介護記録アプリで記録業務を35%削減し、利用者ケアに集中できる環境を実現
介護記録の手書きや転記作業に追われ、「利用者と向き合う時間が取れない」「毎日残業が続く」とお悩みではありませんか?
介護記録アプリとは、タブレットやスマホで介護記録を入力・共有できるデジタルツールです。導入事業所では記録時間が平均35%削減され、利用者ケアの時間を1日あたり40分確保できています。
本記事では、介護業界ICT化を支援してきた実績に基づき、記録アプリの選び方から導入手順、よくある失敗の回避策まで、すぐに使える情報をお届けします。「何から始めればいいかわからない」という方も、この記事を読めば3ステップで導入を進められます。
介護記録アプリとは|タブレット・スマホで記録を効率化するツール
定義と従来の紙記録との違い
介護記録アプリとは、タブレットやスマホを使って、利用者の介護記録をリアルタイムで入力・共有できるデジタルツールです。利用者の体調、食事、服薬、入浴などのケア内容を、現場で直接記録できます。
従来の紙記録では、現場でメモ→事務所に戻って清書→ファイリングという3段階の作業が必要でした。介護記録アプリを使えば、現場で入力したデータがクラウドに即座に保存され、スタッフ全員がリアルタイムで確認できます。
厚生労働省は2024年度予算で介護ICT導入支援に137.4億円を計上し、介護記録アプリの導入を推進しています。介護保険法により記録作成・保存が義務付けられているため、多くの事業所がデジタル化に移行しています。
3つの主要タイプ
- 介護記録特化型：記録機能に特化し、低コストで導入可能
- 訪問特化型：訪問スケジュール管理・移動記録に対応
- 介護ソフト一体型：記録・請求・シフト管理を統合
介護記録アプリで解決できる5つの業務課題
介護記録アプリの導入により、以下の業務課題が解決されます。
1. 記録時間の大幅削減|記録作業を平均35%短縮
手書き記録の転記作業がゼロになり、記録時間が35%削減されます。テンプレート機能や選択式入力により、バイタル測定や食事記録などの定型作業が数タップで完了します。
音声入力機能を使えば、長文の経過記録も話すだけで自動入力されます。導入事業所では、1日あたり40分の記録時間短縮が実現されています。
2. 情報共有のリアルタイム化|申し送り時間を60%削減
クラウド保存により、入力した記録が即座に全スタッフと共有されます。夜勤者が日勤の記録を確認したり、管理者が外出先から利用者状況を把握したりできます。
口頭やメモでの申し送りが不要になり、申し送り時間が60%削減されます。利用者の状態変化を見逃すリスクも低減します。
3. 記録ミス・漏れの防止|返戻率が50%減少
入力必須項目の設定やアラート機能により、記録漏れが防止されます。手書きの読み間違いもなくなり、データの正確性が向上します。
バイタル測定器との連携機能を使えば、測定値が自動で記録に反映され、転記ミスがゼロになります。結果として、保険者審査支払機関への請求返戻率が50%減少した事例もあります。
4. ペーパーレス化|書類管理コストを70%削減
紙の記録用紙や印刷コストが不要になります。過去の記録もクラウドに保存され、検索機能で瞬時に確認できます。
実地指導の際も、必要な書類をすぐに印刷できるため、準備時間が大幅に短縮されます。5年間の記録保存義務も、クラウドで自動対応できます。
5. スタッフの負担軽減|残業時間を月平均10時間削減
記録業務の効率化により、残業時間が月平均10時間削減されます。利用者と向き合う時間が増え、ケアの質が向上します。
PC操作が苦手なスタッフも、タブレットのタッチ操作なら抵抗なく使えます。離職防止やICT化をアピールした採用強化にもつながります。
介護記録アプリの選び方|事業所タイプ別3つの判断基準
介護記録アプリは、事業所の規模や課題に合わせて以下の3タイプから選びます。
【タイプ1】介護記録特化型|記録業務だけを効率化したい事業所向け
記録機能に特化し、低コストで導入できるタイプです。「記録業務を効率化したい」「スタッフ間の情報共有をスムーズにしたい」という事業所に最適です。
主な機能：介護記録入力、バイタル管理、写真・動画記録、家族共有
料金目安：月額880円~/名、または月額5,000円~/台
おすすめ事業所：小規模事業所、初めてのICT導入、記録のみデジタル化したい
【タイプ2】訪問特化型|訪問介護の移動・スケジュール管理も効率化したい
訪問介護に特化した機能を搭載したタイプです。訪問スケジュール管理、移動時間記録、ICタグ打刻などの訪問業務を効率化できます。
主な機能：訪問スケジュール、スマホ記録、移動時間記録、サ責への報告
料金目安：月額5,000円~/事業所、または月額24,000円~
おすすめ事業所：訪問介護、訪問看護、直行直帰を実現したい
【タイプ3】介護ソフト一体型|記録・請求・シフト管理を統合したい
介護記録・請求・シフト管理などを一元管理できる総合型です。記録データが請求に自動連動し、転記作業がゼロになります。
主な機能：介護記録、保険者審査支払機関請求、シフト管理、ケアプラン作成、実績把握体制への対応
料金目安：月額220円~/名、または月額5,000円~
おすすめ事業所：中規模以上、複数事業所運営、業務全般を効率化したい
介護記録アプリ導入の3ステップ実践ガイド|失敗しない始め方
介護記録アプリの導入は、以下の3ステップで進めます。
【STEP1】課題の明確化と予算設定(所要時間:1週間)
まず、事業所が抱える課題を具体的に洗い出します。
- 記録時間が長すぎて残業が続いている
- 申し送りで情報伝達ミスが発生している
- 請求業務の返戻が多い
- 紙の書類管理に手間がかかっている
課題を優先順位付けし、「記録だけを効率化したい」「請求まで統合したい」など、必要な機能を決めます。その上で、月額予算と初期費用の上限を設定します。
厚生労働省のICT導入支援事業を活用すれば、最大450万円(事業所数×100万円)の補助金が受けられます。都道府県によって申請条件が異なるため、事前に確認しましょう。
【STEP2】資料請求と比較(所要時間:2週間)
「介護記録アプリ」「介護ソフト おすすめ」などで検索し、3~5社の資料を請求します。比較ポイントは以下の通りです。
- 機能：必要な機能が揃っているか(記録、請求、シフト管理など)
- 料金：月額料金、初期費用、端末台数制限、契約期間
- 操作性：PC操作が苦手なスタッフでも使いやすいか
- サポート：導入時の研修、電話・メールサポートの有無
- 実績：同業種の導入事例、利用者数
資料請求時に「無料デモ」「無料トライアル」の有無も確認し、実際に操作して使いやすさを確認しましょう。
【STEP3】無料トライアルと段階的導入(所要時間:1ヶ月)
無料トライアル期間(通常1~3ヶ月)を活用し、一部のスタッフで試験運用します。
- 小規模スタート：ITに慣れたスタッフ2~3名で1週間試用
- フィードバック収集：使いにくい点、改善希望を記録
- 段階的拡大：問題なければ全スタッフに展開
- 研修実施：ベンダーの研修サービスを活用し、操作方法を共有
つまずきポイント：「いきなり全員で使い始めて混乱した」という失敗を避けるため、必ず小規模スタートで慣れてから拡大しましょう。
介護記録アプリ導入成功の3つのコツと注意点
【成功のコツ1】現場スタッフを巻き込む
導入前に現場スタッフの意見を聞き、「使いたい」と思えるアプリを選びます。管理者だけで決めると、「使いにくい」と不満が出て定着しません。
デモ体験会を開き、複数のアプリを比較してもらうことで、スタッフの納得感が高まります。
【成功のコツ2】ベンダーサポートを最大限活用する
導入初期は、ベンダーの研修サービスや電話サポートをフル活用します。操作に慣れるまでの1〜2ヶ月が最も重要です。
「導入したけど使われない」という失敗を防ぐため、定期的にベンダーに相談し、運用改善を進めましょう。
【注意点】低価格だけで選ばない
「月額料金が安い」だけで選ぶと、必要な機能が不足していたり、サポートが薄かったりします。5年間の総コスト(月額×60ヶ月+初期費用)で比較しましょう。
また、契約期間の縛りや解約時の違約金も確認し、トラブルを避けます。
よくある質問(FAQ)
Q1: 無料で使える介護記録アプリはありますか？
無料プランは機能が限定されます。一部のアプリには無料プランがあり、記録機能のみや最大数ヶ月のトライアル期間を提供しています。業務効率化を目的とする場合は、有料プランの導入をおすすめします。
Q2: PC操作が苦手なスタッフでも使えますか？
タブレットのタッチ操作なら、PC操作が苦手なスタッフでも使えます。音声入力機能を使えば、話すだけで記録が完成します。導入時の研修でサポートを受けられるため、安心してください。
Q3: 紙の記録と併用できますか？
併用期間を設けることは可能ですが、早期に完全移行することをおすすめします。併用すると二重入力の手間が発生し、効率化のメリットが薄れます。1~2ヶ月の移行期間で完全デジタル化を目指しましょう。
Q4: 導入にどれくらいの費用がかかりますか？
小規模事業所なら月額5,000円〜、中規模以上なら月額2万円~が目安です。初期費用は0円〜5万円程度。厚労省の補助金(最大450万円)を活用すれば、実質負担を大幅に抑えられます。
Q5: 利用者家族と記録を共有できますか？
家族共有機能を持つアプリなら、利用者の日々の様子を家族に共有できます。家族連携機能を搭載したアプリを選びましょう。信頼関係の構築にも役立ちます。
まとめ|介護記録アプリで記録業務を効率化し、利用者ケアに集中しよう
介護記録アプリは、記録時間35%削減、申し送り時間60%削減、残業時間月10時間削減を実現するデジタルツールです。
導入の3ステップは以下の通りです。
- 課題と予算を明確化し、必要な機能を決める
- 3~5社の資料を比較し、無料デモで操作性を確認
- 無料トライアルで小規模スタート→段階的に全スタッフへ展開
まずは3社の資料請求から始めましょう。無料トライアルを活用すれば、リスクゼロでアプリの使いやすさを確認できます。記録業務の効率化により、利用者と向き合う時間を増やし、ケアの質を高めることができます。
