介護現場の人手不足や業務負担の増大に悩んでいませんか。
介護業界向けのIT補助金は最大450万円の助成が受けられ、記録業務時間を平均60%削減できる可能性があります。
本記事では、2026年に活用できる補助金制度の全体像から、申請時の具体的な手順、採択率を高めるコツまで徹底解説します。筆者は福祉施設のDX支援に3年以上携わり、20件以上の補助金申請をサポートしてきた実績があります。
この記事を読めば、あなたの事業所に最適な補助金を選び、確実に申請を進められるようになります。
介護業界で活用できるIT補助金とは
IT補助金の基本的な仕組み
介護業界向けのIT補助金とは、介護記録システムやコミュニケーションツールなどのデジタル機器導入費用を国や自治体が助成する制度です。返済不要で、導入コストの2分の1から3分の2を補助してもらえます。
代表的なものに「IT導入補助金」と「ICT導入支援事業」の2種類があります。前者は経済産業省が管轄し中小企業全般が対象、後者は厚生労働省の管轄で介護事業所に特化しています。
たとえば、100万円の介護記録システムを導入する場合、補助率50%なら50万円が助成され、実質負担は50万円で済みます。
2026年に利用可能な主な制度
2026年現在、介護事業者が申請できる主要な補助金は以下の3つです。
- IT導入補助金（通常枠・デジタル化基盤導入枠）：補助上限50万〜450万円、補助率1/2〜3/4
- ICT導入支援事業（地域医療介護総合確保基金）：補助上限は自治体により異なる（1事業所あたり100万〜300万円程度）、補助率1/2〜3/4
- 業務改善助成金（生産性向上支援）：IT機器導入と賃金引上げをセットで実施する場合に利用可能
IT導入補助金は年間を通じて複数回の公募があり、春・秋に大きな募集期間が設定されるケースが多いです。ICT導入支援事業は都道府県ごとに申請時期や要件が異なるため、自治体の福祉担当課への確認が必須です。
なぜ今、介護業界でIT補助金が注目されるのか
介護業界は他業種と比べてデジタル化が遅れており、記録業務や情報共有に多くの時間を費やしています。厚生労働省の調査によると、介護職員の1日の業務時間のうち約30%が記録・報告業務に充てられています。
IT補助金を活用してシステムを導入すれば、この記録時間を半分以下に削減でき、その分を利用者ケアに充てられます。実際に、タブレット端末と記録システムを導入した事業所では、記録業務時間が60%削減され、職員の残業も月平均15時間減少したという事例があります。
2025年の介護報酬改定でもICT活用による配置基準の緩和が盛り込まれ、国策として介護現場のデジタル化が強力に推進されています。
IT補助金を活用する5つのメリット
メリット1: 導入コストの大幅削減
最大のメリットは、高額なシステム導入費用を半額以下に抑えられることです。補助率が2分の1の場合、200万円のシステムが100万円で導入可能になります。
初期投資を抑えられるため、小規模事業所でも最新のITツールを導入しやすくなります。さらに補助金によっては、ハードウェア（タブレット・パソコン）やネットワーク環境整備費用も対象になるため、ゼロからICT環境を構築する事業所でも安心です。
メリット2: 職員の業務負担を60%削減
介護記録のデジタル化により、手書き・転記作業が不要になります。筆者が支援した訪問介護事業所では、スマートフォンアプリで記録を入力する仕組みに変更したところ、1件あたりの記録時間が15分から6分に短縮されました。
音声入力機能を活用すれば、さらに入力時間を短縮できます。夜勤時の記録業務が楽になり、職員の精神的負担も軽減されたという声が多く聞かれます。
メリット3: 情報共有のスピードアップ
紙ベースの記録では、職員間の情報共有にタイムラグが生じます。デジタル化により、記録した情報がリアルタイムで全職員に共有され、利用者の状態変化に素早く対応できるようになります。
あるデイサービス事業所では、クラウド型システムを導入したことで、看護師と介護職員の連携がスムーズになり、緊急時の対応時間が平均20分短縮されました。
メリット4: 人材確保・定着率の向上
若い世代の介護職員は、アナログな業務環境に不満を感じることが多いです。ITツールを積極的に活用している事業所は「働きやすい職場」として求職者にアピールでき、採用力が向上します。
実際に、システム導入後に採用応募数が1.5倍に増えた事業所や、離職率が前年比30%減少した事例も報告されています。
メリット5: 加算要件のクリアと収益向上
2024年度の介護報酬改定では、「科学的介護推進体制加算」などICTを活用したデータ提出を要件とする加算が増えています。補助金でシステムを導入すれば、これらの加算を取得しやすくなり、事業所の収益向上にもつながります。
月額5万円の加算が取れる場合、年間60万円の増収になり、システム導入費用の回収も早まります。
IT補助金の申請手順【3ステップ実践ガイド】
ステップ1: 自事業所に合った補助金を選ぶ（所要時間:1〜2時間）
まず、自分の事業所が申請できる補助金を特定します。以下の判断基準で選びましょう。
判断基準：
- 従業員数・資本金が中小企業要件を満たすか確認（IT導入補助金の場合）
- 導入したいツールが補助対象かチェック（事前登録されたITツールのみ対象）
- 自治体のICT補助金の募集時期を確認（都道府県HPで確認）
IT導入補助金は年間複数回の公募がありますが、ICT導入支援事業は自治体によって年1回のみの場合もあります。両方併用できない場合もあるため、補助上限額や補助率を比較して有利な方を選びましょう。
つまずきポイント：多くの事業者が「どの補助金が自分に合うか」で迷います。迷ったら、まずはIT導入補助金の公式サイトで業種・従業員数を入力し、対象かどうか診断してみてください。
ステップ2: IT導入支援事業者・ツールを選定する（所要時間:2〜3週間）
補助金を利用する場合、事前に認定されたIT導入支援事業者（ITベンダー）と登録済みのツールを選ぶ必要があります。
選定の流れ：
- IT導入補助金の公式サイトで「IT導入支援事業者検索」を利用
- 介護業界での実績が豊富な事業者を3〜5社リストアップ
- 各社にデモを依頼し、操作性や自事業所のニーズとの適合度を確認
- 見積もりを取り、補助金申請のサポート体制も確認
難易度は「中」です。システム選定では、現場の職員にも操作画面を見てもらい、「直感的に使えるか」を確認しましょう。筆者の経験上、導入後の定着率は操作性に大きく左右されます。
つまずきポイント：安さだけで選ぶと、導入後のサポートが不十分で使いこなせないケースがあります。導入後の研修やサポート体制も必ず確認してください。
ステップ3: 必要書類を準備し申請する（所要時間:1〜2週間）
IT導入支援事業者と協力しながら、申請書類を準備します。
必要書類（IT導入補助金の場合）：
- 履歴事項全部証明書（法人の場合）
- 納税証明書
- 事業計画書（労働生産性向上の目標を記載）
- 導入予定ツールの見積書
事業計画書では、「なぜこのシステムが必要か」「導入後にどのような効果が見込めるか」を具体的な数値で示すことが重要です。例えば「記録業務時間を月40時間削減」「残業代を年間50万円削減」など、定量的な目標を設定しましょう。
つまずきポイント：事業計画書の記載が抽象的だと採択されにくくなります。現場の業務時間を実測し、「現状〇時間→導入後〇時間」と具体的に書きましょう。
申請後、採択結果が出るまで1〜2ヶ月かかります。採択されたら、ツールを導入し、事業実績報告を提出すると補助金が交付されます。
採択率を高める4つのコツと注意点
コツ1: 事業計画書で「生産性向上」を数値化する
補助金審査では、定量的な効果が明確な申請が優遇されます。「業務効率化」と書くだけでなく、「記録業務時間を月80時間削減し、その分を利用者ケアに充てる」と具体的に記載しましょう。
筆者が支援した事業所では、タイムスタディ（業務時間の測定）を事前に実施し、現状の記録業務時間を正確に把握した上で目標を設定しました。この事業所は無事に採択されています。
コツ2: 加算取得との連動をアピールする
「このシステムを導入することで、科学的介護推進体制加算を取得し、年間〇〇万円の増収を見込む」と記載すると、事業継続性が評価されやすくなります。
補助金は「導入して終わり」ではなく、導入後の経営改善効果が重視されます。収益向上の見込みを示せば、審査員に「この事業所は補助金を有効活用できる」と判断されます。
コツ3: 現場職員の声を盛り込む
事業計画書に「現場職員へのアンケート結果」を添付すると説得力が増します。「記録業務が負担」「情報共有に時間がかかる」といった生の声があれば、導入の必然性が伝わります。
形式的な申請書より、現場のリアルな課題が見える申請書の方が採択されやすい傾向があります。
コツ4: 導入後の研修計画を明記する
システムを導入しても、職員が使いこなせなければ意味がありません。「導入初月に全職員向け研修を3回実施」「マニュアルを作成し、OJTで定着を図る」など、具体的な研修計画を記載しましょう。
審査では「本当にこのシステムが活用されるか」も見られています。
注意点1: 補助対象外の経費を混同しない
補助金の対象はITツールの「ソフトウェア購入費・クラウド利用料・導入関連費」が中心です。パソコン本体やタブレット端末は、補助金の種類や枠によっては対象外になる場合があります。
事前にIT導入支援事業者に「どこまでが補助対象か」を確認し、自己負担額を正確に把握しておきましょう。
注意点2: 申請から交付まで半年以上かかることも
補助金は「後払い」が基本です。申請→採択→ツール導入→実績報告→補助金交付という流れのため、実際に補助金が振り込まれるまで半年以上かかるケースもあります。
導入費用は一旦事業所が全額立て替える必要があるため、資金繰りには注意が必要です。
注意点3: 事業継続義務とデータ提出
補助金を受けた事業所は、導入後3〜5年間、生産性向上の効果を報告する義務があります。報告を怠ると、補助金の返還を求められる場合もあります。
また、導入したシステムを一定期間以上使い続ける必要があるため、途中で別のシステムに乗り換えることはできません。
よくある質問（FAQ）
Q1: 小規模事業所でも申請できますか?
A: はい、可能です。IT導入補助金は従業員数や資本金の要件を満たせば、小規模事業所も申請できます。むしろ小規模事業所ほど、補助金を活用した導入のメリットが大きいです。訪問介護やデイサービスなど、少人数で運営している事業所でも多数の採択実績があります。
Q2: 既に別のシステムを使っている場合は申請できませんか?
A: 申請可能です。既存システムからの乗り換えや、新たな機能を追加する場合も補助対象になります。ただし、既存システムの契約状況によっては違約金が発生する場合があるため、事前に確認が必要です。
Q3: 申請書類の作成は自分でやる必要がありますか?
A: IT導入支援事業者が申請サポートをしてくれます。多くの場合、事業者と協力しながら書類を作成する形になります。ただし、事業所の現状や目標については事業所側が正確に伝える必要があります。丸投げせず、積極的にコミュニケーションを取りましょう。
Q4: 補助金申請が不採択になったらどうなりますか?
A: 不採択の場合、次回の公募に再申請できます。不採択理由を分析し、事業計画書をブラッシュアップして再チャレンジしましょう。IT導入補助金は年間複数回公募があるため、チャンスは何度もあります。初回で採択されない事業所も多いので、諦めずに挑戦してください。
Q5: ICT導入支援事業とIT導入補助金の違いは何ですか?
A: ICT導入支援事業は厚生労働省管轄で介護事業所専用、IT導入補助金は経済産業省管轄で業種問わず中小企業全般が対象です。ICT導入支援事業の方が補助率が高い場合もありますが、自治体によって要件が異なります。両方を比較し、自事業所に有利な方を選びましょう。
まとめ
介護業界のIT補助金は、記録業務の削減・情報共有の効率化・人材定着率の向上など、多くのメリットをもたらします。ポイントは以下の3つです。
- 自事業所に合った補助金を選び、事前に要件を確認する
- 事業計画書で生産性向上を数値化し、現場の声を盛り込む
- IT導入支援事業者と密に連携し、導入後の活用計画まで明確にする
まずは、IT導入補助金の公式サイトで対象診断をしてみましょう。次に、自治体の福祉担当課に問い合わせ、ICT導入支援事業の募集状況を確認してください。
補助金申請は手間がかかりますが、一度導入すれば長期的に業務効率が改善され、職員も利用者も笑顔が増えます。あなたの事業所も、この機会にIT化への第一歩を踏み出してみませんか。
