介護施設の経営者が抱える悩みの多くは「人手不足」ですが、実は現場職員が感じている課題はより具体的です。「記録に時間を取られて利用者ケアができない」「職員間のコミュニケーション不足で情報が伝わらない」「教育時間がなく新人が孤立して辞める」——これらは数値化されない「見えない課題」として、早期離職と質の低下を招いています。
しかし、課題を「見える化」し、職員発案の改善プロセスを回すことで、業務時間40%削減と離職率30%低下の同時実現が可能です。 本記事では、現場課題の具体的な抽出方法から、データを用いた改善優先順位の決定、実装・効果測定までの全プロセスを解説します。この記事を読むことで、「課題が見えない」→「改善案が出ない」→「経営判断ができない」という負のループを脱出し、現場主導の持続的改善体制を構築できます。
介護現場で見えない課題が深刻化する構造
「人手不足」という言葉の罠
介護施設では「人手不足」が経営の最大課題として語られますが、この表現は本質的な課題を隠しています。実際には、以下の３層の課題が複合的に作用しています。
第1層：構造的課題（業界全体） 少子高齢化により、介護需要は増加する一方で労働人口が減少。2025年には約32万人、2040年には約57万人の職員不足が予測されており、これは個別施設では解決不可能な課題です。
第2層：施設レベルの課題（業務効率化の遅れ） 多くの施設では、記録を紙で管理し、情報共有に時間がかかり、無駄な業務が放置されています。これは人手不足を「加速させている」課題です。介護職員の調査では、実ケア時間が40～50%、事務作業や無駄な業務が20～30%を占めており、効率化で大幅な時間創出が可能です。
第3層：現場レベルの課題（人間関係と育成） 職員間のコミュニケーション不足により、新人が孤立し、情報が伝わらず、判断ミスが発生。これが早期離職（採用3ヶ月以内が40%程度）と離職率向上（13%～15%）を招いています。
「人手不足だから採用を増やす」という対策は、第2層・第3層が解決されていない場合、「穴の開いたバケツに水を注ぐ」状況になります。
見えない課題が可視化されない理由
多くの施設では、課題が「見えない」まま経営判断がされています。理由は以下の通りです。
①時間がない 職員は日々の業務で精一杯であり、「課題は何か」を考える時間がありません。管理職も「業務の時間計測」「満足度調査」といった可視化の手間を後回しにします。
②言語化されない 現場職員が感じている不満は「忙しい」「つらい」という漠然とした感情のままで、「具体的に何が課題か」が言語化されていません。
③経営層が聞く仕組みがない 施設長が「課題は何か」と聞く場を設定していないため、現場の声が吸い上げられません。
これらにより、課題は「見えない」→「改善案が出ない」→「経営判断ができない」という負のループに陥るのです。
現場課題を見える化する5ステップ
ステップ1：業務時間の計測（期間：1～2週間）
目的 「何に時間がかかっているか」を数値で把握することが、改善優先順位の基盤です。
実施内容 職員に「業務日誌」を配布し、1日の業務を10分単位で記録させてください。例えば、「8:00-8:10：申し送り」「8:10-8:30：利用者の排泄介助」「8:30-9:00：おむつ交換」といった具合です。
記録項目は以下を参考に：
- 実ケア時間（利用者への直接介助）
- 事務作業（記録作成・計画書作成）
- 間接業務（清掃・洗濯・食事準備）
- 会議・申し送り時間
- その他
1週間のデータを集計し、「実ケア50%、事務20%、間接業務20%、会議10%」のような比率を把握します。
つまずきポイント 職員が「毎日このような記録は負担」と感じるため、「2週間限定」「簡易版」と明言することが重要です。
ステップ2：職員への課題ヒアリング（期間：2～3週間）
目的 数値では見えない「感情的な課題」「人間関係の課題」「改善アイデア」を、現場職員から引き出します。
実施内容 小グループ（3～5名）でのヒアリングを実施し、以下の質問を投げかけてください。質問は「管理職が一方的に話さず、聞く」という姿勢が重要です。
例示質問：
- 毎日の業務の中で「この時間、ムダだ」と感じることは？
- 新人や他職員とのコミュニケーションで困っていることは？
- 現在のルール・マニュアルで「使いづらい」と感じることは？
- 理想の一日の業務フローは？
- あれば改善してほしいことは？
ヒアリングは、業務改善チームのメンバー（管理職＋中堅職員＋新人職員）が担当し、記録係が意見をメモします。グループごとの意見を集約すると、「職場環境改善」「記録簡素化」「コミュニケーション活性化」といった主要課題が浮かび上がります。
ステップ3：課題の分類と優先順位付け（期間：1週間）
目的 抽出された課題を、「即座に改善できるもの」「中期的に改善するもの」「構造的課題」に分類し、実装計画を立てる基盤を作ります。
実施内容 ヒアリング結果と業務時間計測データを組み合わせ、以下のマトリクスで整理してください。
軸1：改善効果（大きい←→小さい） 「事務作業時間を20%削減できそう」なら効果大、「職員の雰囲気が改善」なら効果は定性的です。
軸2：実装難度（容易←→困難） 「申し送り方法の変更」は容易、「システム導入」は困難です。
この2軸で課題を配置し、以下の優先順位をつけます。
- 効果大・難度低（最優先：即座に実装）
- 効果大・難度中（次点：3ヶ月以内に実装）
- 効果大・難度高（中期：1年以上のロードマップ）
- 効果小・難度低（参考：余裕があれば検討）
ステップ4：改善案の具体化と試行（期間：2～4週間）
目的 「優先度1」の課題について、具体的な改善案を試行し、実装前の検証を行います。
実施内容 例えば、「申し送り会議が30分かかるが、内容の20%は既に記録にある」という課題が抽出された場合、以下を試行してください。
試行案：
- 既出情報は記録のみとし、「新規情報のみ」を5分で伝える申し送りに変更
- 緊急事項が生じた場合は、専用の連絡チャット機能を導入
- 申し送り記録を電子化し、全職員がいつでも確認可能にする
試行期間（1～2週間）を設定し、「変更前の所要時間30分→変更後15分」といった効果を計測します。同時に、「コミュニケーションの質は低下していないか」「情報漏れはないか」といった懸念点も職員から聞き取ります。
実装前の試行により、現場での「想定外の課題」（例：新人職員が記録を見ただけでは理解困難）を発見でき、改善案の精度が向上します。
ステップ5：効果測定と継続改善（期間：3ヶ月～継続）
目的 改善による効果を定量・定性的に測定し、次の改善ターゲットへの段階的な展開を確保します。
実施内容 改善実装後、以下の指標を月次で追跡してください。
定量指標：
- 業務時間削減率（目標：月5～10%削減）
- 記録作成時間の短縮（タイムシート再計測）
- 新人離職率の改善（3ヶ月以内離職者数）
定性指標：
- 職員満足度調査（「業務が効率化された」という実感）
- 利用者満足度（ケアの質向上を反映）
- 職員のストレスレベル（簡易アンケート：毎月実施）
月1回の「業務改善会議」を開催し、進捗状況を職員全体で共有します。「先月実装した申し送り改善で、平均15分の時間削減に成功」といった達成を可視化することで、職員のモチベーションが維持されます。
現場課題の主要3つと改善アプローチ
課題1：「記録業務に時間を取られ、利用者ケアが後回し」
原因 紙での記録管理、手書き→転記による二度手間、電子システムの未導入。
改善アプローチ タブレットを導入し、ケアの現場で即座に記録。音声入力機能を活用すれば、両手がふさがっていても記録可能。月10～15時間の事務作業削減が期待できます。
導入前には、「現場職員が使いやすいシステムか」を試行段階で検証することが重要です。機能が多すぎると逆に負担になります。
課題2：「職員間のコミュニケーション不足で新人が孤立」
原因 忙しさから教育時間が確保されず、新人が「何をしていいか分からない」状態に陥る。孤立感から3ヶ月以内に40%が離職。
改善アプローチ メンター制度の構築（先輩職員1名を新人に配置）、月1回のグループミーティングで「困っていることはないか」を聞く仕組み、業務マニュアルの標準化。
併せて、既存職員同士のコミュニケーションも活性化させる必要があります。インカム導入による「いつでも相談可能な環境」は、孤立感を大幅に減らします。
課題3：「夜勤の負担が大きく、翌日の仕事効率が低下」
原因 人手不足により、夜勤時に1～2名で利用者20～30名を対応。仮眠時間が短く、翌日のケア品質が低下。
改善アプローチ 見守りセンサー導入により、巡回業務を削減。利用者の動きを自動検知し、必要時のみ駆けつける体制。夜勤時の仮眠時間を2～3時間確保でき、翌日の仕事効率が向上します。
長期的には、夜勤職員の配置増加が理想ですが、短期では見守りセンサーによる「少人数での対応」が現実的です。
よくある質問（FAQ）
Q1：課題の可視化に時間がかかりませんか？
A: 初回は2～3週間要しますが、以降は月1回の軽めの追跡で足ります。「最初の投資」と考え、3ヶ月で効果が現れ始めます。職員の離職率改善と業務効率化により、採用・研修コストが減るため、長期的には十分な投資効果があります。
Q2：小規模施設（10名以下）でも、この改善プロセスは可能ですか？
A: むしろ小規模施設が有利です。職員全員を一堂に集めてヒアリングでき、意思統一が早いです。業務改善チームも「施設長＋経験者＋新人」の3名で構成でき、実装も迅速です。
Q3：改善実装後、効果が出ない場合はどうしますか？
A: 月次の定量指標で追跡し、3ヶ月後に効果が見られない場合は、改善案を見直します。重要なのは「一度決めたら変えない」ではなく、「データに基づいて柔軟に調整する」姿勢です。
Q4：職員から「改善案がない」という意見が多い場合は？
A: 多くの場合、職員は「改善案を出す立場ではない」と思い込んでいます。「あなたたちの意見が改善を作る」というメッセージを繰り返し伝え、小さな提案でも褒める姿勢が重要です。
Q5：介護記録のシステム化に予算がない場合は？
A: 政府の「介護等事業所の生産性向上推進事業」など、補助金を活用できます。また、初期段階では「紙での業務時間計測」「申し送り方法の見直し」「マニュアル標準化」など、予算ゼロの改善から始めることをお勧めします。
まとめ
介護現場の課題は、「人手不足」という一言では表現できない複合的な構造を持っています。実ケア、事務作業、人間関係、育成——これらの層で課題が重なり、早期離職と質の低下を招いています。
重要なのは、課題を「見える化」し、職員発案による改善プロセスを回すことです。本記事で紹介した5ステップ——業務時間計測→課題ヒアリング→優先順位付け→試行→効果測定——を実装することで、業務時間40%削減と同時に職員満足度の向上が期待できます。
今月から、「業務日誌の配布」と「課題ヒアリングの実施」を開始し、3ヶ月後の改善効果を目指してください。介護職員の「働きやすさ」を実現することが、利用者への高品質ケアにつながり、施設の持続的な経営を支えるのです。
