介護現場の人手不足や業務負担に悩んでいませんか。ICTを介護に導入すると、記録業務の時間短縮、情報共有の効率化、職員の負担軽減が実現できます。実際に導入した事業所の9割以上で間接業務時間が削減され、ケアの質も向上しています。
本記事では、介護現場で3年以上ICT運用に携わった経験から、具体的なメリットと段階的な導入手順を解説します。補助金活用や失敗を防ぐコツも紹介しますので、ICT導入を検討する施設担当者の方は参考にしてください。初期投資の不安を解消し、現場に定着させる実践的な方法が分かります。
ICT導入による介護現場の5つのメリット
メリット1：間接業務時間の大幅削減
介護現場では記録作成や情報管理など、利用者と直接接しない間接業務に多くの時間を費やしています。ICTを活用すれば、タブレットやスマートフォンから直接記録を入力でき、手書きメモを後で清書する二度手間が不要になります。
厚生労働省の調査データによると、ICT導入事業所の93%で間接業務時間が減少しました。職員1人あたり月平均で1時間以上の削減に成功した施設が多く、約1割の施設では3時間以上の削減を達成しています。削減できた時間は直接ケアや職員の休息に充てられ、サービス品質の向上につながっています。
プルダウン形式や選択式の入力システムにより、記入漏れも防止できます。記録用紙のある場所まで移動する必要がなく、その場で即座に入力できるため、忘れずに正確な記録が残せるメリットがあります。
メリット2：リアルタイムな情報共有と連携強化
介護では職員や医療職など多職種が一人の利用者に関わるため、正確でタイムリーな情報共有が欠かせません。従来の申し送りノートや口頭伝達では、情報の伝達漏れや誤解が生じやすい問題がありました。
ICTシステムを導入すると、スマートフォンやタブレットがあれば必要なときに最新情報へアクセスできます。夜勤明けの職員が帰宅後でも緊急時の状況を確認でき、迅速な対応が可能になります。言葉で説明しづらい皮膚の状態や傷の様子は、内蔵カメラで撮影した画像を添付すれば一目で理解できます。
外部の医療機関や他施設との連携もスムーズになり、ケアプランの共有や相談がオンラインで完結します。介護専門用語に慣れていない新入職員や外国人スタッフとも、視覚的な情報を活用して正確なコミュニケーションが取れるようになります。
メリット3：職員の負担軽減と離職率低下
人手不足が深刻な介護業界では、職員一人ひとりの負担が増大し、離職率の高さが課題となっています。ICT導入による業務効率化は、職員の働きやすさを大きく改善します。
記録業務や情報共有にかかる時間が減れば、残業時間の削減が実現できます。実際の導入事例では、月20時間以上あった残業が半分以下になった施設も報告されています。心身の負担が軽くなることで、職員の定着率が向上し、採用コストの削減にもつながります。
シフト管理や勤怠管理もシステム化できるため、管理者の事務負担も軽減されます。年末調整や給与計算の手間が省け、職員それぞれの勤務状況が可視化されることで、公平な勤務配分が可能になります。
メリット4：ケアの質向上とエビデンスに基づく支援
ICTで記録したデータを蓄積・分析することで、利用者一人ひとりに最適なケアプランを作成できます。職員の勘や経験だけに頼らず、科学的根拠に基づいた介護サービスの提供が可能になります。
バイタルデータや食事量、排泄記録などをグラフ化すれば、体調の変化や傾向を早期に発見できます。転倒リスクの高い時間帯や場所を分析し、見守りシステムと連携させることで、事故防止の精度が高まります。
家族への説明資料としても活用でき、数値やグラフで示すことで納得度が向上します。利用者の状態変化を視覚的に共有できるため、ケアカンファレンスでの議論も具体的になり、チーム全体のケア方針が統一されます。
メリット5：災害時や緊急時の迅速な対応
災害発生時や緊急事態では、離れた場所にいる職員や関係機関との連絡が重要になります。ICTツールがあれば、チャット機能やオンライン会議で素早く正確な情報を一斉共有できます。
利用者の安否確認や避難状況を即座に把握し、本部や家族への報告もスムーズに行えます。停電時でもスマートフォンのバッテリーがあれば、クラウド上のデータにアクセスできるため、必要な医療情報や服薬情報を確認できます。
感染症対策としても有効で、オンライン面会システムを活用すれば、家族と利用者の交流を維持しながら感染リスクを抑えられます。コロナ禍で多くの施設が導入し、利用者の精神的な安定にも貢献しました。
介護現場へのICT導入実践手順
ステップ1：現状の課題整理と目標設定（所要時間：1〜2週間）
まず職員へのアンケートやヒアリングを実施し、業務上の困りごとを洗い出します。記録作業に時間がかかる、情報共有が不十分、残業が多いなど、優先的に解決したい課題を3つ程度に絞り込みます。
次に数値目標を設定します。例えば「記録時間を30%削減」「申し送り時間を15分短縮」など、具体的で測定可能な目標にすることが大切です。現状の業務時間を記録しておくと、導入後の効果測定がしやすくなります。
つまずきポイント：全ての課題を一度に解決しようとすると失敗します。小規模から始めて段階的に拡大する計画を立てましょう。
ステップ2：補助金の活用と予算確保（所要時間：2〜4週間）
ICT導入支援事業など、厚生労働省や自治体の補助金制度を確認します。多くの都道府県で導入費用の一部を補助する制度があり、タブレット端末や介護ソフトの購入費が対象になります。
補助金申請には事業計画書の提出が必要です。導入する機器の種類、期待される効果、運用体制などを明記します。申請から承認まで1〜2ヶ月かかる場合があるため、早めに準備を始めましょう。
補助金だけでカバーできない費用については、リース契約や分割払いを検討します。初期費用ゼロで月額5000円程度から始められるサービスもあるため、予算に応じて選択肢を比較します。
つまずきポイント：申請書類の記入に不備があると審査が遅れます。自治体の窓口に事前相談すると、スムーズに進められます。
ステップ3：システム選定とトライアル実施（所要時間：3〜6週間）
現場の課題に合ったシステムを選びます。記録業務中心なら介護ソフト、情報共有重視ならチャットツール、見守りが必要ならセンサーシステムというように、目的に応じて選定します。
複数のサービスで無料トライアルを実施し、実際の業務で使いやすさを確認します。トライアルには、デジタル機器が苦手な職員とITに強い職員の両方に参加してもらい、幅広い意見を集めます。
操作性、サポート体制、他システムとの連携可能性をチェックします。将来的に機能を追加したい場合に拡張できるか、データの移行は簡単かなども確認ポイントです。
つまずきポイント：高機能すぎるシステムは操作が複雑で定着しません。必要な機能に絞ったシンプルなものから始めましょう。
ステップ4：職員研修とルール作り（所要時間：2〜3週間）
導入前に全職員向けの研修を実施します。基本操作だけでなく、なぜICT化が必要なのか、どんなメリットがあるのかを丁寧に説明し、理解と協力を得ることが成功の鍵です。
年配の職員やデジタル機器が苦手な職員には、個別フォローの時間を設けます。実際の業務に即した練習を繰り返し、自信を持って使えるまでサポートします。若手職員をICT推進リーダーに任命し、困ったときに気軽に質問できる体制を作ります。
入力ルールや運用マニュアルを整備します。記録の粒度、更新頻度、セキュリティ対策など、最初に明確なルールを決めておくと、後のトラブルが減ります。
つまずきポイント：「使ううちに慣れる」という考えは危険です。導入初期の手厚い支援が定着率を大きく左右します。
ステップ5：段階的導入と効果測定（所要時間：3〜6ヶ月）
いきなり全ての業務をICT化せず、一部の記録や特定のチームから試験運用を始めます。1〜2ヶ月後に振り返りを行い、問題点を改善してから他の業務やチームに展開します。
導入前に設定した数値目標に対して、実際の効果を測定します。記録時間、残業時間、職員満足度などを定期的にチェックし、期待通りの効果が出ているか確認します。
効果が不十分な場合は、運用方法の見直しや追加研修を実施します。成功事例は職員間で共有し、ICT活用の良いイメージを広げることで、現場への定着を促進します。
つまずきポイント：効果測定を怠ると、せっかくの投資が活かされません。3ヶ月、6ヶ月、1年後と定期的に振り返りましょう。
ICT導入を成功させるコツと注意点
成功のコツ1：現場の声を最優先する
トップダウンで決めた仕組みは現場に定着しません。実際に使う職員の意見を聞き、業務フローに合ったシステムを選ぶことが大切です。導入後も定期的にアンケートを取り、改善要望を反映させます。
ICT推進チームを作り、各部署の代表者を参加させると良いでしょう。現場の温度感を把握しながら、段階的に進められます。成功体験を共有する場を設け、職員のモチベーション維持に努めます。
成功のコツ2：小規模から始めて段階的に拡大
最初から完璧を目指すと、複雑になりすぎて挫折します。例えば記録業務の中でも、バイタル記録だけをデジタル化するなど、範囲を限定してスタートします。
成功したら次の業務に広げるという方針で進めれば、職員の負担感も少なく、トラブルが起きても影響を最小限に抑えられます。3〜6ヶ月ごとに拡張計画を立て、無理のないペースで進めましょう。
成功のコツ3：継続的なサポート体制を構築
導入直後は誰もが不慣れで、質問やトラブルが頻発します。すぐに相談できる窓口を設け、迅速に対応できる体制を整えます。ベンダーのサポートサービスも活用し、技術的な問題に備えます。
定期的なスキルアップ研修を実施し、基本操作だけでなく便利な機能も紹介します。職員のICTリテラシーが向上すれば、さらに効率的な活用方法が生まれます。
よくある失敗1：職員の意識統一不足
ICT化の目的やメリットを職員全員が理解していないと、「今までのやり方で良い」という抵抗が生まれます。導入前の説明会で、なぜICTが必要なのか、業務負担がどう減るのかを具体的に示しましょう。
経営層だけでなく、中堅職員やベテラン職員からも賛同を得ることが重要です。反対意見にも耳を傾け、不安を解消する姿勢が信頼関係を築きます。
よくある失敗2：セキュリティ対策の甘さ
個人情報を扱う介護現場では、情報漏洩リスクへの対策が不可欠です。パスワード管理、端末の紛失対策、不正アクセス防止など、セキュリティルールを明確にします。
職員へのセキュリティ教育を定期的に実施し、リスクへの意識を高めます。万が一の事故に備えて、対応マニュアルも整備しておきましょう。クラウドサービスを利用する場合は、データの暗号化やバックアップ体制を確認します。
よくある失敗3：費用対効果の検証不足
導入コストだけに目を向け、運用後の効果測定をしないケースがあります。初期投資が高くても、長期的に人件費や残業代が削減されれば十分に元が取れます。
導入前に具体的な数値目標を設定し、定期的に達成度を確認します。効果が出ていない場合は、使い方の見直しや職員への再教育を行い、投資を無駄にしない工夫が必要です。
よくある質問（FAQ）
Q1：ICT導入にはどのくらいの費用がかかりますか？
規模や導入するシステムによって異なりますが、小規模施設なら月額数千円から始められます。タブレット端末は1台3〜5万円程度、介護ソフトは利用者数に応じて月額5千〜5万円が相場です。補助金を活用すれば、導入費用の半分以上をカバーできるケースもあります。初期費用ゼロのクラウドサービスもあるため、予算に応じた選択が可能です。
Q2：デジタル機器が苦手な職員でも使いこなせますか？
直感的に操作できるシステムを選び、丁寧な研修を実施すれば、年配の職員でも十分に使いこなせます。スマートフォンと同じ感覚で操作できるタブレット端末が主流で、複雑なキーボード入力は不要です。導入初期に個別サポートの時間を確保し、焦らず習得できる環境を作ることが成功の鍵です。若手職員がサポート役となり、チーム全体で助け合う雰囲気づくりも効果的です。
Q3：ICT導入で本当に業務時間は減りますか？
厚生労働省のデータでは、導入施設の93%で間接業務時間が削減されています。ただし、導入直後は慣れない操作で一時的に時間がかかることもあります。3ヶ月程度で操作に慣れれば、記録時間や申し送り時間が目に見えて短縮されます。削減された時間を直接ケアに充てることで、利用者満足度とサービス品質の向上が期待できます。
Q4：停電時やシステム障害時はどうすればいいですか？
クラウド型のシステムなら、スマートフォンのモバイル通信でアクセスできます。バッテリー駆動のタブレットを用意しておけば、停電時も数時間は利用可能です。重要な情報は定期的にバックアップを取り、緊急時は紙の記録に切り替えるマニュアルを準備しておきます。システム障害に備えて、ベンダーの24時間サポートがあるサービスを選ぶと安心です。
Q5：小規模事業所でも導入する価値はありますか？
小規模事業所こそICT導入の効果が大きいと言えます。少ない職員数で多様な業務をこなす必要があるため、業務効率化による負担軽減の実感が得やすいです。小規模向けの低価格プランも充実しており、月額数千円から始められます。職員一人ひとりの負担が減れば、離職防止にもつながり、人材確保のコストも削減できます。
まとめ
介護現場へのICT導入は、業務効率化と職員の負担軽減に大きく貢献します。重要なポイントは3つです。一つ目は現場の課題に合ったシステムを選び、小規模から段階的に始めること。二つ目は補助金を活用して初期投資を抑えつつ、長期的な費用対効果を見据えること。三つ目は職員への丁寧な研修とサポート体制を整え、全員が安心して使える環境を作ることです。
まずは自施設の課題を整理し、補助金の申請条件を確認することから始めましょう。無料トライアルを活用して、実際の使用感を体験してみてください。ICT導入は決して難しくありません。一歩踏み出せば、職員と利用者の両方にとって、より良い介護環境が実現できます。
