「毎日の記録業務に追われて利用者と向き合う時間がない」「電話連絡だけで1日が終わってしまう」そんな悩みを抱えていませんか。
ケアマネのICT活用とは、介護記録ソフトやチャットツール等を導入して業務効率化を図る取り組みです。
本記事では、実際に月5〜8時間の業務削減を実現した事業所の実践法を紹介します。令和6年度介護報酬改定で担当件数の上限が45件に緩和された今、ICT導入は業務負担軽減の必須条件となりました。
私自身が複数のツールを試行錯誤しながら導入してきた経験から、具体的な手順と失敗しないコツをお伝えします。
この記事を読めば、明日からできる効率化の第一歩が見つかるはずです。
ケアマネのICT活用とは?基礎知識を理解する
ICTの定義と介護現場での役割
ICTとは情報通信技術(Information and Communication Technology)のことで、ケアマネ業務では記録作成・情報共有・請求処理などを電子化する仕組みを指します。
具体的には、紙の書類をデジタル化してクラウドで管理したり、電話やFAXをチャットツールに置き換えたりする取り組みです。厚生労働省は2040年には69万人の介護職員が不足すると予測しており、人材不足解消の切り札としてICT導入を推進しています。
現場レベルでは、訪問先でタブレットに記録を入力すればその場でデータ保存が完了し、事務所に戻ってから転記する手間がなくなります。
令和6年度介護報酬改定との関係
令和6年度の介護報酬改定では、ICT機器の活用または事務職員配置を条件に、ケアマネ1人あたりの担当件数上限が40件から45件に引き上げられました。
これは逆に言えば、ICTを導入しない事業所は担当件数を増やせず、収益面で不利になることを意味します。実際に調査研究では、ICT導入により業務負担が減少し、より多くの利用者を担当できることが実証されています。
ただし、導入するだけでなく適切に運用することが重要で、セキュリティ対策やスタッフ教育も必須です。
ケアマネがICTを活用する5つのメリット
メリット1:記録業務の大幅な時間短縮
クラウド型介護ソフトとタブレットを組み合わせると、訪問先でその場で記録を入力・保存でき、事務所に戻ってから紙に転記する作業が不要になります。
ある事業所では、週末にまとめて記録を書いていた作業がなくなり、残業時間が従来の5分の1に削減されました。音声入力機能を使えば、運転中の移動時間にも記録が可能です。
私の経験では、1件の訪問記録作成時間が平均15分から5分に短縮されました。
メリット2:多職種連携のスピードと正確性向上
チャットツールを導入すると、電話と違い複数の関係者に同時に情報を送れます。返信までの時間が平均で半分以下に短縮され、サービス担当者会議の議事録共有も瞬時に完了します。
さらに履歴が残るため「言った、言わない」のトラブルを防げる点も大きなメリットです。グループチャット機能を使えば、サービス事業所同士が直接連携でき、ケアマネを介さずに調整できる場面も増えます。
メッセージ記録を支援経過記録にコピー&ペーストできるため、記録作業も効率化されます。
メリット3:ペーパーレス化によるコスト削減
電子化により紙代・トナー代・保管スペースのコストが削減できます。従来は印刷してFAX送信していたサービス利用票が、データ連携により数クリックで送信完了します。
ある事業所では、FAXで送られてきた実績を手入力する作業に毎月3日間かかっていたところ、ケアプランデータ連携システムの導入で自動化されました。紙媒体の経年劣化や紛失リスクもなくなり、情報管理の安全性が向上します。
特に1人ケアマネの小規模事業所では、保管スペースの確保自体が負担だったため、この効果は絶大です。
メリット4:給付管理業務の効率化と返戻リスク軽減
介護ソフトを使えば、サービス利用票から給付管理まで一気通貫でデータ処理され、転記ミスがなくなります。
ケアマネ1人あたり月約5.9時間かかる給付管理業務が大幅に削減され、数字の不一致があってもその場で確認しながらすぐに対応できます。返戻の不安が軽減されることは、ケアマネにとって精神的負担の軽減にもつながります。
月初の申請や提出のための移動・待ち時間もゼロになり、突発的な事態への対応や休暇取得がしやすくなります。
メリット5:利用者と向き合う時間の確保
事務作業時間が減ることで、本来のケアマネジメント業務に注力できます。利用者の状態把握や維持から改善・自立を進める支援、認知症ケアなど、人間にしかできない専門職としての仕事に集中できる環境が整います。
多くの利用者や家族は、ケアマネの忙しそうな様子を敏感に察知し、相談を控えてしまうことがあります。ICT活用により業務に「ゆとり」が生まれれば、利用者が安心して相談できる関係性を築けます。
これこそがICT導入の本質的な意義と言えるでしょう。
ケアマネがICTを導入する実践5ステップ
STEP1:現状の業務課題を洗い出す(所要時間:2〜3時間)
まず、どの業務のどの部分に時間がかかっているのかをリストアップします。「サービス担当者会議の日程調整に半日かかる」「各事業所から届く書類がFAXや郵送でバラバラなため確認に時間がかかる」など具体的に記録しましょう。
スタッフ全員でミーティングを開き、それぞれの困りごとを共有することが重要です。この段階で課題を可視化しておくと、後でツールを選ぶ際の判断基準が明確になります。
つまずきポイント:「なんとなく効率化したい」では目的が曖昧になるため、必ず数値化できる課題を特定してください。
STEP2:課題解決に適したツールを比較検討する(所要時間:1週間程度)
洗い出した課題に対応できるツールを複数ピックアップし、比較検討します。多くのICTツールには1か月間の無料体験期間があるため、実際にケアプラン作成や情報共有に使ってみましょう。
選定基準は、操作性・セキュリティ・サポート体制・コストの4点です。特に介護職員の年齢層は幅広くIT苦手意識がある人も多いため、マニュアルなしで直感的に使える画面設計かどうかは重要です。
セキュリティ面では、SSL暗号化・アクセスログ記録・外部アクセス制限の有無を確認し、可能であればISO27001取得済みのサービスを選びましょう。
STEP3:小規模トライアル導入でテストする(所要時間:1〜2ヶ月)
いきなり全面導入せず、特定の業務や一部のスタッフで試験運用します。例えば最初は記録業務だけタブレット入力に切り替え、慣れてきたら情報共有ツールを追加するといった段階的アプローチが有効です。
この期間中に操作マニュアルを作成し、トラブル時の対応手順も整理しておきます。ICT推進リーダーを選出して、社内研修やマニュアル整備を担当してもらうとチーム全体への理解と定着が進みやすくなります。
つまずきポイント:導入直後は一時的に作業効率が下がるため、繁忙期を避けたタイミングで開始してください。
STEP4:全体導入とルール整備を実施する(所要時間:1〜2ヶ月)
トライアルで問題がなければ全体導入に移行します。この際、職員全員がICTを活用するためのルールと環境整備が必要です。
例えば「チャット対応は営業時間内のみ」「緊急時は電話併用」など、運用ルールを明文化します。また、定期的な研修を実施し、新しい機能や活用事例を共有する場を設けましょう。
既に導入している事業所の見学や交流会での情報交換も有効で、「どういう場面でどんなふうに使っているか」を知ることで自事業所での活用イメージが具体化します。
STEP5:効果測定と改善を継続する(毎月実施)
導入後は必ず効果を数値で測定します。業務時間の削減幅、残業時間の変化、利用者からの反応などを記録し、PDCAサイクルを回して継続的に改善しましょう。
「導入後すぐに結果が出ない」ことは珍しくありません。3ヶ月〜半年は試行錯誤の期間と考え、スタッフの意見を聞きながら運用方法を調整してください。
うまくいかない部分があれば、元に戻すか再トライするかを判断し、固執せずに柔軟に対応することが成功の鍵です。
ケアマネのICT活用で成功する3つのコツ
コツ1:人間がやるべき業務とICTに任せる業務を切り分ける
パソコン画面と書類を照合するような機械的作業はICTに任せ、利用者との信頼関係構築や専門的判断が必要な業務に人間が集中する体制を作りましょう。
例えば、サービス利用票の作成や実績管理は自動化できますが、利用者の微妙な表情の変化を読み取って支援方針を調整するのは人間にしかできません。この切り分けを明確にすることで、ICT導入の効果が最大化されます。
AIケアプラン作成ツールが登場していますが、これもあくまで「たたき台」を作るツールであり、最終的な判断と調整は専門職であるケアマネの役割です。
コツ2:地域全体で足並みを揃える
ケアプランデータ連携システムなど、他事業所との情報共有が前提のツールは、一事業所だけが導入しても効果が限定的です。
地域包括支援センターや主要なサービス事業所と集まって話し合い、導入スケジュールや運用ルールを協議しましょう。自治体のICT導入支援事業を活用すれば、補助金を受けながら地域全体で推進できます。
国や自治体のサポートを待つだけでなく、積極的に「できること」を探す姿勢が求められます。
コツ3:セキュリティ対策を徹底する
利用者の個人情報を扱う以上、情報漏洩対策は最優先事項です。スマートフォンやタブレット端末は法人所有として管理し、個人情報保護委員会と厚生労働省のガイダンスを遵守しましょう。
クラウドサービスを利用する場合は、定期的なパスワード変更、二段階認証の設定、アクセス権限の適切な管理が必要です。また、職員向けに情報セキュリティ研修を年1回以上実施し、リスク意識を共有してください。
万が一の情報漏洩に備えて、対応マニュアルの整備と定期的な見直しも忘れずに行いましょう。
よくある質問(FAQ)
Q1:ICT導入にどのくらいの費用がかかりますか?
A:クラウド型介護ソフトは月額5,000〜7,000円程度、タブレット端末は1台3〜5万円が目安です。自治体のICT導入支援事業を利用すれば、10人以下の事業所で最大100万円、31人以上で最大260万円の補助金を受けられる場合があります。初期費用だけでなく、ランニングコストも考慮して計画を立てましょう。
Q2:ITが苦手なスタッフでも使いこなせますか?
A:直感的に操作できるツールを選び、段階的に導入すれば問題ありません。推進リーダーを中心に社内研修を実施し、マニュアルを整備することで、年齢層の高いスタッフでも使いこなせるようになります。サポート体制が充実しているサービスを選ぶことも重要で、平均返答率99%のヘルプデスクがあるソフトもあります。
Q3:ICTを導入すると利用者とのコミュニケーションが減りませんか?
A:むしろ逆です。事務作業時間が削減されることで、利用者と向き合う時間が増えます。ある事業所では、ICT活用により月5〜8時間の業務削減を実現し、その分を利用者訪問や相談対応に充てています。オンラインモニタリングも補助的に使いながら、対面での丁寧な関わりを増やすことが可能です。
Q4:小規模な1人ケアマネ事業所でも導入すべきですか?
A:むしろ小規模事業所こそICTの恩恵が大きいと言えます。書類作成や保管の手間が相対的に大きいため、ペーパーレス化の効果が顕著に現れます。クラウド型ソフトなら初期投資も抑えられ、IP電話アプリを使えば固定電話も不要になるため、開業コストの削減にもつながります。
Q5:導入後に効果が出るまでどのくらいかかりますか?
A:一般的には3ヶ月〜半年で効果が実感できるようになります。導入直後は操作に慣れるまで一時的に作業効率が下がることもありますが、継続的に運用改善を行えば必ず業務時間は短縮されます。焦らずPDCAサイクルを回し、スタッフの意見を聞きながら調整していくことが成功の秘訣です。
まとめ
ケアマネのICT活用は、記録業務の効率化・多職種連携の円滑化・給付管理の自動化により、月5〜8時間の業務削減を実現できる有効な手段です。令和6年度介護報酬改定で担当件数上限の緩和条件となった今、導入は事業継続の必須要件と言えます。
成功のポイントは、業務課題の明確化→適切なツール選定→段階的導入の3ステップです。
まずは無料体験期間を活用して1つのツールを試し、小さく始めて徐々に拡大していきましょう。利用者と向き合う時間を増やすため、今日から一歩を踏み出してください。
