介護施設のICT化は、情報共有ツールや記録ソフト、見守りシステムを活用し業務効率を平均30%改善する取り組みです
介護現場の人手不足が深刻化する中、「記録に追われて利用者と向き合う時間がない」「夜勤の見守り負担が大きい」といった悩みを抱えていませんか。
ICT化により、記録時間を1日平均90分削減し、職員の残業を月20時間減らした施設が増えています。本記事では、施設規模別の導入優先順位から補助金活用法、失敗回避のチェックリストまで、2026年時点の最新情報を網羅的に解説します。
筆者は介護業界のDX支援に5年間携わり、50施設以上の導入事例を分析してきました。この経験をもとに、現場で本当に役立つ実践的な情報をお届けします。
記事を読み終える頃には、自施設に最適なICT導入計画が明確になり、明日から具体的なアクションを起こせるようになります。
介護施設のICT化とは?2026年の定義と必要性
ICT化とは、情報通信技術(Information and Communication Technology)を活用して介護業務を効率化・高度化する取り組みです。具体的には、紙の記録をタブレット入力に変える、職員間の連絡をチャットツールで行う、見守りセンサーで夜間巡回を削減するといった改善を指します。
2026年現在、厚生労働省の調査によると介護ソフトの導入率は67.5%に達しており、ICT化は特別な取り組みではなく業界標準になりつつあります。背景には深刻な人材不足があり、2025年問題として知られる団塊世代の後期高齢者化により、32万人の介護人材が不足すると予測されています。
介護施設でICT化が進む領域は大きく3つに分類されます。第一に記録・情報共有系で、介護記録ソフトやチャットツール、インカムなどが該当します。第二に見守り支援系で、センサーやカメラを活用した安全管理です。第三にバックオフィス系で、勤怠管理、シフト作成、請求業務などの事務作業の効率化です。
たとえば小規模なグループホームでは、まずチャットツールで職員間の電話連絡を削減することから始めます。中規模の特別養護老人ホームでは、タブレットによる記録システムと見守りセンサーを組み合わせます。大規模施設では、記録から請求まで一気通貫のシステムを導入し、施設全体のデータを一元管理します。
ICT化は単なる機器導入ではなく、働き方改革そのものです。目的は職員の負担軽減だけでなく、利用者へのケア品質向上、職場環境改善による離職率低下、そして事業所の持続可能性確保にあります。
介護施設ICT化の5つのメリット
メリット1:記録業務の時間削減で利用者対応に集中
手書き記録からタブレット入力に切り替えることで、1人あたり1日平均60〜90分の記録時間が削減できます。転記作業が不要になり、利用者情報の検索も瞬時に行えるため、職員は本来の介護業務に集中できるようになります。
導入事例では、特別養護老人ホームにおいて記録のクラウド化により、複数の書類への転記作業がなくなり、月間の残業時間が職員1人あたり15〜20時間削減されました。外国人職員も定型文入力機能により記録作成がスムーズになり、教育コストも削減されています。
メリット2:情報共有の円滑化でミス防止
チャットツールやインカムの導入により、職員間の情報伝達が劇的に改善します。従来の電話連絡では1対1でしか情報を伝えられず、同じ内容を何度も説明する必要がありましたが、グループ通話やチャット機能で一斉共有が可能になります。
訪問介護事業所の事例では、チャットツール導入により、サービス責任者の電話対応時間が1日150分から70分に半減しました。文面で正確に情報が残るため、伝達ミスや聞き漏らしもなくなり、職員のストレスが大幅に軽減されています。
メリット3:見守り負担軽減で夜勤職員の安心感向上
見守りセンサーやカメラの活用により、夜間巡回の回数を減らしながら安全性を高めることができます。利用者の動きを検知して通知が来るため、転倒リスクの高いタイミングで訪室でき、空振りの訪室が削減されます。
ベッド型センサーを導入した施設では、睡眠データをもとに適切なタイミングでトイレ誘導ができるようになり、おむつ交換時の介護抵抗も減少しました。呼吸数の測定により体調変化の早期発見も可能になり、夜勤職員の精神的負担が軽減されています。
メリット4:離職率低下と採用力強化
ICT導入により業務負担が減り、働きやすい職場環境が整うことで、離職率の低下につながります。実際にICT導入施設では、職員が「業務に余裕ができた」と感じる割合が高く、人間関係の改善や職場定着率の向上が報告されています。
また、求人においても「ICT化が進んでいる」ことは大きなアピールポイントになります。特に若い世代の介護職は、デジタルツールを使いこなせる環境を重視する傾向があり、採用競争力の強化にも寄与します。
メリット5:データ活用によるケア品質向上
記録のデジタル化により蓄積されたデータを分析することで、個別ケアの質が向上します。利用者ごとの睡眠パターン、排泄リズム、バイタル推移などを可視化し、科学的根拠に基づいたケアプランの作成が可能になります。
さらに、ケアの実施状況や利用者の変化を職員間で即座に共有できるため、チームケアの質が高まります。家族への報告も画像付きで簡単に行え、信頼関係の構築にもつながっています。
失敗しないICT導入の実践5ステップ
ステップ1:現状の課題を明確化する(所要時間2週間)
まず、自施設の業務で何に最も時間がかかっているかを洗い出します。記録作業なのか、情報共有なのか、夜勤の見守りなのか。職員アンケートやタイムスタディ(業務時間測定)を実施し、定量的なデータで課題を特定します。
この段階で注意すべきは、管理者の思い込みではなく現場の実態を把握することです。現場職員の声を丁寧に聞き、「何が一番負担か」「どこを改善したいか」を全員で共有します。課題が曖昧なままICT導入すると、使われないツールに費用をかける結果になります。
ステップ2:施設規模に応じた優先順位を決定(所要時間1週間)
小規模施設(定員30名未満)では、まずチャットツールや勤怠管理システムなど、導入負担の少ない事務系ICTから始めるのが現実的です。初期費用を抑えつつ、ICT化の効果を実感できます。
中規模施設(定員30〜80名)では、記録ソフトと見守りセンサーの組み合わせが効果的です。記録効率化により生まれた時間を、センサー活用によるケア品質向上に充てられます。
大規模施設(定員80名以上)では、記録・請求・勤怠を統合したシステム導入により、施設全体のデータを一元管理します。初期投資は大きいですが、長期的な効率化効果も大きくなります。
ステップ3:製品選定と無料体験の活用(所要時間1ヶ月)
製品選定では、機能・価格・操作性・サポート体制の4点を比較します。カタログや営業トークだけで判断せず、必ず無料体験やデモンストレーションを利用しましょう。実際に職員が触ってみて、「これなら使える」と感じるかが最重要です。
特に高齢の職員が多い施設では、画面のわかりやすさ、ボタンの大きさ、入力の簡単さを重視します。導入後のサポート体制(電話対応時間、訪問サポートの有無、マニュアルの充実度)も確認しておくと安心です。
ステップ4:段階的導入とフォロー体制構築(所要時間3ヶ月)
いきなり全職員・全機能を使い始めるのではなく、一部の職員やユニットで試験運用してから拡大します。最初の1ヶ月は「使いながら慣れる期間」と割り切り、完璧を求めません。
導入責任者を明確にし、困ったときにすぐ相談できる体制を作ります。週1回の勉強会、マニュアルの整備、よくある質問集の作成などが有効です。つまずきやすいポイントは、初期設定の複雑さ、Wi-Fi接続トラブル、入力ルールの不統一などです。
ステップ5:効果測定と改善サイクル確立(継続実施)
導入後3ヶ月、6ヶ月のタイミングで効果を測定します。記録時間、残業時間、訪室回数など、数値化できる指標で変化を確認します。同時に職員アンケートで満足度や改善要望も収集します。
効果が出ない場合は、使い方が定着していない、業務フローの見直しが不十分、といった原因があります。PDCA(計画・実行・確認・改善)サイクルを回し、継続的に改善することで、ICT化の真価が発揮されます。
施設規模別ICT導入の成功事例7選
事例1:小規模施設でのチャットツール導入(訪問介護)
電話連絡が多く、サービス責任者の負担が大きかった訪問介護事業所がチャットツールを導入。1日150分の電話時間が70分に半減し、文面での情報共有により正確性も向上しました。初期費用は月額数千円程度で、費用対効果が非常に高い事例です。
事例2:中規模施設での記録クラウド化(特別養護老人ホーム)
複数のソフトとExcelで管理していた記録を統一システムに集約。転記作業が不要になり、外国人職員も定型文機能で記録作成がスムーズになりました。導入後、手書き記録がほぼゼロになり、職員の残業時間が月15〜20時間削減されています。
事例3:勤務シフト自動作成システム(特別養護老人ホーム)
Excel作成で時間がかかっていたシフトを自動化。作成時間が大幅短縮され、客観的で公平なシフトが誰でも作れるようになり、業務引継ぎも容易になりました。リーダーへの負担集中が解消された好例です。
事例4:インカムによる情報共有改善(特別養護老人ホーム)
PHSでは1対1でしか連絡できなかった問題を、グループ通話機能で解決。職員1人あたり1日15〜20分の情報共有時間が削減され、利用者を待たせることなくスピーディな対応が可能になりました。
事例5:家族連絡アプリの活用(特別養護老人ホーム)
郵送や電話で時間がかかっていた家族連絡を専用アプリで効率化。オンライン面会機能、災害時の安否確認機能も備え、コミュニケーションの質と頻度が向上しました。職員の連絡業務時間とコストが大幅削減されています。
事例6:排泄予測機器の導入(特別養護老人ホーム)
定時誘導から個別タイミングでのトイレ誘導に変更。利用者の尊厳を守りながら効率的なケアが実現し、介護抵抗も減少しました。職員の精神的負担軽減と利用者満足度向上の両立に成功しています。
事例7:見守りカメラシステム(特別養護老人ホーム)
夜間の空振り訪室が大幅に減少し、全体の訪室回数が5分の1に削減。利用者の動きを起点とした映像通知により、転倒リスクの高いタイミングで適切な対応が可能になりました。エビデンスとして映像が残るため、事故分析や家族への説明にも活用されています。
介護ICT導入の注意点と失敗回避チェックリスト
注意点1:導入コストと補助金活用
ICT導入には初期費用(機器購入、設置工事)とランニングコスト(月額利用料、保守費用)がかかります。2026年現在、IT導入補助金では、中小企業は導入費用の2分の1、最低賃金近傍事業者は3分の2が補助されます。
補助金申請には準備期間が必要なため、導入計画の段階で自治体の補助制度を確認しましょう。都道府県独自の介護ICT導入補助金も活用すれば、初期費用の負担を大幅に軽減できます。
注意点2:職員教育とデジタル格差への対応
高齢の職員やデジタル機器に不慣れな職員への丁寧なサポートが不可欠です。「使えない」という理由で抵抗感を持たれると、せっかくのICTが活用されません。
対策として、操作マニュアルは画像付きで簡潔に作成し、いつでも見られる場所に置きます。導入初期は「わからないことは何でも聞いてOK」という雰囲気作りが重要です。若手職員をサポート担当に任命し、教え合う体制も効果的です。
注意点3:情報セキュリティとプライバシー保護
インターネット接続により、外部からの攻撃リスクや情報漏洩リスクが発生します。セキュリティソフトのインストール、パスワード管理ルールの徹底、持ち出し機器の紛失対策(遠隔ロック設定)が必須です。
見守りカメラ導入時は、利用者・家族のプライバシーへの配慮が特に重要です。設置場所、撮影範囲、映像の保存期間、閲覧権限などを明確にし、重要事項説明書で同意を得てから運用を開始します。
失敗回避チェックリスト
導入前に以下の項目を確認しましょう。
- 現場職員の意見を聞き、課題を定量的に把握したか
- 導入目的を全職員で共有し、理解を得ているか
- 無料体験やデモで操作性を確認したか
- サポート体制(電話対応、訪問サポート)は充実しているか
- 補助金申請のスケジュールを確認したか
- 個人情報保護とセキュリティ対策は万全か
- 段階的導入の計画(試験運用→拡大)を立てたか
- 効果測定の指標(記録時間、残業時間など)を決めたか
よくある質問(FAQ)
Q1:小規模施設でもICT導入は効果がありますか?
A:はい、効果があります。小規模施設こそ、少人数で多くの業務をこなす必要があるため、チャットツールや勤怠管理システムなど低コストのICTから始めることで、業務負担を確実に軽減できます。初期費用数万円から始められるサービスも多く、補助金を活用すればさらに負担を減らせます。
Q2:職員が高齢でデジタル機器に不慣れですが大丈夫ですか?
A:操作が直感的でわかりやすい製品を選び、丁寧な研修とフォロー体制を整えれば問題ありません。実際の導入事例でも、高齢職員が「思ったより簡単だった」と感じるケースが多いです。最初の1〜2ヶ月は慣れる期間と考え、焦らずサポートすることが成功の鍵です。
Q3:ICT導入で逆に業務が増えることはありませんか?
A:導入初期は操作に慣れるまで一時的に時間がかかることがあります。しかし、適切な製品選定と段階的導入を行えば、3ヶ月程度で効果を実感できます。重要なのは、導入後の業務フローを見直し、紙とデジタルの二重管理にならないようにすることです。
Q4:補助金申請は難しいですか?
A:IT導入補助金は申請書類の作成が必要ですが、多くのICT製品ベンダーが申請サポートを提供しています。自治体の介護ICT補助金も、担当窓口に相談すれば丁寧に教えてもらえます。申請期間は年間数回あるため、計画的に準備すれば活用できます。
Q5:他の施設はどのくらいICT化が進んでいますか?
A:2026年現在、介護ソフト導入率は67.5%に達しており、業界全体でICT化が標準になりつつあります。特に都市部の施設では、記録ソフト、見守りシステム、チャットツールを組み合わせた複合的なICT活用が進んでいます。今後はICT化の有無が、人材採用や事業継続の競争力を左右する時代になるでしょう。
まとめ
介護施設のICT化は、記録時間削減、情報共有円滑化、見守り負担軽減という3つの柱で業務効率を大幅に改善します。重要なのは、現場の課題を明確にし、施設規模に応じた優先順位で段階的に導入することです。
2026年現在、補助金制度も充実しており、初期費用の負担を軽減しながらICT化を進められる環境が整っています。失敗を避けるためには、無料体験での操作性確認、職員への丁寧な教育、効果測定による改善サイクルが不可欠です。
まずは自施設の最大の課題を1つ特定し、それを解決する小さなICTから始めてみましょう。チャットツールの導入、勤怠管理のデジタル化など、月額数千円から始められる選択肢もあります。
ICT化は一度で完成するものではなく、継続的に改善していくプロセスです。職員の働きやすさと利用者のケア品質向上の両立を目指し、今日から一歩を踏み出しましょう。あなたの施設が、職員にとって誇れる職場、利用者にとって安心できる場所になることを応援しています。
