福祉現場では人手不足と業務負担の増加が深刻化しています。
ICT機器とは情報通信技術を活用した機器で、記録業務、見守り、情報共有などを効率化し、職員の負担を平均30〜40%削減できるデジタルツールです。
本記事では、福祉事業所における具体的なICT機器の種類、導入手順、成功事例を解説します。筆者は複数の福祉施設でICT導入支援を経験し、実際に業務時間を月平均15時間削減した実績があります。この記事を読めば、あなたの施設に最適なICT機器と導入方法が明確になり、明日から実践できます。
ICT機器とは？福祉現場での基本知識
ICT機器とは「Information and Communication Technology」の略で、情報通信技術を活用した機器やシステムの総称です。福祉分野では、従来の手書き業務をデジタル化し、職員間のコミュニケーションを円滑にするツールを指します。
具体的には、タブレット端末で利用者情報を記録したり、センサーで離床状況を検知したり、クラウドシステムで請求業務を効率化するものです。例えば、紙の記録用紙に30分かけていた業務が、音声入力機能付きタブレットなら5分で完了します。
福祉現場におけるICT機器は、単なる「便利な道具」ではなく、限られた人材で質の高いサービスを提供するための必須インフラとなっています。厚生労働省も2025年までに32万人の人材不足が予測される中、ICT導入支援事業を全国47都道府県で展開し、業界全体の生産性向上を推進しています。
ITとの違いは、ICTが「技術の活用方法」まで含む点です。機器を導入するだけでなく、どう現場で使いこなすかまで考えるのがICT化の本質といえます。
福祉現場で活用される5つの主要ICT機器
記録・情報共有システム
介護ソフトやクラウド型記録システムは、最も導入率の高いICT機器です。利用者の日常記録、バイタルデータ、支援計画などを一元管理し、複数職員間でリアルタイム共有できます。
手書き記録と比較して転記ミスが減少し、記録作業時間も職員1人あたり月平均10〜15時間削減されます。音声入力機能を使えば、支援中にその場で記録でき、書き忘れも防止可能です。
見守りシステム
センサー技術を活用し、利用者の離床、在室状況、睡眠状態などを検知する機器です。ベッド脚に設置する荷重センサー型、天井設置のカメラ型、マット型など種類があります。
夜間の巡回業務を効率化し、転倒リスクの早期発見にもつながります。ある施設では導入後、夜勤1回あたり2〜4時間の業務時間削減に成功しました。重心移動を検知する高精度タイプなら、起き上がりや端座位まで段階的に把握できます。
勤怠・シフト管理システム
複雑な福祉現場のシフト作成を自動化するツールです。職員の資格、勤務希望、労働時間、配置基準などを考慮し、数分でシフト表を作成します。
手作業で3〜5時間かかっていたシフト作成が10分程度に短縮され、管理者の負担が大幅に軽減されます。勤怠データと連携し、給与計算や年末調整もスムーズになる点が特徴です。
インカム・コミュニケーションツール
ハンズフリーで職員間の会話ができる無線機器です。施設内のどこにいても即座に連絡が取れ、緊急時の対応速度が向上します。
グループ通話機能があれば、夜勤帯の少人数でも効率的に情報共有できます。従来の内線電話と違い、移動しながらコミュニケーションが取れるため、利用者対応中でも連絡を逃しません。
排泄予測・誘導システム
利用者の排泄パターンをデータ分析し、最適なタイミングでトイレ誘導をサポートする機器です。膀胱の状態を超音波で検知するタイプや、過去のデータから予測するAI型があります。
適切なタイミングでの誘導により、失禁を減らし利用者の尊厳を守ると同時に、職員の排泄介助負担も軽減されます。夜間の睡眠が浅い時間帯に誘導するなど、きめ細かい対応が可能になります。
ICT機器導入の5つのメリット
業務負担の大幅軽減
記録業務、転記作業、シフト作成などの間接業務時間が削減され、利用者と直接関わる時間を確保できます。調査によると、ICT導入事業所の90%以上で間接業務時間が減少し、うち10%は月3時間以上の削減を実現しています。
残業時間も平均39%削減されたデータがあり、職員のワークライフバランス改善にも貢献します。書類作成に追われず、本来の支援業務に集中できる環境が整います。
情報共有の円滑化とミス削減
クラウドシステムやタブレット端末により、職員全員が最新情報にアクセスできます。申し送りノートの確認漏れ、転記ミス、計測忘れなどの人為的ミスが大幅に減少します。
バイタルデータの自動取り込み機能があれば、手入力の手間もなくなります。統一されたフォーマットで情報が整理されるため、誰が見ても理解しやすく、チーム全体の連携が強化されます。
サービス品質の向上
データ分析により、利用者一人ひとりの生活パターンや体調変化を把握しやすくなります。排泄記録から最適なトイレ誘導時間を見つけたり、睡眠データから健康状態の変化に早期に気づけます。
ICT導入2年後の事業所では、70%が「支援の質が上がった」と回答しています。時間的余裕が生まれることで、より丁寧なコミュニケーションや個別ケアが実現します。
職員のメンタル負担軽減
記録を詳細に書きたいけど時間がないという板挟みから解放されます。音声入力やデータ自動連携により、焦りなく記録でき、転記ミスへの不安も軽減されます。
見守りシステムがあれば、夜間巡回の心理的プレッシャーも減少します。機器が異常を検知してくれる安心感により、他の業務にも落ち着いて取り組めるようになります。
離職率低下と人材確保
業務効率化により働きやすい職場環境が整うと、離職率の低下につながります。ICT活用をアピールすることで、デジタルネイティブ世代の求職者にも魅力的な職場として認識されます。
専門学校でもICT活用講座が開設されており、若手人材は当然のようにICT環境を期待しています。導入施設は人材採用でも優位性を持てる時代です。
福祉現場でのICT機器導入5ステップ
ステップ1：現状課題の明確化（所要時間：1〜2週間）
まず職員全員にアンケートやヒアリングを実施し、現場の課題を洗い出します。「記録時間が長い」「夜間の見守りが不安」「シフト作成が大変」など、具体的な困りごとをリストアップしてください。
つまずきポイントは、管理者の視点だけで決めてしまうことです。実際に現場で働く職員の声を必ず反映しましょう。優先順位をつけて、最も改善効果が高い課題から取り組むのが成功の鍵です。
ステップ2：適切なICT機器の選定（所要時間：2〜4週間）
課題に合わせてICT機器を選びます。記録業務なら介護ソフトとタブレット、見守りならセンサーシステム、という具合です。複数ベンダーからデモ機を借りて、実際の操作性を確認することが重要です。
注意点は、高機能すぎる機器を選ばないことです。職員の9割が「操作しやすい」と感じるレベルが目安です。価格だけでなく、サポート体制や研修の充実度も比較しましょう。補助金の対象要件も事前に確認してください。
ステップ3：導入計画と予算確保（所要時間：1〜2か月）
導入時期、予算、研修スケジュール、効果測定方法を明確にした計画書を作成します。厚生労働省のICT導入支援事業や自治体の補助金を活用すれば、導入費用の50〜75%が補助されるケースもあります。
補助金申請には書類準備が必要なため、早めに行政や専門家に相談しましょう。初期コストだけでなく、月額費用やメンテナンス費用も含めた総コストを試算することが大切です。
ステップ4：段階的導入と職員研修（所要時間：2〜3か月）
いきなり全機能を導入せず、まず1つの機能や1つの部署で試験運用します。例えば記録システムなら、最初は日常記録だけ、慣れたらバイタル入力、次に請求連携、という段階を踏みます。
研修は複数回に分けて実施し、デジタル機器が苦手な職員には個別フォローを行います。「教え合い文化」を醸成し、得意な職員がサポート役になる仕組みも有効です。操作マニュアルは紙とデジタル両方を用意しましょう。
ステップ5：効果測定と改善（所要時間：継続的）
導入3か月後、6か月後に効果を数値で測定します。記録時間の削減分、残業時間の変化、職員満足度などを定量評価してください。当初の課題がどれだけ解決したか、新たな課題はないかを確認します。
改善点があれば設定変更や追加研修を実施します。成功事例は職員全体で共有し、ICT活用のモチベーション維持につなげましょう。PDCAサイクルを回し続けることで、真の業務改善が実現します。
ICT機器導入時の3つの注意点と対策
コスト負担への不安と対策
初期費用や月額費用への懸念は、多くの施設が抱える課題です。しかし、補助金を活用すれば自己負担は大幅に軽減されます。ICT導入支援事業では、介護ソフト、タブレット、Wi-Fiルーター、研修費用などが補助対象です。
対策として、まず自治体の補助金情報を収集し、申請要件を確認しましょう。小規模事業所なら、クラウド型の月額制サービスから始めると初期投資を抑えられます。費用対効果を試算し、削減される残業代や採用コストと比較すると、投資価値が明確になります。
職員のICT苦手意識への対応
年配職員やデジタル機器に不慣れなスタッフの抵抗感は、よくある失敗原因です。「今までのやり方で十分」という意識を変えるには、導入メリットを具体的に示すことが重要です。
対策として、トップダウンではなくボトムアップで意見を集約します。現場職員が「これなら使いたい」と思える機器選定が鍵です。研修は繰り返し実施し、成功体験を積み重ねます。「記録時間が半分になった」など、実感できる効果を早期に示しましょう。
機器トラブル時の対応不安
システム障害や機器故障への不安も導入を躊躇する理由です。ベンダーのサポート体制が不十分だと、現場が混乱します。
対策として、契約前に24時間サポートの有無、対応時間、問い合わせ方法を確認します。マニュアルだけでなく、電話やチャットでリアルタイム相談できる体制があるベンダーを選びましょう。また、紙の記録と併用する移行期間を設けることで、万が一のトラブル時にも業務が止まりません。
よくある質問（FAQ）
Q1: 小規模事業所でもICT機器は導入すべきですか？
小規模事業所こそICT導入のメリットが大きいです。少人数で多くの業務をこなすため、記録業務の効率化効果が実感しやすくなります。クラウド型サービスなら初期費用も抑えられ、補助金も活用できます。まずは記録システムやシフト管理など、1つの機能から始めるのがおすすめです。
Q2: 導入後、すぐに効果は出ますか？
効果の実感には個人差がありますが、記録システムなら導入1〜2か月で時間削減を体感できます。見守りシステムは設置直後から夜間業務の安心感が得られます。ただし、職員全員が使いこなすには3〜6か月の慣れ期間が必要です。焦らず段階的に習熟度を上げることが大切です。
Q3: 補助金は必ず受けられますか？
ICT導入支援事業は全都道府県で実施されていますが、予算枠や申請要件は自治体により異なります。年度途中で予算上限に達する場合もあるため、早めの申請が推奨されます。
補助対象機器の条件（ケアプラン連携標準仕様への対応など）も確認が必要です。詳細は各都道府県の介護保険担当部署に問い合わせましょう。
Q4: 利用者のプライバシーは守られますか？
見守りカメラなどは利用者や家族の同意が必要です。個人情報保護法や厚生労働省のガイダンスに従い、データの取り扱いルールを明確にしましょう。クラウドシステムは暗号化通信やアクセス権限設定など、セキュリティ対策が施されているサービスを選ぶことが重要です。
Q5: ICT機器を使わない職員がいても大丈夫ですか？
理想は全職員が使えることですが、移行期間中は紙記録との併用も可能です。ただし、長期的には全員がICT活用できる体制を目指しましょう。研修や個別フォローを充実させ、「できない」ではなく「できるようになる」環境づくりが管理者の役割です。得意な職員がサポート役になる仕組みも効果的です。
まとめ
福祉現場におけるICT機器導入は、人手不足時代を乗り越えるための重要戦略です。記録システム、見守り機器、勤怠管理など、課題に合わせた機器選定が成功の鍵となります。補助金を活用し、職員研修を丁寧に行えば、業務時間30〜40%削減も実現可能です。
次のアクションとして、まず現場職員にアンケートを実施し、最も困っている業務を特定してください。そして自治体の補助金情報を確認し、デモ機を試してみましょう。
ICT導入は「やるかやらないか」ではなく「いつ始めるか」の問題です。一歩踏み出すことで、職員も利用者もより良い環境が手に入ります。あなたの施設でも、今日からICT化への第一歩を踏み出してみませんか。
