した。
原因: 「高齢者でも使える」と謳ったシステムでも、個人差が大きい。特に高度な機能は使われず、基本機能だけの利用になりやすい。
対処法: 職員を「PCスキル高・中・低」の3レベルに分類し、レベル別研修を設計します。低スキル職員には1対1の個別指導を最低3回、OJTを2週間設けましょう。研修効果の定着確認も必須です。
失敗例2: 情報セキュリティ対策不十分
事象: タブレットやスマートフォンの紛失により、利用者情報が漏洩した。
原因: デジタル化の利便性に気を取られ、セキュリティ体制の整備を後回しにした。
対処法: 導入時に「個人情報保護方針」を整備し、以下を実装します。デバイス紛失時の遠隔ロック機能、アクセスログの定期監視、職員への定期セキュリティ研修、外部での端末使用禁止ルール。年1回の情報セキュリティ監査も重要です。
失敗例3: 現場ニーズとシステムのミスマッチ
事象: 導入したシステムでは「この情報管理ができない」という課題が導入後に発覚。
原因: 導入前の要件定義が不十分で、実務での細かなニーズを見落とした。
対処法: 導入前に現場職員3～5名を含むワークショップを開催し、「1日の業務フロー図」を作成します。その上で、システムで対応できる部分・できない部分を明確にしましょう。試験運用期間も重要で、「ここが課題」という声を素早く集約し、カスタマイズ対応することがポイントです。
2026年度介護情報基盤対応のポイント
介護保険事務処理システムの標準化に向け、すべての事業所が対応する必要があります。現在のシステムが2026年度仕様に対応しているかを確認し、対応していない場合は切り替えを検討しましょう。
国や自治体では「介護DX相談・導入支援拠点」を各地に設置しており、無料相談が可能です。また、補助金制度も拡充予定なので、今がDX導入の最適なタイミングです。
よくある質問（FAQ）
Q1: DX導入に具体的にいくら費用がかかるのか？
A: 小規模事業所（職員10～30名）なら初期費用50～150万円、月額5～15万円が目安です。補助金制度で初期費用を50～80%削減できるケースも多いため、必ず確認しましょう。自治体や厚生労働省の支援拠点に相談すれば、事業所に適した補助金を案内してくれます。
Q2: 導入後、職員が「やっぱり紙がいい」と反発したら？
A: この反発は多くの事業所で起こります。重要なのは理由を聞くこと。「操作が難しい」なら追加研修、「システムが遅い」なら通信環境改善、「入力項目が多い」なら機能簡潔化を検討します。全面撤廃ではなく、改善を通じて対応することが成功の鍵です。
Q3: 職員世代別にどう対応するのか？
A: 20～30代職員はシステムを「チューター」として活用し、他職員をサポートさせます。40代以上はITスキルに不安がある傾向なので、1対1指導と個別OJTを充実させましょう。「この人は高度な機能は不要」と判断したら、基本機能に絞った研修を行うなど、柔軟に対応することが重要です。
Q4: 補助金はいつまでに申請すべきか？
A: 厚生労働省は2026年度のDX予算を大幅拡充予定です。現在のタイミングなら、都道府県や各自治体の相談窓口に相談して、事業所に合致した補助金制度を提案してもらえます。遅延すると予算枠が埋まる可能性があるため、今月中の相談が得策です。
Q5: 見守りシステムと記録システムの連携は複雑か？
A: 多くの見守りシステムは既に介護記録システムと連携対応しています。ベンダーに「○○システムとの連携対応可能か」と事前確認すれば、スムーズに進みます。連携により、見守り異常検知時に記録が自動で生成されるなど、業務効率化が飛躍的に向上します。
まとめ
介護DXは「導入したら終わり」ではなく、デジタイゼーション→デジタリゼーション→トランスフォーメーションという3段階を焦らず進めることが成功の鍵です。
特に重要なのは、職員スキルの違いを認識し、世代別・レベル別の丁寧な研修を実施することです。2026年度の介護情報基盤本格運用に向け、今からDXに着手することは、経営競争力を大きく高めます。
補助金制度を活用し、現在のタイミングで自事業所のDX化を始める一歩を、今月中に踏み出すことをお勧めします。
