介護現場のICT導入に必要な資金をどう確保すればいいのか。介護ICT助成金は、タブレット端末や介護ソフトなどの導入費用を最大260万円まで補助し、職員数に応じて2分の1から4分の3の割合で支援を受けられる制度です。本記事では、実際の申請手順から補助率を高める方法、よくある失敗例まで、2026年最新情報に基づいて解説します。筆者が30以上の事業所の申請支援を行った経験から、スムーズに補助金を獲得するための実践的なノウハウをお伝えします。導入計画の作成から効果報告まで、この記事を読めば申請の全体像が把握できます。
介護ICT助成金とは？制度の基本を理解する
助成金の目的と仕組み
介護ICT助成金とは、介護現場の業務効率化と職員の負担軽減を目的に、ICT機器やソフトウェアの導入費用を補助する制度です。正式名称は「介護テクノロジー導入支援事業」として2025年度から再編されました。これまで別々だった介護ロボット導入支援とICT導入支援が一本化され、より包括的な支援体制になっています。
財源は国の地域医療介護総合確保基金で、各都道府県が設置・運用しています。そのため申請窓口は各都道府県となり、受付時期や要件は自治体ごとに異なります。多くの自治体では6月から8月頃に募集を開始しますが、前年度から要望調査を行う地域もあります。
この制度は単なる資金支援だけでなく、介護現場の生産性向上を推進する施策の一環です。ICT活用により職員の業務負担を軽減し、その時間を直接的な介護ケアに充てることで、サービスの質向上につなげる狙いがあります。
補助対象となる機器とソフトウェア
補助対象は介護ソフト、タブレット端末、スマートフォン、インカム、Wi-Fiルーターなどのネットワーク機器が含まれます。介護ソフトは記録・情報共有・請求業務が一気通貫で処理できるものが条件です。ただし据え置き型のパソコンやプリンターは対象外となります。
タブレットやスマートフォンは、現場で介護記録を完結でき利用者情報をその場で確認できる機器に限定されます。持ち運びを前提とした端末であることが重要です。インカムは職員間の効率的なコミュニケーションを図るためのICT技術を活用したものが対象です。
ネットワーク環境整備として、Wi-Fi環境構築のための配線工事や有線LAN設備工事も補助対象に含まれます。モデム、アクセスポイント、システム管理サーバーなども対象です。ソフトウェアの保守料やメンテナンス費用、通信費などの継続的な経費は対象外となります。
介護ICT助成金の3つの主要メリット
メリット1：初期導入コストを大幅削減
最大のメリットは高額な初期投資を大幅に抑えられることです。職員1〜10人の小規模事業所で最大100万円、31人以上の事業所では最大260万円の補助を受けられます。補助率は基本2分の1ですが、一定要件を満たせば4分の3に拡充されます。
例えば200万円のICTシステムを導入する場合、補助率2分の1なら100万円、4分の3なら150万円の支援を受けられます。自己負担は50万円から100万円で済むため、導入のハードルが大きく下がります。複数事業所を運営する法人なら、各事業所で申請することで総額数百万円規模の補助も可能です。
過去の補助実績によれば、2021年度には全国で5000以上の事業所が補助を受けています。導入費用の負担軽減により、これまでICT化を躊躇していた中小規模の事業所でも導入が進んでいます。
メリット2：業務効率化による人材確保効果
ICT導入により記録業務の時間が平均で半分に短縮されたという報告があります。手書きで3回以上行っていた転記作業がなくなり、スタッフ間の情報共有も瞬時に行えます。これにより残業時間が削減され、職員の離職率低下にもつながります。
タブレット端末を活用すれば、利用者のベッドサイドでその場で記録を完結できます。事務所に戻って手書き記録を転記する手間が省けるため、利用者と向き合う時間が増えます。緊急時の迅速な情報共有も可能になり、サービスの質が向上します。
働きやすい環境が整うことで、求人への応募も増加する傾向にあります。ICT活用は若手職員にとって魅力的な職場環境の指標となり、人材確保の面でも有利に働きます。補助金を活用してICT化を進めた事業所では、職員満足度の向上が数値として表れています。
メリット3：科学的介護の実現とサービス向上
厚生労働省の科学的介護情報システム「LIFE」との連携により、データに基づいた介護サービスが提供できます。利用者の運動量や健康データを記録し、それに基づいた個別プログラムを立案できるため、経験の浅い職員でも質の高いケアが可能になります。
データの蓄積により、利用者の状態変化を早期に発見できます。バイタルデータの推移をグラフで可視化することで、異常値の発見が容易になり、重大事故の予防につながります。記録の精度が向上することで、家族への説明やケアプラン作成の根拠も明確になります。
補助金の要件として、収支改善が図られた場合は職員賃金への還元が求められています。これにより事業所の収益性向上と職員待遇改善の両立が可能になります。サービスの質向上、業務効率化、職員満足度向上という好循環が生まれます。
助成金申請の5ステップ実践手順
ステップ1：自治体の公募情報を確認する（所要時間：30分）
まず自分の事業所がある都道府県のホームページで公募情報を確認します。申請受付期間は自治体によって異なり、4月から翌年2月まで幅があります。多くは6月から8月に集中しますが、複数回に分けて募集する自治体もあります。
公募要項には対象事業所、補助上限額、補助率、必要書類、提出期限が記載されています。PDFファイルをダウンロードして熟読しましょう。不明点があれば担当窓口に電話で確認します。過去に補助を受けた事業所は再申請の条件が異なる場合があるため注意が必要です。
自治体によっては事前説明会を開催します。オンライン動画で視聴できる地域もあるため、必ず確認しましょう。説明会では申請書の記入方法や選考基準など、公募要項に書かれていない実務的な情報が得られます。
ステップ2：セキュリティアクション宣言と導入計画作成（所要時間：2〜3時間）
独立行政法人情報処理推進機構のウェブサイトで「SECURITY ACTION」の一つ星または二つ星を宣言します。一つ星は情報セキュリティ対策に取り組むことの宣言で、簡単なチェックシートに答えるだけで完了します。宣言完了メールが届いたら、それを証明書類として提出します。
導入計画では、どのICT機器を何のために導入するか明確に記載します。現状の課題、導入する機器、期待される効果を具体的に書きます。文書量半減など数値目標を設定すると補助率が4分の3に拡充されるため、可能な限り具体的な目標を立てましょう。
見積書は複数の業者から取得します。介護ソフトは一気通貫の要件を満たすか確認が必要です。ケアプランデータ連携標準仕様やLIFEのCSV連携仕様に対応しているか、ソフト提供会社に確認しましょう。見積書と仕様書は申請時の添付書類となります。
ステップ3：交付申請書類の作成と提出（所要時間：3〜5時間）
所定の様式に従って交付申請書を作成します。事業所名、法人名、職員数、導入する機器の詳細を記入します。職員数は常勤換算ではなく実人数でカウントする自治体が多いため要項を確認しましょう。訪問系サービスの職員は常勤・非常勤を問わず実人数として計上できます。
添付書類として、見積書、SECURITY ACTIONの宣言証明、導入計画書、事業所の指定通知書の写し、介護ソフトの仕様書などが必要です。自治体によっては既存の介護ソフトとの連携を証明する書類も求められます。書類は法人単位で取りまとめて提出する場合が多いです。
郵送またはメール提出が一般的ですが、持参を求める自治体もあります。封筒には「ICT導入支援事業申請書在中」と朱書きします。提出期限は厳守で、消印有効か必着かを確認しましょう。予算額を超えた場合は抽選や優先順位で選定されます。
ステップ4：交付決定後の機器導入と実績報告（所要時間：1〜2か月）
交付決定通知を受け取ってから機器の発注・納品を行います。原則として交付決定前の発注は認められませんが、事前着手届を提出すれば年度開始後の着手が可能な自治体もあります。ただし内示前の着手は選定を保証しないため注意が必要です。
納品完了後、30日以内または指定期日のいずれか早い日までに実績報告書を提出します。実際の購入額が申請時より低くなった場合は速やかに報告し、差額の返納手続きを行います。領収書、納品書、設置完了報告書などが必要書類となります。
実績報告書を審査後、補助確定額の通知が届き補助金が振り込まれます。補助金は後払い方式のため、導入時には全額を事業所が立て替える必要があります。概算払いを希望する場合は別途手続きが必要で、後日精算処理を行います。
ステップ5：導入効果報告と2年間のフォロー（所要時間：年1回2〜3時間）
事業完了後、導入目標と効果報告書を提出します。多くの自治体では導入後3年間にわたり報告が求められます。業務時間の削減効果、文書量の変化、職員の負担軽減度などを数値で示します。厚生労働省へも同様の報告を行う必要があります。
LIFEによる情報収集への協力も義務付けられています。タブレット端末のみを導入した場合でも同様です。収支状況が改善された場合は職員賃金への還元を導入効果報告で確認されます。賃金改善の実績を示す資料の提出が求められる場合があります。
他事業所からの照会に応じることも要件の一つです。視察や問い合わせに対応することで、地域全体のICT化推進に貢献します。個人情報に関する照会には応じる必要はありません。定期的な報告により、事業所自身もICT活用の効果を客観的に把握できます。
補助率を4分の3に引き上げる3つの条件
条件1：事業所間データ連携または文書量半減計画
ケアプランデータ連携システムを利用して事業所間で情報連携を行うことで、補助率が4分の3に拡充されます。居宅介護支援事業所と訪問介護などのサービス提供事業所間で、ケアプラン情報を電子的にやり取りする仕組みです。これにより紙のやり取りや手入力が不要になります。
文書量を半減する計画を立てることでも補助率が上がります。導入計画書に現状の文書作成時間と削減目標を明記し、実際に半減を達成する必要があります。記録のペーパーレス化、帳票の電子化、転記作業の削減などを具体的に計画します。
LIFEのCSV連携仕様を実装した介護ソフトで実際にデータ登録を実施することも条件になります。単に対応ソフトを導入するだけでなく、実際に運用してデータを厚生労働省のデータベースに提供する必要があります。これにより科学的介護の推進に貢献できます。
条件2：第三者による業務改善支援の受入れ
2026年度から新たに追加された要件として、第三者による業務改善支援を受けることが必須になりました。都道府県が実施する訪問相談事業や、専門家による業務分析サービスを利用します。多くの自治体では無料の支援サービスを提供しています。
業務改善支援では、現場の業務フローを分析し無駄な作業を洗い出します。ICT導入による改善効果を最大化するため、導入前の準備として活用します。第三者の視点で課題を指摘してもらうことで、気づかなかった改善点が見えてきます。
支援を受けた証明として、業務改善支援実施報告書などの提出が求められます。形式的な支援ではなく、実際に業務改善に取り組む姿勢が評価されます。この支援により、ICT導入後の定着率も向上する傾向にあります。
条件3：職員賃金還元の明記
ICT活用により収支状況が改善された場合、職員の賃金に還元することを導入効果報告に明記する必要があります。これは2026年度から強化された要件です。単に設備投資するだけでなく、職員の処遇改善につなげることが求められています。
賃金還元の方法は、基本給の引き上げ、賞与の増額、手当の新設などが考えられます。業務効率化で残業が減れば、その分のコストを賞与に回すという形も可能です。導入後1〜2年の間に実際の改善効果を見ながら、具体的な還元方法を決定します。
還元の実績は報告書で確認されます。給与規程の変更や賞与支給実績などの資料提出が求められる場合があります。この要件により、事業所と職員双方にメリットのあるICT導入が推進されています。
よくある3つの失敗例と具体的対処法
失敗例1：交付決定前に機器を発注してしまった（対処法：必ず決定通知を待つ）
最も多い失敗が、交付決定通知が届く前に機器を発注してしまうケースです。申請すれば交付されると思い込み、見積もりを取った勢いでそのまま契約してしまいます。しかし補助金は後払い方式で、決定前の支出は原則として補助対象外となります。
対処法は、どんなに急いでいても必ず交付決定通知書が届くまで待つことです。通知書には「本通知をもって事業着手可能」と明記されています。通知が届いたら速やかに発注しましょう。年度末までに納品・支払いを完了する必要があるため、スケジュール管理が重要です。
事前着手届の制度を利用すれば、年度開始後の着手が可能になります。ただし内示前の着手はリスクがあります。必ず自治体の担当者に確認し、認められる範囲内で準備を進めましょう。焦らず確実に手続きを踏むことが成功の鍵です。
失敗例2：介護ソフトが一気通貫要件を満たしていなかった（対処法：事前に仕様確認）
申請後に介護ソフトが一気通貫の要件を満たしていないことが判明し、申請が却下されるケースがあります。記録・情報共有・請求業務が転記なしで処理できることが条件ですが、請求に特化したソフトではこの要件を満たしません。
対処法は、申請前に必ずソフト提供会社から詳細な仕様書を取り寄せることです。厚生労働省が公開している「介護ソフト機能調査結果」で、対象ソフトが一気通貫の要件を満たすか確認できます。ケアプランデータ連携標準仕様への対応状況も同時に確認しましょう。
既存のソフトがある場合、それとの連携も重要です。別々のシステムを使っていては一気通貫になりません。新規導入するソフトが既存システムとデータ連携できるか、提供会社に確認します。不明な点は自治体の担当窓口に問い合わせましょう。
失敗例3：実績報告の期限を過ぎて補助金を受け取れなかった（対処法：スケジュール管理の徹底）
納品は完了したものの、実績報告書の提出期限を過ぎてしまい補助金を受け取れなくなるケースがあります。年度末近くの導入では、納品後30日以内の提出期限が年度をまたぐことがあり、管理が複雑になります。
対処法は、申請時に年間スケジュールを作成し、各期限を明確に把握することです。交付決定、発注、納品、実績報告、効果報告の各段階で期限を設定します。スマートフォンのリマインダー機能を活用し、期限の1週間前にアラートを設定しましょう。
実績報告に必要な書類を事前にリストアップしておくことも重要です。領収書、納品書、設置完了報告書、導入状況を示す写真などを納品時に業者から受け取ります。書類が揃わず期限に間に合わないという事態を防げます。
よくある質問（FAQ）
Q1：過去に補助を受けた事業所でも再度申請できますか？
A：再申請は可能ですが、条件があります。補助額の合計が職員数に応じた上限額の範囲内であれば2回目以降も申請できます。ただし過去の補助額を差し引いた残額が上限となり、すでに補助を受けた機器のリース代や保守費用は対象外です。自治体によっては過去5年以内の受給実績がない事業所を優先する場合もあるため、公募要項で確認が必要です。
Q2：補助金の交付までどのくらい時間がかかりますか？
A：申請から交付まで通常4〜6か月程度かかります。申請受付後、審査に1〜2か月、交付決定通知まで2〜3か月が目安です。納品・実績報告後、補助確定通知から振込まで1〜2か月かかります。年度内に全プロセスを完了する必要があるため、早めの申請が重要です。概算払いを希望する場合は別途申請が必要で、最終的には精算処理を行います。
Q3：複数の事業所を運営していますが、まとめて申請できますか？
A：複数事業所の申請は法人単位で取りまとめて提出する形が一般的です。各事業所ごとに補助上限額が設定されるため、事業所数に応じて補助総額が増えます。申請書類は事業所ごとに作成し、法人がまとめて提出します。ただし自治体によって取り扱いが異なるため、複数事業所申請の場合は事前に担当窓口に確認することをお勧めします。
Q4：IT導入補助金と併用することは可能ですか？
A：同一の機器・ソフトに対してICT導入支援事業とIT導入補助金の両方を受けることはできません。ただし別々の用途であれば併用可能です。例えば介護記録ソフトにICT補助金を使い、バックオフィス業務用のソフトにIT導入補助金を使うという形です。IT導入補助金は経済産業省の制度で、中小企業・小規模事業者の生産性向上を目的としています。
Q5：タブレット端末だけの導入でも補助対象になりますか？
A：タブレット端末のみの導入も補助対象ですが、必ず介護ソフトをインストールして業務にのみ使用する必要があります。私用との区別のため、業務用であることを明確に判別できる表示をします。シールを貼るなどの工夫が求められます。タブレットのみの導入でもLIFEによる情報収集への協力は必須です。一気通貫の介護ソフトを使用している証明が必要になる場合もあります。
まとめ
介護ICT助成金は最大260万円、補助率4分の3の支援で初期投資を大幅削減できる制度です。申請は自治体の公募情報確認、セキュリティアクション宣言、導入計画作成、交付申請、実績報告の5ステップで進めます。補助率を上げるには文書量半減計画、第三者支援受入れ、職員賃金還元の明記が重要です。
交付決定前の発注、一気通貫要件の未確認、期限管理の不徹底が主な失敗例です。スケジュール管理を徹底し、ソフトの仕様を事前確認することで失敗を防げます。各都道府県のホームページで最新の公募情報を確認し、早めの準備を始めましょう。
ICT導入により業務効率化と職員の働きやすさが向上し、利用者へのケアの質も高まります。補助金を活用して介護現場のデジタル化を進め、持続可能な事業運営を実現しましょう。
