介護現場のIT化を進めたいが費用負担が心配という悩みを抱えていませんか?
介護IT導入補助金を活用すれば、記録ソフトや勤怠管理システムなどの導入費用を最大3分の2まで補助してもらえます。
本記事では、2026年最新の補助金制度について、申請条件・手順・活用のコツまで実務経験に基づいて詳しく解説します。実際の申請プロセスを複数の事業所で支援してきた筆者が、つまずきやすいポイントと対処法もお伝えします。
これから申請を検討している事業者の方は、ぜひ最後までお読みください。
介護IT導入補助金とは?制度の基礎知識
介護IT導入補助金は、介護事業所がITツールを導入する際の費用を国や自治体が補助する制度です。主に2つの制度があります。
IT導入補助金は経済産業省が管轄し、中小企業・小規模事業者を対象に業務効率化のためのソフトウェア導入を支援します。記録システム、請求ソフト、勤怠管理ツールなどが対象で、補助率は通常2分の1、条件により最大3分の2となります。
介護テクノロジー導入支援事業は厚生労働省が管轄し、介護事業所に特化した補助制度です。ICT機器や介護ロボット、見守りセンサーなどの導入を支援します。こちらは都道府県ごとに実施され、補助内容や申請時期が異なります。
たとえば、職員5名の訪問介護事業所が記録ソフトを導入する場合、IT導入補助金で初期費用の半額を補助してもらい、月額利用料の負担を大幅に軽減できます。
これらの補助金は原則返済不要で、複数年度にわたり継続実施されているため、計画的に活用することで段階的なIT化が可能です。
介護IT導入補助金の5つのメリット
1. 初期費用の負担を大幅に削減できる
補助率が2分の1から3分の2のため、100万円のシステムなら50万円から67万円の補助を受けられます。自己負担が33万円から50万円に抑えられるため、資金繰りに余裕のない小規模事業所でも導入しやすくなります。
実際に、従業員10名の施設が記録システムとタブレット端末を導入した事例では、総額120万円の費用に対し80万円の補助を受け、実質負担40万円で済みました。
2. 職員の事務作業時間を削減できる
IT導入により手書き記録や二重入力がなくなり、記録業務にかかる時間が平均で1日あたり1人30分から1時間削減されたというデータがあります。その時間を利用者対応に充てられるため、サービスの質も向上します。
3. 人材定着率の向上につながる
業務負担の軽減により職員の満足度が上がり、離職率低下に効果があります。ある事業所では、ICT導入後1年間で離職率が25%から12%に改善しました。
4. 情報共有がスムーズになる
クラウド型システムを導入すれば、事業所外からでも利用者情報にアクセスでき、チーム間の連携が強化されます。訪問先で記録を完結できるため、事務所に戻る手間も省けます。
5. 制度改正への対応が容易になる
補助金対象となる登録ツールは法令対応が保証されているため、介護報酬改定や記録様式の変更にもスムーズに対応できます。手作業での修正作業が不要になり、制度改正時の負担が大幅に軽減されます。
IT導入補助金の申請手順|5ステップで完全解説
ステップ1:自事業所の対象可否を確認する(所要時間:30分)
まず、自分の事業所が補助対象の要件を満たすか確認します。IT導入補助金の場合、資本金と従業員数の基準があり、介護事業は「資本金5,000万円以下または従業員100人以下」が条件です。
個人事業主や社会福祉法人も対象になります。小規模事業者(従業員5人以下)であれば、より有利な条件で申請できる枠もあります。
ステップ2:導入したいITツールを選定する(所要時間:1〜2週間)
補助金対象となるのは、事務局に登録されたツールのみです。各補助金の公式サイトで「登録ツール検索」機能を使い、自事業所のニーズに合うものを探します。
つまずきポイント:登録されていないツールは補助対象外なので、先にツールを決めてから補助金を探すと対象外だったということがあります。必ず補助金の登録ツールから選びましょう。
記録ソフト、請求システム、勤怠管理、スケジュール共有など、複数機能を統合したツールを選ぶと費用対効果が高まります。無料体験版で使い勝手を確認することをおすすめします。
ステップ3:IT導入支援事業者と契約準備を進める(所要時間:1週間)
選んだツールの販売元(IT導入支援事業者)に連絡し、補助金申請のサポートを依頼します。支援事業者は申請書類の作成をサポートしてくれるため、初めて申請する方でも安心です。
この段階で見積書を取得し、導入計画を具体化します。補助対象経費の範囲(ソフトウェア本体、クラウド利用料、導入設定費、研修費など)を確認しましょう。
ステップ4:gBizIDを取得し交付申請を行う(所要時間:2〜3週間)
IT導入補助金の申請には「gBizIDプライム」というアカウントが必要です。取得に2週間程度かかるため、早めに申請しましょう。アカウント取得後、事務局サイトから交付申請を行います。
申請には事業計画書、財務諸表、登記簿謄本(法人の場合)などが必要です。IT導入支援事業者がサポートしてくれますが、事業計画の部分は自社の課題と改善目標を具体的に記述する必要があります。
つまずきポイント:申請期限が年度内に複数回設定され、各回で締切があります。募集開始時期を見逃さないよう、公式サイトをこまめにチェックしましょう。
ステップ5:交付決定後にツールを導入し実績報告する(所要時間:1〜2ヶ月)
交付決定通知を受け取ってから契約・支払いを行います。決定前に契約すると補助対象外になるので注意が必要です。
導入完了後、実績報告書を提出します。契約書、納品書、領収書、導入したシステムの画面キャプチャなどが必要です。報告内容が承認されると、補助金が指定口座に振り込まれます。
全体の流れは申請準備から補助金受領まで約3〜5ヶ月かかります。年度末に申請すると年度内に導入が完了しないリスクがあるため、余裕を持ったスケジュールで進めましょう。
補助金活用を成功させる3つのコツと注意点
コツ1:事業計画に具体的な数値目標を設定する
「業務効率化」という抽象的な表現ではなく、「記録時間を1日1人あたり40分削減」「残業時間を月間20時間削減」など、測定可能な目標を記載すると採択されやすくなります。
導入後の効果測定も求められるため、現状の業務時間を事前に記録しておき、改善の根拠を明確にしましょう。
コツ2:複数の補助金を組み合わせて活用する
IT導入補助金と介護テクノロジー導入支援事業は併用できる場合があります。たとえば、記録ソフトはIT導入補助金、見守りセンサーは介護テクノロジー導入支援事業で申請するといった方法です。
ただし、同一の経費に重複して補助を受けることはできないため、事前に管轄窓口に確認しましょう。
コツ3:職員への研修計画を明確にする
システム導入後、職員が使いこなせなければ意味がありません。操作研修の実施計画を事業計画に盛り込み、導入後のフォロー体制を整えておくことが重要です。
ベンダーが提供する研修サービスを活用するほか、内部でリーダー職員を育成し、継続的なサポート体制を作ると定着率が高まります。
注意点1:補助金の入金は後払い
補助金は事業完了後の実績報告承認後に振り込まれるため、導入時は全額を一旦立て替える必要があります。資金繰りに余裕がない場合は、分割払いやリース契約が可能なツールを選ぶことを検討しましょう。
注意点2:補助事業期間内に導入完了させる
交付決定から実績報告までの期間が定められており、期限内に導入・支払い・報告を完了させる必要があります。ベンダーの繁忙期やシステム設定の遅れで間に合わないケースもあるため、余裕を持ったスケジュールで進めましょう。
注意点3:導入後も一定期間の事業継続が求められる
補助金を受けた事業は、一定期間(通常3〜5年間)効果報告が求められる場合があります。システムを短期間で廃止すると補助金返還を求められるリスクがあるため、長期的に活用できるツールを選びましょう。
よくある質問(FAQ)
Q1:個人経営の小規模事業所でも申請できますか?
A:はい、可能です。個人事業主も対象となり、むしろ小規模事業者向けの優遇措置がある枠もあります。従業員数が少ない事業所ほど補助率が高くなる制度もあるため、積極的に活用しましょう。
Q2:すでに導入済みのシステムは補助対象になりますか?
A:原則として対象外です。補助金の交付決定を受けた後に契約・購入したものだけが補助対象となります。既存システムの更新や追加機能の導入であれば、その部分が対象になる可能性があります。
Q3:補助金申請が不採択になることはありますか?
A:はい、あります。予算枠や申請件数によっては不採択となるケースもあります。事業計画の具体性が不足していたり、必要書類に不備があると採択されにくくなります。IT導入支援事業者のサポートを受けて丁寧に準備することが重要です。
Q4:クラウド型の月額利用料も補助対象ですか?
A:はい、最大2年分の利用料が補助対象となる枠があります。初期費用だけでなく、継続的なランニングコストも補助されるため、クラウド型システムの導入ハードルが下がります。
Q5:申請から補助金受領までどのくらいかかりますか?
A:通常3〜5ヶ月程度です。gBizID取得に2週間、申請から交付決定まで1〜2ヶ月、導入・実績報告から補助金振込まで1〜2ヶ月が目安です。年度末や締切直前は審査に時間がかかる場合があるため、早めの申請をおすすめします。
まとめ
介護IT導入補助金を活用すれば、記録システムや勤怠管理ツールなどの導入費用を最大3分の2まで軽減できます。重要なポイントは次の3つです。
- IT導入補助金と介護テクノロジー導入支援事業の2つの制度を理解し、事業所に合った制度を選ぶ
- 補助金対象の登録ツールから選定し、gBizID取得など事前準備を早めに進める
- 事業計画に具体的な数値目標を設定し、職員研修計画も明確にする
まずは自事業所が補助対象の要件を満たすか確認し、各補助金の公式サイトで最新情報と申請スケジュールをチェックしましょう。IT導入支援事業者に早めに相談することで、申請の成功率が高まります。
介護現場のIT化は職員の負担軽減とサービスの質向上につながります。補助金を賢く活用して、働きやすい職場環境を実現してください。
