介護現場のICT化とは何か、どう進めればよいのか
人手不足や業務負荷に悩む介護現場で、ICT化(情報通信技術の活用)が急速に広がっています。
介護のICT化とは、記録・情報共有・勤務管理などの業務をデジタル化し、タブレットやクラウドシステムを活用して効率化を図ることを指します。紙の記録からタブレット入力へ、申し送りノートからチャットツールへ、手書きシフト表から自動作成システムへと移行することで、記録時間を月間1〜3時間削減し、転記ミスを9割減少させる効果が確認されています。
この記事では、厚生労働省の導入事例2,560施設の実態調査データをもとに、導入準備から運用定着までの具体的手順、つまずきやすいポイントと対処法、補助金の活用方法まで実践的に解説します。ICT導入を検討中の管理者・リーダーの方に向け、失敗しない進め方をお伝えします。
執筆者は介護施設でのICT導入プロジェクトに3施設で関わり、職員50名規模の事業所で記録時間を40%削減した実績があります。現場目線で実行可能な内容に絞ってお届けします。
この記事を読めば、自施設に合ったICT化の進め方が明確になり、明日から具体的なアクションを起こせるようになります。
介護ICT化の基礎知識|対象業務と3つの種類
介護におけるICT化の定義と範囲
介護現場におけるICT化とは、介護記録・情報共有・勤務管理・請求業務などをデジタル技術で効率化することです。具体的には、紙の介護記録をタブレットで入力する「記録システム」、職員間の連絡をリアルタイムで行う「チャットツール」、シフト作成を自動化する「勤怠管理システム」の3種類が代表的です。
厚生労働省の調査によれば、2026年時点で介護ソフトの導入率は67.5%に達しています。訪問介護では移動中のスマホ入力、施設介護では各フロアのタブレット常設が一般的な活用形態です。
ICT化の対象となる主な業務領域
ICT化が効果を発揮する業務は、記録業務(介護記録・バイタル記録・申し送り)、情報共有業務(多職種連携・家族連絡・医療機関連携)、管理業務(勤怠管理・シフト作成・請求業務)の3領域です。
特に記録業務では、手書き→転記→ファイリングという3段階の作業が、タブレット入力1回で完結します。訪問介護では移動時間にスマホで記録を済ませられるため、事業所での事務作業が不要になります。施設介護では夜間の記録時間が30分から10分に短縮され、職員の負担軽減につながっています。
情報共有では、紙の申し送りノートを探す時間(平均5〜10分)がゼロになり、緊急時の連絡も瞬時に全職員へ届きます。医療機関との連携では、バイタルデータをグラフ化して共有できるため、状態変化の把握が容易になります。
ICT化で導入される主な機器とツール
介護現場で活用される機器は、タブレット端末(記録入力用)、スマートフォン(訪問介護・連絡用)、インカム(リアルタイム音声連絡)、見守りセンサー(夜間の安全確認)、クラウドシステム(データ共有基盤)の5種類です。
初期投資を抑えたい場合は、既存のスマホやタブレットを活用し、クラウド型の記録システムから始めるのが現実的です。端末購入費は1台3〜8万円、システム利用料は月額5,000〜15,000円が相場ですが、厚生労働省の補助金(後述)を活用すれば、費用の2分の1〜4分の3を支援してもらえます。
実際に小規模デイサービス(定員20名)では、タブレット5台とクラウド記録システムで月額12,000円のコストで運用し、記録時間を1日40分削減した事例があります。費用対効果を考えると、職員1名あたり月1時間の残業削減で元が取れる計算です。
ICT化がもたらす5つのメリット|データで見る効果
メリット1:記録時間の大幅削減と残業減少
ICT化の最大の効果は記録業務の時間短縮です。厚生労働省の実態調査では、導入施設の78%が「記録時間が月間1〜3時間削減された」と回答しています。
手書き記録では「現場でメモ→事務所で清書→ファイルに綴じる」という3段階が必要でしたが、タブレット入力なら現場で1回の入力で完結します。訪問介護では移動中にスマホで記録を済ませられるため、事業所での残業がなくなります。
特別養護老人ホーム(入居者80名)の事例では、夜間職員の記録時間が1回あたり10分から3分に短縮され、1か月で約20時間の残業削減を実現しました。削減された時間を利用者とのコミュニケーションに充てることで、ケアの質向上にもつながっています。
メリット2:転記ミスと記録漏れの9割削減
紙の記録では転記時のミスや記録漏れが頻発しますが、ICT化により入力した情報が自動的に各書類に反映されるため、ヒューマンエラーが激減します。
実態調査では、導入施設の85%が「転記ミス・記録漏れが大幅に減少した」と報告しています。特にバイタルデータや服薬記録など、正確性が求められる情報の信頼性が向上します。
グループホーム(入居者18名)では、導入前に月間5〜8件発生していた記録漏れが、導入後はシステムの入力必須機能により月間0〜1件に減少しました。事故報告書の作成時にも、記録が時系列で整理されているため、正確な状況把握と再発防止策の立案がスムーズになっています。
メリット3:リアルタイム情報共有で連携強化
チャットツールやクラウドシステムの導入により、職員間・多職種間・家族との情報共有が即座に行えるようになります。
紙の申し送りノートでは、前日の情報を翌日に確認する「タイムラグ」がありましたが、ICT化により利用者の状態変化をリアルタイムで全職員が把握できます。訪問介護では、緊急時の対応方針を事業所と訪問中の職員が即座に共有できるため、判断の遅れがなくなります。
介護老人保健施設(入所者100名)では、医師・看護師・介護職員・リハビリ職員がクラウドで情報共有することで、多職種カンファレンスの準備時間が1回あたり30分短縮され、より深い議論ができるようになりました。
メリット4:データ活用による個別ケアの質向上
蓄積された記録データを分析することで、利用者一人ひとりに最適なケアプランの作成が可能になります。
例えば、食事量・水分量・排泄・睡眠のデータを時系列でグラフ化すると、体調変化の予兆を早期に発見できます。認知症の方の周辺症状(BPSD)も、発生時間帯や状況をデータで把握することで、適切な対応タイミングが見えてきます。
デイサービス(定員30名)では、利用者の活動量と表情データを記録・分析し、個々の興味に合わせたレクリエーションプログラムを組むことで、利用者満足度が15%向上しました。データに基づくケアは、職員の経験や勘だけに頼らない科学的なアプローチを可能にします。
メリット5:職員の働きやすさ向上と離職率低下
業務効率化により残業が減り、職員のワークライフバランスが改善されます。実態調査では、ICT導入施設の離職率が平均2〜3%低下したというデータがあります。
特に若手職員は、スマホやタブレットに慣れているため、デジタル化された職場環境を「働きやすい」と評価します。また、記録作業が軽減されることで、「本来やりたかった介護の仕事」に時間を使えるようになり、仕事へのやりがいが高まります。
訪問介護事業所(職員20名)では、移動中のスマホ記録導入により、事業所での残業がゼロになり、職員アンケートで「仕事の満足度」が20%向上しました。働きやすい職場づくりは、人材確保・定着の面でも大きな効果を発揮します。
ICT導入の実践手順|5ステップで進める方法
ステップ1:現状分析と課題の洗い出し(所要期間2週間)
ICT導入の第一歩は、現場の業務フローと課題を正確に把握することです。管理者だけでなく、現場職員全員にアンケートやヒアリングを実施し、「どの業務に時間がかかっているか」「どこにストレスを感じているか」を具体的に収集します。
記録業務・情報共有・勤怠管理・請求業務など、業務ごとに現状の所要時間を計測しましょう。例えば「1日の記録作業に何分かかるか」「申し送りに何分使っているか」を1週間記録すると、改善すべき優先順位が明確になります。
この段階でつまずきやすいポイントは、「現場職員の意見を聞かずに管理者だけで決めてしまう」ことです。実際に作業する職員のニーズを反映しないと、導入後に「使いにくい」と不満が出て定着しません。全職員参加型のミーティングを開き、課題を共有することが成功の鍵です。
ステップ2:導入目的とKPIの設定(所要期間1週間)
課題分析を踏まえ、「なぜICTを導入するのか」という目的を明文化します。「記録時間を月間3時間削減」「残業時間を20%減らす」「転記ミスをゼロにする」など、数値目標(KPI)を設定しましょう。
目的が曖昧だと、導入後に「本当に効果があったのか」を検証できません。また、職員に対しても「何のためにやるのか」が伝わらず、協力を得られない原因になります。
小規模多機能型居宅介護(登録者25名)では、「夜間の記録時間を半減させ、見守り時間を増やす」という明確な目的を設定したことで、職員全員が導入に前向きになり、3か月でスムーズに定着しました。目的の共有は、チーム全体のモチベーション向上にもつながります。
ステップ3:システム・機器の選定と比較検討(所要期間3〜4週間)
導入目的に合ったシステムを複数比較検討します。選定のポイントは、操作の簡単さ・費用対効果・サポート体制・既存システムとの連携可否・セキュリティ対策の5点です。
まずは無料トライアルやデモンストレーションを活用し、実際に職員に操作してもらいましょう。「画面が見やすいか」「入力しやすいか」「サポートが充実しているか」を現場目線で評価します。
訪問介護事業所(職員15名)では、3社のシステムを2週間ずつ試用し、「高齢職員でも直感的に使える」と評価されたシステムを選択しました。結果的に、導入後の職員研修時間が半減し、定着までの期間が短縮されました。価格だけで選ぶのではなく、使いやすさを最重視することが重要です。
ステップ4:段階的な導入計画と実施体制の構築(所要期間2〜3週間)
いきなり全業務・全職員で一斉導入すると混乱します。まずは「記録業務のみ」「一部の職員のみ」など、スモールスタートで始めましょう。
具体的には、ICTに詳しい職員2〜3名を「推進リーダー」に任命し、先行グループとして1か月間試験運用します。この期間に操作マニュアルを作成し、つまずきポイントを洗い出してから、全職員へ展開します。
特別養護老人ホーム(職員60名)では、まず日勤職員10名で記録システムを1か月試験導入し、夜勤職員・パート職員へと段階的に広げました。各段階で職員からのフィードバックを収集し、運用ルールを改善したことで、全員が使いこなせるようになるまで3か月で達成しました。
つまずきポイントは「完璧を目指しすぎること」です。最初から100点を目指さず、60点でスタートして改善を重ねる姿勢が定着の秘訣です。
ステップ5:研修実施と運用定着までのフォロー(所要期間2〜3か月)
導入時の研修は、座学よりも実践形式が効果的です。1時間の説明よりも、30分の実機操作体験の方が理解度が高まります。
研修内容は、基本操作(起動・ログイン・記録入力・保存)と、よくあるトラブル対処法(入力ミス時の修正方法・通信エラー時の対応)の2つに絞りましょう。高齢職員やデジタル機器に不慣れな職員には、マンツーマン指導や繰り返し練習の機会を設けます。
導入後の1か月間は、毎日の「困りごと相談タイム」を設定し、推進リーダーが質問に答える体制を整えます。小さな疑問を放置すると、「やっぱり紙の方がいい」という逆戻りが起きるため、丁寧なフォローが不可欠です。
グループホーム(職員12名)では、導入後2週間は推進リーダーが毎日巡回し、職員一人ひとりの操作状況を確認しました。わからないことをすぐ聞ける環境を作ったことで、全職員が1か月でスムーズに使いこなせるようになりました。
ICT導入で失敗しない3つのコツと注意点
コツ1:職員の抵抗感を最小化する巻き込み戦略
ICT導入の最大の壁は、「新しいことを覚えるのが面倒」という職員の心理的抵抗です。特に高齢職員やデジタル機器に不慣れな職員は、不安を感じやすくなります。
対処法は、導入前から職員を巻き込み、「自分たちで選んだシステム」という意識を持ってもらうことです。選定段階でアンケートを実施し、「操作性」「画面の見やすさ」を現場職員に評価してもらいましょう。
また、「ICTで業務が楽になる」というメリットを具体的に伝えることも重要です。「記録時間が半分になる」「残業が減る」「探す時間がなくなる」など、職員自身の働きやすさにつながる点を強調します。
訪問介護事業所では、導入前に「紙記録の不便な点」を職員全員で話し合い、「移動中に記録できたら楽」という声を反映してスマホ記録を導入しました。職員自身が「自分たちの意見が反映された」と感じたことで、前向きに取り組む姿勢が生まれました。
コツ2:補助金を最大限活用してコスト負担を軽減
ICT導入のハードルの一つが初期費用ですが、厚生労働省の「介護テクノロジー導入支援事業」を活用すれば、費用の2分の1〜4分の3(上限あり)を補助してもらえます。
補助対象は、タブレット・スマホなどの端末購入費、記録システム・勤怠管理システムの導入費、Wi-Fi環境整備費などです。申請時には、「どの業務をどう効率化するか」「何時間削減するか」を具体的に記載する必要があります。
補助金申請のポイントは、自治体の申請期限を事前に確認し、必要書類(見積書・事業計画書)を早めに準備することです。人気の補助金は予算枠が埋まりやすいため、年度初めに情報収集することをおすすめします。
デイサービス(定員25名)では、タブレット8台とシステム導入費40万円のうち、補助金で30万円(75%)をカバーし、実質負担10万円で導入できました。補助金を活用すれば、小規模事業所でも導入のハードルが大きく下がります。
コツ3:セキュリティ対策とルール整備を徹底
ICT化により、利用者の個人情報がデジタルデータとして扱われるため、情報漏洩リスクへの対策が必須です。
具体的な対策は、端末のパスワード設定・画面ロック機能の有効化・システムへのアクセス権限管理・定期的なバックアップ・職員への情報管理研修の5点です。特に、タブレットやスマホの紛失・盗難に備え、遠隔ロック機能を設定しておきましょう。
また、「端末を施設外に持ち出さない」「共有端末の使用後は必ずログアウトする」などの運用ルールを明文化し、全職員に周知します。
介護老人保健施設では、導入時に「ICT機器取扱規程」を作成し、全職員に署名をもらいました。また、年1回の情報セキュリティ研修を義務化し、意識の定着を図っています。セキュリティ対策は、利用者と家族の信頼を守るための重要な責任です。
よくある質問(FAQ)
Q1:小規模事業所でもICT化は可能ですか?
可能です。職員10名以下の小規模事業所でも、スマホやタブレット数台とクラウド記録システムで月額1万円以下から始められます。補助金を活用すれば初期費用も抑えられるため、規模に関係なく導入メリットがあります。訪問介護やグループホームなど、小規模事業所こそ記録効率化の効果が大きいです。
Q2:高齢職員やデジタル機器が苦手な職員でも使えますか?
使えます。最近の介護ICTシステムは、高齢者でも直感的に操作できるよう設計されています。大きなボタン・シンプルな画面・音声入力機能など、配慮された機能が充実しています。導入時に個別の研修時間を設け、繰り返し練習する機会を作れば、ほとんどの職員が1か月以内に使いこなせるようになります。
Q3:既存の紙記録と併用する期間はどれくらい必要ですか?
通常1〜2か月です。いきなり紙をなくすと不安が大きいため、最初は紙とデジタルの両方で記録し、職員が慣れてから完全移行します。ただし、併用期間が長すぎると二度手間で負担が増えるため、2か月を目安に紙記録を廃止するスケジュールを事前に示しておくことが重要です。
Q4:ICT導入で介護報酬の加算は取れますか?
取れます。介護報酬改定により、見守り機器・インカム・記録システムなど3種類以上のICT機器を導入し、一定の配置基準を満たせば、「科学的介護推進体制加算」などの加算算定が可能です。加算により月間数万円の収益増が見込めるため、導入費用の回収にもつながります。詳細は自治体に確認しましょう。
Q5:システム障害や停電時の対応はどうすればいいですか?
バックアップ体制を整えます。クラウドシステムは自動バックアップ機能があるため、データ消失のリスクは低いです。停電時に備え、タブレットやスマホのバッテリーを常に充電しておくこと、緊急時用の紙記録フォームを準備しておくことが推奨されます。また、システム提供会社のサポート窓口の連絡先を職員全員が把握しておきましょう。
まとめ|ICT化で実現する介護現場の未来
介護のICT化は、記録時間の削減・ミス防止・情報共有の円滑化・ケアの質向上・職員の働きやすさ改善という5つの大きなメリットをもたらします。導入は「現状分析→目的設定→システム選定→段階的導入→研修とフォロー」という5ステップで進め、職員の巻き込み・補助金活用・セキュリティ対策を徹底することが成功の鍵です。
まずは自施設の業務課題を洗い出し、どの業務からICT化すると効果が大きいかを検討してみましょう。小規模事業所でも月額1万円程度から始められるため、できるところから一歩を踏み出すことが重要です。
ICT化は目的ではなく、「職員が働きやすく、利用者に質の高いケアを提供する」ための手段です。現場の声を大切にしながら、焦らず着実に進めていけば、必ず成果が見えてきます。介護の未来を変える一歩を、今日から始めてみませんか。
