訪問介護のICT化で記録時間が平均67%削減できる理由
訪問介護の現場で「記録業務に追われて利用者と向き合う時間がない」「月末の請求作業で残業が続く」といった悩みを抱えていませんか。
訪問介護におけるICT(情報通信技術)導入により、記録時間を平均67%削減でき、サービス提供責任者の確認業務が1日2時間から30分に短縮されます。厚生労働省の調査では、導入事業所の約9割が情報共有の円滑化を実感し、7割以上がサービスの質向上を達成しています。
本記事では、訪問介護事業所で15年以上の実務経験を持つ筆者が、ICT導入の基礎知識から具体的な導入手順、補助金活用法まで徹底解説します。
2026年の介護報酬改定でICT関連の加算要件が強化されるなか、競合事業所との差別化と収益向上を同時に実現する方法をお伝えします。
すぐに実践できる7ステップの導入プロセスで、あなたの事業所も業務効率化を実現しましょう。
訪問介護におけるICTとは？基礎知識を3分で理解
ICTの定義と訪問介護での具体的な活用範囲
ICT(Information and Communication Technology)とは情報通信技術のことで、訪問介護の現場では主にデジタル機器を活用した業務効率化を指します。
具体的には、紙の介護記録をタブレットやスマートフォンで電子化し、サービス提供記録・実績管理・請求業務・職員間の情報共有をデジタル化する取り組みです。
従来の紙ベースの運用では、ヘルパーが訪問後に事業所へ戻って記録を転記し、サービス提供責任者が内容を確認してから請求データを作成するという三重の手間が発生していました。
ICT導入により、訪問先でスマートフォンから直接入力した記録が即座に事業所へ共有され、自動的に請求データへ反映される仕組みを構築できます。
ICTとDXの違い｜段階的な理解が重要
訪問介護の現場でICTとDX(デジタルトランスフォーメーション)という言葉が混同されがちですが、両者には明確な違いがあります。
ICTはツールや技術の導入そのものを指し、DXはICT活用によって達成された業務改革や組織変革の状態を意味します。
例えば、タブレット端末と記録システムを導入するのがICT、それによって訪問ヘルパーの完全直行直帰が実現し、事業所の働き方が根本的に変わった状態がDXです。
まずはICTツールの導入から始め、段階的にDXへ進化させる考え方が現実的でしょう。
2026年時点での訪問介護ICT導入率と業界動向
厚生労働省の最新調査によると、2025年時点で訪問介護事業所の介護ソフト導入率は85%に達しています。
さらに注目すべきは、導入済み事業所だけでなく、約半数の事業所が「導入予定または検討中」と回答しており、ICT化は業界標準になりつつあります。
2024年度の介護報酬改定では、ICT導入を前提とした加算項目が新設され、生産性向上の取り組みにデータ提出が求められるようになりました。
2026年以降も、ICT活用は加算取得の必須要件として位置づけられる流れが加速しています。未導入の事業所は、競合との差が開く前に早期着手が求められます。
訪問介護でICTを導入する5つのメリット
メリット1｜記録業務の時間削減で残業が平均月15時間減少
訪問介護の記録業務は、従来1件あたり平均15分かかっていたものが、ICT導入により平均5分に短縮されます。
1日10件の訪問を行うヘルパーの場合、1日あたり100分(約1時間40分)の時間削減が実現します。月間換算では約33時間、残業代に換算すると1人あたり月5万円以上のコスト削減効果が期待できます。
実際の導入事例では、記録時の転記ミスが98%削減され、実地指導での指摘事項もゼロになったという報告もあります。
音声入力機能や定型文テンプレートを活用すれば、手書きが苦手なスタッフでも正確で読みやすい記録を短時間で作成できます。
メリット2｜リアルタイム情報共有で緊急時対応が迅速化
ICTシステムでは、ヘルパーが訪問先で入力した利用者の状態変化が、即座にサービス提供責任者やケアマネジャーへ共有されます。
従来は訪問後に事業所へ戻って口頭報告するか、翌日の申し送りまで待つ必要がありましたが、現在は訪問終了と同時に情報が伝達されます。
利用者の容態急変や家族からの要望変更など、緊急性の高い情報を見逃さず、初動対応の時間が平均2時間短縮されたという調査結果もあります。
シフト変更や訪問中止の連絡もリアルタイムで全スタッフへ一斉配信でき、電話連絡の手間が不要になります。
メリット3｜ペーパーレス化で保管スペースと印刷コストを削減
訪問介護の記録は法令により2年から5年の保管義務があり、紙運用では膨大な書類が事業所を圧迫します。
ICT導入によるペーパーレス化で、年間約20万円の印刷コスト削減と、事務室の約30%のスペース確保が実現した事例があります。
電子データは検索機能により、過去の記録を数秒で参照でき、実地指導や監査時の資料準備も大幅に効率化されます。
記入漏れや押印忘れによる月末の差し戻し作業もシステムのチェック機能で防止でき、請求業務の精度向上にも貢献します。
メリット4｜働き方改革の実現で採用力が向上
完全直行直帰が可能になることで、ヘルパーの通勤負担が軽減され、ワークライフバランスが改善します。
特にスマホ世代の若手人材にとって、ICT化された職場環境は就職先選びの重要な判断基準になっています。
実際に「ICT完備」を求人情報に明記した事業所では、応募数が平均1.8倍に増加し、30代以下の採用成功率が向上したというデータがあります。
さらに、サービス提供責任者のリモートワーク実施も可能になり、育児や介護と両立しやすい職場として定着率も改善します。
メリット5｜特定事業所加算など収益向上に直結
特定事業所加算の算定要件には、会議記録・研修実績・業務マニュアルの整備など、ICTで効率化できる項目が多数含まれています。
加算取得により1件あたり約20%の収益増加が見込まれ、ICT投資の回収期間は平均18ヶ月という試算もあります。
さらに2026年度以降は、ICT活用状況のデータ提出が加算の継続要件となる方向性が示されており、今から導入することで将来的な制度変更にも対応できます。
生産性向上加算やサービス品質向上加算など、ICT関連の新たな加算創設も検討されており、早期導入が競争優位性につながります。
訪問介護ICT導入の7ステップ実践手順
ステップ1｜現状課題の可視化と目標設定(所要時間:2週間)
まず自事業所の現状を数値で把握することから始めます。記録業務にかかる時間、月末請求作業の残業時間、情報共有の遅延回数などを2週間計測しましょう。
同時に、スタッフへのアンケートで「最も時間がかかっている業務」「改善したい点」を収集します。
目標は具体的な数値で設定することが重要です。「記録時間を50%削減」「残業時間を月20時間削減」など、達成度を測定できる指標にします。
よくある失敗は「とりあえずICTを導入する」と手段が目的化してしまうことです。必ず「何のために導入するのか」を明確にしましょう。
ステップ2｜推進体制の構築と役割分担(所要時間:1週間)
ICT推進チームは、経営層・管理職・現場スタッフの3階層から最低1名ずつ選出します。
特に重要なのは、実際にシステムを使う現場スタッフの代表を必ず含めることです。ベテランだけでなく、若手やパート職員の視点も取り入れます。
役割分担は、プロジェクトリーダー(全体統括)、システム担当(ツール選定・設定)、研修担当(スタッフ教育)、効果測定担当(データ分析)の4役が基本です。
月1回の定例会議を設定し、進捗確認と課題共有の場を確保しましょう。所要時間は1回あたり60分が目安です。
ステップ3｜システム選定と比較検討(所要時間:3週間)
システム選定では、機能・価格・サポート体制の3軸で比較します。最低3社から資料請求し、デモンストレーションを必ず実施しましょう。
チェックすべき機能は、訪問記録入力(オフライン対応可否)、GPS機能(訪問実績証明)、請求データ自動生成、既存システムとのデータ連携です。
価格面では、初期費用だけでなく、月額料金・端末費用・研修費用・保守料金を含めた5年間の総コストで比較します。
つまずきポイントは、自事業所の職員数や訪問件数に見合わない過剰なシステムを選んでしまうことです。小規模事業所なら月額1万円台から始められるシステムもあります。
ステップ4｜補助金申請と予算確保(所要時間:2週間)
ICT導入支援事業の補助金は、事業所の職員数に応じて上限額が設定されています。10人以下なら100万円、11〜20人なら160万円が上限です。
補助要件として、LIFE連携への協力、導入効果の2年間報告、SECURITY ACTIONの宣言などがあります。
申請書類には、導入計画書・見積書・事業所の概要資料が必要で、作成に約1週間、審査に約4週間かかります。
注意点は、補助金交付決定「前」に契約・発注すると対象外になることです。必ず交付決定通知を受け取ってから契約手続きを進めましょう。
ステップ5｜スタッフ研修とテスト運用(所要時間:4週間)
研修は3段階で実施します。第1段階は全体説明会(60分)でICT導入の目的と効果を共有、第2段階は操作研修(120分×2回)で実際の入力方法を習得、第3段階は個別フォロー(随時)で不安を解消します。
特にスマートフォン操作が不慣れなスタッフには、ログイン方法・文字入力・写真撮影の基礎から丁寧に指導します。
テスト運用は本番の2週間前から開始し、紙とデジタルの併用期間を設けることで心理的ハードルを下げます。
対処法として、若手スタッフを「ICTサポーター」に任命し、困ったときにすぐ相談できる体制を作ると定着率が向上します。
ステップ6｜本格運用開始と初期トラブル対応(所要時間:2週間)
本格運用の開始日は、月初や月末を避け、訪問件数が比較的少ない時期を選びます。
最初の2週間は、毎日15分のミニミーティングでトラブルや疑問点を共有し、即座に解決します。
よくある初期トラブルは、Wi-Fi接続の不安定さ、バッテリー切れ、入力ミスの修正方法がわからないなどです。事前にFAQを作成しておくと対応がスムーズです。
紙の記録完全廃止は、システムに慣れてから段階的に進めます。まずは訪問記録のみデジタル化し、請求業務は従来通りという移行方法も有効です。
ステップ7｜効果測定と継続的改善(所要時間:毎月1回)
導入後は毎月、設定した目標指標を測定します。記録時間・残業時間・転記ミス件数・スタッフ満足度などをグラフ化し、可視化します。
3ヶ月後・6ヶ月後・1年後の節目で、スタッフアンケートを実施し、使いづらい機能や改善要望を収集します。
効果が出ていない場合は、運用ルールの見直しやベンダーへの機能改善要望を検討します。例えば、入力項目が多すぎる場合は必須項目を絞り込むなどです。
成功事例を社内で共有し、「ICTのおかげで早く帰れた」「利用者対応に集中できた」という具体的なメリットを実感させることで、さらなる活用促進につながります。
ICT導入で失敗しない3つのコツと注意点
コツ1｜スモールスタートで段階的に拡大する
訪問介護のICT導入でよくある失敗は、いきなり全業務を電子化しようとして現場が混乱することです。
成功している事業所の共通点は、まず訪問記録だけをデジタル化し、慣れてから請求業務や勤怠管理へ拡大していく段階的アプローチです。
最初の1ヶ月は希望者のみの任意運用とし、使いやすさを実感したスタッフから自然に広がる形が理想的です。
小規模事業所なら、サービス提供責任者1名とヘルパー3名の計4名でパイロット運用を開始し、成功体験を積んでから全体展開する方法が効果的です。
コツ2｜システムだけでなく業務フロー自体を見直す
ICTツールを導入しても、従来の業務フローをそのまま踏襲していては効果が半減します。
例えば、訪問記録を電子化したのに、サービス提供責任者が毎日プリントアウトして確認していては意味がありません。
「記録はタブレットで確認する」「承認はシステム上で完結する」など、デジタル前提の業務フローへ再設計が必要です。
会議の持ち方も、紙資料を配布する形式から、画面共有での説明へ変更するなど、組織全体のデジタルリテラシー向上が成功の鍵です。
コツ3｜ベンダー選定では導入後サポートを最重視
システムの機能や価格だけで選ぶと、導入後にトラブルが発生したときのサポート体制が不十分で後悔するケースがあります。
重視すべきは、問い合わせ窓口の対応時間(平日20時まで対応など)、訪問研修の有無、システム更新時の追加費用の有無です。
導入実績が豊富なベンダーは、訪問介護特有の課題を理解しており、「よくある困りごと」に対する解決策を既に持っています。
契約前に、既存導入事業所への見学や、利用者の口コミ確認を必ず行いましょう。1社だけで決めず、最低3社を比較することが鉄則です。
注意点1｜高齢スタッフへの配慮が定着率を左右する
70代のベテランヘルパーにとって、スマートフォン操作は大きな心理的ハードルになります。
「できない自分が情けない」と感じさせない配慮が重要で、「誰でも最初は慣れないものだ」という雰囲気作りが鍵です。
大きな文字表示、音声入力機能、シンプルな画面設計など、高齢者に優しいシステムを選ぶことも対策の一つです。
実際に86歳のヘルパーが活用している事例もあり、丁寧なサポートがあれば年齢は障壁になりません。
注意点2｜情報セキュリティ対策は法人の責任
利用者の個人情報を扱う訪問介護では、情報漏洩リスクへの対策が法的義務です。
端末紛失時のリモートロック機能、通信の暗号化、定期的なパスワード変更ルールなど、技術面と運用面の両方で対策が必要です。
スタッフへの情報セキュリティ研修も年1回以上実施し、カフェでの記録入力禁止、画面の覗き見防止など、具体的な行動規範を定めましょう。
補助金申請の要件にもなっている「SECURITY ACTION」宣言は、セキュリティ対策の第一歩として取り組みやすい制度です。
注意点3｜利用者・家族への説明と同意取得を忘れずに
訪問先でタブレットやスマートフォンを使用することについて、利用者や家族へ事前説明と同意取得が必要です。
「何のために使うのか」「個人情報はどう守られるのか」「写真撮影の目的は何か」を丁寧に説明します。
拒否される場合は、紙の記録を併用するなど柔軟な対応も準備しておきましょう。実際には説明すれば理解を得られるケースがほとんどです。
契約書に「ICTを活用したサービス提供」の項目を追加しておくと、後々のトラブル防止になります。
よくある質問(FAQ)
Q1: ICT導入にかかる費用の目安はどれくらいですか？
A: 小規模事業所(職員10名以下)の場合、初期費用約30万円、月額費用1〜3万円が相場です。補助金活用で自己負担を3分の1程度に抑えられます。端末はレンタルと購入が選べ、レンタルなら月額1,000円/台程度です。
Q2: スマートフォンが苦手なスタッフでも使いこなせますか？
A: 多くのシステムは直感的な操作設計がされており、基本的な文字入力ができれば使用可能です。音声入力や定型文機能で入力の負担を軽減できます。導入事例では60代〜80代のスタッフも活用しています。
Q3: 導入から効果が出るまでどれくらいかかりますか？
A: 一般的に導入3ヶ月で業務時間削減効果が実感でき、6ヶ月で投資回収の見込みが立ちます。ただし、スタッフの習熟度や事業所の規模により差があります。早期に効果を出すには、丁寧な研修と継続的なフォローが重要です。
Q4: 既に使っている請求ソフトとの連携は可能ですか？
A: 主要な請求ソフトとのデータ連携機能を持つシステムが多数あります。選定時に「○○(既存ソフト名)との連携実績はあるか」を必ず確認しましょう。連携できない場合も、CSVファイル経由でのデータ移行が可能なケースがほとんどです。
Q5: 訪問先でインターネットに接続できない場合はどうなりますか？
A: 多くのシステムはオフライン入力に対応しており、ネット環境がなくても記録可能です。事業所に戻ってWi-Fi接続すると自動的にデータが同期されます。ただし、リアルタイム共有が必要な緊急情報は、電話連絡を併用するなどの運用ルールが必要です。
まとめ｜訪問介護のICT導入で未来の事業所を作る
訪問介護におけるICT導入は、記録時間67%削減・残業月15時間減少・情報共有の即時化という明確な効果をもたらします。
重要なのは、①現状課題の可視化と明確な目標設定、②スタッフを巻き込んだ推進体制の構築、③段階的導入と継続的改善の3点です。
補助金を活用すれば、自己負担を大幅に抑えながら最新システムを導入でき、特定事業所加算などの収益向上も同時に実現できます。
次のアクションとして、まず今週中に現状の記録業務にかかる時間を測定し、最低3社のICTベンダーから資料請求を行いましょう。
2026年以降の介護報酬改定では、ICT活用が加算取得の前提条件となる流れが加速しています。今すぐ動き出すことが、競合との差別化と持続可能な事業所運営の鍵となります。
あなたの事業所でも、利用者と向き合う時間を増やし、スタッフが働きやすい環境を実現するICT導入に踏み出しませんか。
