介護勤怠管理とは？4ステップで失敗しない導入完全ガイド

介護勤怠管理システムで複雑なシフト管理を効率化
1. 介護勤怠管理の基礎知識
1. 1-1. 介護勤怠管理とは?
2. 1-2. 従来の管理方法との違い
2. 介護勤怠管理システム導入の4つのメリット
3. 【実践】4ステップで選ぶ勤怠管理システム
4. よくある失敗3パターンと対策
5. よくある質問(FAQ)
まとめ

介護勤怠管理システムで複雑なシフト管理を効率化

介護事業所の勤怠管理で「シフト作成に毎週5時間かかる」「ヘルパーの直行直帰で打刻が曖昧」といった悩みを抱えていませんか?

介護勤怠管理システムとは、訪問介護や施設介護の複雑な勤務形態に対応し、GPS打刻やシフト自動作成で管理業務を効率化するツールです。

本記事では、10年以上の介護事業所運営経験をもとに、失敗しない選び方を4ステップで解説します。実際に導入した事業所では、シフト作成時間が週5時間から1時間に短縮され、給与計算ミスもゼロになりました。

小規模事業所でも実践できる具体的な手順と、よくある失敗3パターンの回避策をお伝えします。

1. 介護勤怠管理の基礎知識

1-1. 介護勤怠管理とは?

介護勤怠管理とは、介護職員の出退勤・休憩時間・勤務シフトを記録・集計し、給与計算や労務管理に活用する業務です。

一般企業と異なり、介護業界では以下の特有の課題があります:
　・変則的な勤務形態：早番・遅番・夜勤・宿直など複数シフト
　・複数拠点での勤務：訪問介護のヘルパーは利用者宅を巡回
　・直行直帰：事業所を経由せず自宅から直接訪問先へ
　・人員配置基準の遵守：介護保険法で定められた職員配置を常時満たす必要

これらの複雑性から、従来の紙の出勤簿やExcelでは管理の限界が生じています。

1-2. 従来の管理方法との違い

管理方法	紙・Excel	勤怠管理システム
シフト作成	手作業で毎週3〜5時間	自動作成で30分〜1時間
打刻方法	事業所のタイムカード	スマホ・GPS・QRコード
給与計算	手入力でミス発生	自動連携でミスゼロ
法改正対応	手動で様式変更	自動アップデート
複数拠点管理	各拠点で個別集計	クラウドで一元管理

特に訪問介護では、ヘルパーが利用者宅でスマホから直接打刻できるため、打刻忘れや不正打刻のリスクを大幅に削減できます。

2. 介護勤怠管理システム導入の4つのメリット

2-1. シフト作成時間を週5時間から1時間に短縮

従来は職員の希望休や資格・配置基準を考慮しながら手作業でシフトを組んでいましたが、システムでは以下が自動化されます:
　・人員配置基準の自動チェック(不足時にアラート)
　・職員の希望休・連勤制限の自動反映
　・過去のシフトパターンからAI提案

実例：
定員29名のデイサービスでは、シフト作成時間が週5時間→1時間に短縮され、管理者の残業が月20時間削減されました。

2-2. GPS打刻で不正打刻リスクを80%低減

訪問介護の直行直帰では、紙の出勤簿だと「実際の訪問時間」と「記録上の時間」にズレが生じがちです。

GPS打刻機能では:
　・利用者宅の位置情報と打刻位置を自動照合
　・打刻時刻と訪問予定時刻の乖離を検知
　・打刻忘れ時に職員へ自動リマインド

実例：
訪問介護ステーション(ヘルパー15名)では、GPS打刻導入後、打刻ミス・忘れが月平均25件→5件に減少しました。

2-3. 給与計算ミスをゼロ化し、処理時間を50%削減

勤怠データを給与ソフトに手入力すると、転記ミスや計算ミスが発生します。
システム連携により:
　・勤怠データが自動で給与ソフトに反映
　・深夜割増・休日手当の自動計算
　・処遇改善加算の配分計算を自動化

実例：
特別養護老人ホーム(職員50名)では、給与計算時間が月15時間→7時間に短縮され、過去1年間で計算ミスがゼロになりました。

2-4. 処遇改善加算の要件対応を効率化

処遇改善加算の算定には、職員ごとの勤務実績や資格情報の正確な記録が必須です。

システムでは:
　・職員の勤務時間・資格・配置を自動集計
　・行政提出用の実績報告書を自動作成
　・実績把握体制への対応

これにより、加算算定の根拠資料作成が月5時間→1時間に短縮されます。

3. 【実践】4ステップで選ぶ勤怠管理システム

ステップ1: 自事業所の要件を整理する(所要時間:1〜2時間)

まず、以下の3項目を明確にします:

A. 事業所の基本情報
　・職員数(常勤・非常勤の内訳)
　・拠点数(本部・支所・サテライト)
　・運営サービス(訪問介護・デイ・施設など)

B. 必須機能チェックリスト
　・□ GPS打刻(訪問介護で直行直帰あり)
　・□ シフト自動作成(人員配置基準対応)
　・□ 給与ソフト連携(使用中の給与ソフト名: )
　・□ 複数拠点管理(クラウドで一元管理)
　・□ スマホ・タブレット対応(職員の高齢化対応)
　・□ 既存の介護ソフトとの連携(使用中のソフト名: )

C. 予算感の設定
　・初期費用: 0円〜10万円(クラウド型は0円が多い)
　・月額費用: 拠点単位(5,000円〜)or 人数単位(300円〜/人)
　・5年間の総コスト: 月額×60ヶ月+初期費用+オプション

重要：
「月額300円/人」でも、職員50名なら月15,000円×60ヶ月=90万円。総コストで比較しましょう。

ステップ2: 介護特化型 vs 汎用型を判断する(所要時間:30分)

判断基準	介護特化型を選ぶ	汎用型を選ぶ
事業所規模	職員10名以下の小規模	職員30名以上の中〜大規模
勤務形態	訪問介護中心(直行直帰多)	施設介護中心(固定シフト)
既存システム	介護ソフトとの連携必須	給与ソフトのみ連携
カスタマイズ	不要(標準機能で十分)	必要(独自ルール多)
サポート	介護業界の知識が必要	一般的なサポートで可

判断のコツ：
訪問介護メインで職員20名以下なら介護特化型、施設介護で職員30名以上なら汎用型が費用対効果が高い傾向です。

ステップ3: 無料トライアルで実際に使う(所要期間:2週間〜1ヶ月)

カタログやデモだけでは分からない実用性を確認します。

チェックポイント:

A. 操作性
　・管理者: シフト作成が5分以内に完了するか
　・職員: スマホ打刻が3タップ以内で完了するか
　・高齢職員でも迷わず操作できるか

B. 既存システムとの連携
　・給与ソフトへのデータエクスポート形式(CSV等)
　・介護ソフトとの連携可否
　・データの二重入力が発生しないか

C. サポート体制　
　・電話・メール・チャットの対応時間(土日対応の有無)
　・介護業界特有の質問に答えられるか
　・導入時の訪問研修の有無

トライアル中の実践手順:
　1.実際の1週間分のシフトをシステムで作成
　2.職員5名にスマホ打刻を試してもらう
　3.集計データを給与ソフトに取り込んでみる

ステップ4: 導入後の運用体制を決める(所要時間:1時間)

システムを導入しても、職員が使いこなせなければ意味がありません。

A. 担当者の役割分担
　・システム管理者(1名): マスタ設定、トラブル対応
　・シフト作成担当(1〜2名): 日々のシフト調整
　・各職員: 自身の打刻・勤怠申請

B. 職員研修の実施
　・導入前研修(1時間): 全職員対象、スマホ操作デモ
　・個別フォロー(適宜): 高齢職員・スマホ不慣れな職員向け
　・マニュアル配布: A4×1枚の簡単な操作手順書

C. 移行期間の設定
　・並行運用期間(1〜2ヶ月): 紙とシステムを併用
　・完全移行: 並行期間中にトラブルがなければ完全移行

ポイント：「いきなり全面切替」ではなく、段階的導入で職員の不安を軽減しましょう。

4. よくある失敗3パターンと対策

失敗例1: 職員がシステムを使いこなせず、結局紙に戻った

原因:
　・スマホ操作に不慣れな高齢職員が多い
　・研修が不十分で操作方法が分からない
　・画面が複雑で直感的に使えない

対策:
　✅ シンプルなUIのシステムを選ぶ：ボタンが大きく、手順が3ステップ以内
　✅ 導入前に実機研修を実施：職員全員が実際に操作する時間を設ける
　✅ 個別サポート体制を作る：システム担当者が巡回してフォロー
　✅ 段階的導入：まず管理者のみ→次に常勤職員→最後に全職員

実例：
ある訪問介護事業所では、60代のヘルパーが多く、導入当初は「スマホが苦手」と抵抗がありました。しかし、1対1の個別研修(15分×全員)と、A4×1枚の図解マニュアルで、1ヶ月後には全員が自力で打刻できるようになりました。

失敗例2: 既存の介護ソフトと連携できず、二重入力が発生

原因:
　・勤怠システムと介護ソフトが連携不可
　・データ形式が異なり、手動でのCSV加工が必要
　・シフト情報を両システムに別々に入力

対策:
✅ 事前に連携可否を確認：
ベンダーに使用中の介護ソフト名を伝え、API連携orCSV連携の可否を確認
✅ 連携不可ならCSVエクスポート機能を確認：
給与ソフト・介護ソフトが取り込める形式でエクスポートできるか
✅ トライアル期間中に実際に連携テスト：
デモ環境で一連の流れを試す

チェック項目:
　・□ 勤怠データを介護ソフトに取り込めるか
　・□ シフトデータを双方向で同期できるか
　・□ 人員配置基準の計算結果を共有できるか

失敗例3: 想定以上にコストがかかり、予算オーバー

原因:
　・「月額300円/人」の安さに惹かれて契約したが、拠点が増えてID数が膨らんだ
　・必須機能がオプション扱いで、追加費用が発生
　・契約期間の縛り(最低1年)があり、途中解約で違約金

対策:
✅ 5年間の総コストを試算：月額×60ヶ月+初期費用+オプション料金+拠点増加の想定
✅ 料金体系を確認：拠点単位課金 or ID数課金、どちらが有利か
✅ 契約条件を確認：最低利用期間、解約時の違約金、途中プラン変更の可否
✅ オプション機能の明細：GPS打刻、給与連携、介護ソフト連携が標準か有料か

コスト比較の例(職員20名、拠点2箇所、5年間):

料金体系	初期費用	月額	5年総額
ID課金(300円/人)	0円	6,000円	36万円
拠点課金(7,500円/拠点)	5万円	15,000円	95万円

この例では、拠点が少なく職員が多い場合はID課金が有利、拠点が多い場合は拠点課金が有利になります。

5. よくある質問(FAQ)

Q1. 小規模事業所(職員10名以下)でも導入できますか?
A. 可能です。むしろ小規模事業所こそ、管理者の負担軽減効果が大きいです。
　・月額5,000円〜の拠点単位課金なら、職員数が少なくても定額
　・クラウド型なら初期費用0円で、サーバー設置も不要
　・スマホ打刻なら、高額な打刻機器の購入も不要

実際、職員5名の訪問介護事業所でも、月額7,500円のシステムで「シフト作成時間が週3時間→30分」に短縮された事例があります。

Q2. GPS打刻は訪問介護で実際に使えますか?精度は?
A. 実用レベルです。スマホのGPS機能を使い、誤差は10〜30m程度です。

メリット:
　・利用者宅の住所を事前登録し、その半径50m以内なら打刻可能
　・打刻位置と予定地が離れている場合は管理者にアラート
　・打刻忘れ時に職員にプッシュ通知

注意点:
　・地下や建物内ではGPS精度が落ちる→QRコード打刻も併用
　・通信環境が悪い地域では打刻が遅延→オフライン打刻機能を確認

実例：
訪問介護ステーションでは、GPS打刻導入後、「実際は訪問していない」などの不正が防止され、
利用者家族からの信頼も向上しました。

Q3. 既存の給与ソフト(例:弥生給与、freee給与)と連携できますか?
A. 多くのシステムがCSV連携に対応しています。

連携方法:
　・API連携(自動)：一部システムが対応
　・CSVエクスポート(半自動)：勤怠データをCSV形式でダウンロード→給与ソフトに取り込み

確認ポイント:
　・CSVの項目(職員ID、出勤日数、労働時間、残業時間など)が給与ソフトと一致するか
　・エクスポート→インポートの手順が月1回5分以内で完結するか

重要：
トライアル期間中にテスト必須：実際の勤怠データを給与ソフトに取り込み、給与計算まで試してください。

Q4. 導入にどれくらい期間がかかりますか?
A. 最短2週間、平均1〜2ヶ月です。

導入スケジュール例(職員20名の場合):

期間	作業内容	所要時間
1週目	システム選定・申込	5時間
2週目	初期設定(職員登録、シフトパターン設定)	3時間
3週目	職員研修・テスト運用	全職員×15分
4週目〜	並行運用(紙とシステム併用)	1〜2ヶ月
3ヶ月目	完全移行	–