介護記録の転記作業や書類管理に追われて、利用者様との時間が取れないとお悩みではありませんか。
介護現場へのタブレット導入により、記録業務時間を平均40%削減し、転記作業をゼロにすることが可能です。
本記事では、実際に介護施設で導入支援を行った経験をもとに、失敗しないタブレット選定方法から段階的な導入手順、現場で起こりやすいトラブルと対処法まで解説します。2026年1月時点の最新補助金情報も含め、初めてICT化に取り組む事業者でも安心して進められる内容です。
この記事を読めば、あなたの施設に最適なタブレット環境を整え、職員の負担を減らしながらケアの質を高める具体的な道筋が見えてきます。
介護現場におけるタブレット導入の基礎知識
介護現場におけるタブレット導入とは、紙の介護記録をデジタル化し、現場で直接入力できる環境を整えることです。バイタルチェックや食事・排泄・入浴の記録をその場でタブレットに入力し、介護ソフトへ自動連携させます。
従来の「紙に記録→事務所で転記→介護ソフトへ入力」という三重作業が、「タブレットで一度入力」だけで完結します。厚生労働省の調査によれば、特別養護老人ホームの56.5%がタブレット端末を導入しており、そのうち75%が「導入目的を達成した」と回答しています。
政府が推進する介護DX政策により、タブレットや介護記録ソフトの導入費用が最大100万円まで補助される制度も活用できます。
タブレット導入で得られる4つのメリット
記録時間が60%短縮される
手書き記録では一人の利用者様につき10分程度かかっていた記録作業が、タブレットではチェックボックスや音声入力を活用することで4分程度に短縮されます。30名の利用者を担当する場合、1日あたり180分の削減となり、その時間を直接ケアに充てられます。
転記作業がゼロになる
紙の記録を介護ソフトへ手入力する転記作業は、月間で数十時間を消費していました。タブレット導入により、現場で入力したデータが請求業務まで自動連携するため、転記に伴う時間だけでなく入力ミスも同時に解消されます。月末の残業時間を平均20時間削減できた施設もあります。
情報共有がリアルタイムで可能
タブレットとクラウド型システムの組み合わせにより、別のフロアにいる職員や訪問先のケアマネジャーでも、最新の利用者情報をリアルタイムで確認できます。複数職員での申し送りや、夜勤から日勤への引き継ぎもスムーズになり、連携ミスによる事故リスクも低減します。
保管コストと災害リスクの削減
介護記録は5年間の保管義務があり、紙の場合は専用の保管室が必要です。デジタル化により物理的な保管スペースが不要となり、過去の記録検索も氏名や日付で瞬時に可能になります。クラウド型システムでは、万が一施設が災害に遭ってもデータは安全に保護されます。
タブレット導入を成功させる4ステップ実践手順
ステップ1：現状分析と目標設定（所要2週間・難易度★☆☆）
現在の記録業務にかかる時間を正確に測定します。記録作成・転記・ファイリング・検索それぞれの月間合計時間を記録し、どの業務を優先的に改善すべきか特定しましょう。同時に職員へのヒアリングを実施し、ITスキルのレベルを把握します。
つまずきポイント：全職員から協力を得られないことがあります。対処法は、導入によって残業が減る具体的な時間数を示し、「ケアの時間が増える」というメリットを強調することです。
ステップ2：最適なシステムと端末の選定（所要3週間・難易度★★☆）
介護記録ソフトを先に選び、そのソフトが対応するタブレット機種を選ぶ順序が重要です。ソフトによってiOSのみ対応、Android対応などの違いがあります。画面サイズは用途で決め、訪問系サービスなら7〜8インチ、施設内で複数人で画面を見るなら10インチ以上が推奨されます。
つまずきポイント：安価な中古タブレットを選ぶと、OSが古く介護ソフトが動作しないことがあります。対処法は、ソフトメーカーに動作確認済み機種リストを必ず確認することです。
ステップ3：段階的な導入と職員研修（所要4〜6週間・難易度★★★）
全職員一斉導入ではなく、まずITに慣れた職員3〜5名で1ヶ月間試験運用します。この期間に操作マニュアルを作成し、よくある質問と回答集を整備します。次に全職員向け研修を実施しますが、実機を使った演習時間を1人30分以上確保します。
つまずきポイント：研修後も紙に戻る職員が出ることがあります。対処法は、最初の1ヶ月は紙とタブレット併用を許容し、タブレット使用率が高い職員の業務効率向上を可視化して共有することです。
ステップ4：運用ルール確立と効果測定（所要2週間〜継続・難易度★★☆）
タブレットの保管場所、充電ルール、パスワード管理、紛失時の対応手順を明文化します。セキュリティ対策として、画面ロックは5分以内、パスワードは定期変更を徹底します。導入後1ヶ月・3ヶ月・6ヶ月の時点で効果を数値で確認します。
つまずきポイント：充電忘れで業務中にバッテリー切れが起こります。対処法は、終業時の充電を日次チェックリストに組み込み、予備機を1〜2台用意しておくことです。
タブレット導入で失敗しないための注意点
音声入力とカメラ機能を活用する
文字入力が苦手な職員には、音声入力機能を積極的に使ってもらいます。「利用者様が朝食を完食されました」と話すだけで記録できます。褥瘡や皮膚状態は、カメラで撮影して記録に添付することで、看護師や医師との情報共有精度が向上します。
補助金を最大限活用する
2026年1月現在、厚生労働省の「介護テクノロジー導入支援事業」では、タブレット・介護記録ソフトなどの導入費用が補助対象です。補助率は自治体により異なりますが、導入費用の2分の1から4分の3程度が補助されます。申請には導入3ヶ月前に自治体へ相談しましょう。
セキュリティ対策は徹底する
タブレット紛失時の情報漏洩リスクは紙以上に深刻です。端末には必ずパスワードロックを設定し、社外持ち出しルールを明確化します。職員にはパスワードをメモに書いて貼らない、他人に教えないといった基本ルールを繰り返し教育します。
よくある質問（FAQ）
Q1：タブレットとスマートフォン、どちらを選ぶべきですか？
A：用途によって使い分けます。訪問介護など移動が多く電話機能も必要ならスマートフォン、施設内で複数人で画面を見るならタブレットが適しています。画面の見やすさを重視するなら10インチ以上のタブレットがおすすめです。
Q2：導入費用の目安を教えてください
A：タブレット本体はレンタルで月額3,000円〜8,000円、購入なら1台10万円〜20万円程度です。介護記録ソフトは月額5,000円〜15,000円が相場ですが、補助金活用で実質負担を半分以下に抑えられます。
Q3：ITが苦手な高齢職員でも使えますか？
A：適切な研修とサポート体制があれば問題ありません。70代の職員がタブレットを日常的に使っている施設は多数あります。段階的に操作を覚えてもらい、わからない時にすぐ聞ける環境を作ることが成功の鍵です。
Q4：導入後に効果が出るまでどのくらいかかりますか？
A：導入後1〜2ヶ月は移行期間と考えてください。3ヶ月目以降から業務時間の短縮効果が明確に現れ始め、6ヶ月後には記録時間が平均40%削減される事例が多く報告されています。
まとめ
介護現場へのタブレット導入は、記録業務時間を平均40%削減し、転記作業をゼロにする効果的な手段です。成功のポイントは、現状分析で改善業務を特定し、介護ソフトに対応した適切な機種を選び、段階的導入と丁寧な職員研修を実施することです。
補助金制度を活用すれば費用負担を大幅に軽減できます。まずは自治体の介護保険担当課へ相談し、情報収集から始めましょう。タブレット導入により生まれた時間を利用者様との対話やケアの質向上に充てることで、職員の働きがいと利用者満足度の両方を高められます。
最初の一歩として、現在の記録業務にかかる時間を1週間測定し、改善の余地を確認してみてください。
